Responsabilités des membres nommés à titre de représentants et représentantes de l’ABC à des conseils, organismes, coalitions et autres instances

Politique opérationnelle de l’ABC  approuvé par les administrateurs exécutifs, mars 2006. Révisée par le Conseil d’administration en août 2018.

1. Tout membre nommé à titre de représentant ou représentante de l’ABC assumera une responsabilité permanente consistant à représenter les intérêts de l’ABC.
2. Le représentant ou la représentante de l’ABC communique les positions et préoccupations de l’ABC à l’organisation qui l’a nommé.
3. Le représentant ou la représentante de l’ABC veillera à informer en temps opportun la chef de la direction de l’ABC des développements pertinents, des initiatives politiques et des réunions décisives (certaines pouvant d’ailleurs exiger la présence d’un membre du Conseil d’administration) de l’organisation où il siège. Tous les documents pertinents pour ces réunions exigeant la présence d’un membre du Conseil d’administration de l’ABC doivent lui être fournis avant la tenue de la réunion.
4. Dans la mesure du possible, le représentant ou la représentante de l’ABC déterminera la position de l’ABC au sujet de questions de politique (de concert avec le directeur général ou la directrice générale en matière de représentation de l’ABC) avant de prendre part à une réunion de l’organisation où il siège.
5. Le représentant ou la représentante adressera un rapport complet à la chef de la direction de l’ABC dans les quatre semaines suivant une réunion décisive où il a siégé. Deux rapports sont requis chaque année : un à la fin de décembre et l’autre à la fin de juin.
6. Le représentant ou la représentante de l’ABC conservera les registres comprenant (sans y être limités) les rapports, les procès-verbaux des réunions, les résolutions et recommandations, les documents de référence et les communications électroniques qui étayent les politiques adoptées par l’organisation. Ces registres seront transmis à l’ABC à l’issue de son mandat de représentant ou de représentante.
7. On compte sur le représentant ou la représentante de l’ABC pour assister à toutes les réunions décisives de l’organisation où il a été nommé. Si le représentant ou la représentante de l’ABC manque deux réunions consécutives pendant une période de 12 mois, ou trois réunions pendant une période de 24 mois, l’ABC lui enverra un préavis et pourra décider de remplacer à sa guise le représentant ou la représentante de l’ABC.
8. Il est entendu que le représentant ou la représentante de l’ABC pourra assumer des obligations fiduciaires envers l’organisation qui l’a nommé et devra prendre en conséquence les décisions qui remplissent le mieux ces obligations.