- Comité d’approbation du procès-verbal. Le conseil d’administration examine et approuve le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle et en publie la version approuvée en ligne pour les membres avant l’assemblée générale suivante.
- Identifiants. Au moins un jour ouvrable avant l’assemblée, l’ABC transmet par courriel à chaque membre préinscrit des instructions contenant les identifiants et codes nécessaires pour se connecter au service de diffusion Web.
- Ouverture de session. La plateforme est ouverte au moins 30 minutes avant le début de l’assemblée. Les membres devraient s’y connecter au moins 10 minutes avant l’heure de début prévue.
- Les membres doivent s’assurer que leur nom affiché inclut leur nom complet (nom et prénom).
- Constituent le quorum pour une assemblée générale annuelle cent membres de l’ABC ayant droit de vote qui sont présents. Aucun point à l’ordre du jour ne doit être traité si le quorum n’est pas atteint au début de la séance (Règlement n° 1, par. 14(1)). Si le quorum est atteint au début de la séance, toute décision prise par la suite est valide même s’il n’y a plus quorum au moment où la décision est prise (par. 14(2)).
- La présidence d’assemblée peut au besoin modifier l’ordre et l’heure de traitement des points à l’ordre du jour.
- Exigences techniques et défaillances. Les participants sont responsables de leurs propres téléphones et connexions Internet. Aucune action ne sera invalidée parce qu’un membre n’a pas pu participer à l’assemblée en raison d’une connexion perdue ou de mauvaise qualité.
- Déconnexion forcée. La présidence d’assemblée peut couper ou faire couper la connexion d’un participant ou d’une participante qui perturbe l’assemblée ou mettre ou faire mettre cette personne en sourdine. Cette décision de la présidence d’assemblée est annoncée pendant la séance et consignée dans le procès-verbal.
- Prise de parole. Pour signaler à la présidence d’assemblée qu’il souhaite parler, le membre doit utiliser sur la plateforme la fonction désignée par la présidence d’assemblée (la fonction « lever la main » sur Zoom). Il indiquera de cette façon qu’il souhaite prendre la parole au sujet de la motion en cours de discussion ou sur un sujet différent.
- Désactivation du clavardage public. La fonction de clavardage de la plateforme est désactivée pour les participants et participantes. Les membres souhaitant prendre la parole doivent utiliser la fonction « lever la main » sur Zoom et indiquer par clavardage à l’animateur pourquoi ils souhaitent intervenir (exprimer leur appui ou leur opposition, demander des explications ou introduire une motion de procédure).
- Affichage des motions. Les motions et résolutions principales, ou les parties pertinentes d’une motion ou résolution principale, les modifications et le reste de la documentation dont l’assemblée délibère doivent être affichées dans la mesure du possible.
- Débat.
- Lorsque la présidence d’assemblée invite un membre à prendre la parole, celui-ci doit indiquer son nom, son titre professionnel et son emplacement avant de s’adresser à l’assemblée.
- La présidence d’assemblée donne la parole aux membres en alternance selon qu’ils souhaitent parler « pour » ou « contre » la motion ou la résolution.
- Après que trois membres ont parlé pour le même camp concernant une motion ou une résolution et que personne ne souhaite défendre le camp opposé, la présidence d’assemblée peut mettre fin au débat et passer immédiatement au vote.
- La présidence d’assemblée peut clore le débat à d’autres moments pour respecter les plages horaires prévues à l’ordre du jour, en avisant les participants et participantes cinq minutes à l’avance.
- Nul ne peut parler pendant plus de trois minutes lors d’une intervention ni à plus de deux reprises pour un même sujet, à cette exception près que le participant ou la participante présentant la motion peut parler pendant cinq minutes (Ordonnances générales, par. 6(2)). Lorsque son temps de parole est écoulé, le participant ou la participante est automatiquement mis en sourdine.
- Vote. Le vote se fait par Slido. Le résultat du vote, soit l’adoption ou le rejet de la motion, est communiqué sans le détail des votes.
- Pas d’enregistrement. À l’exception du personnel de l’ABC, les participants et participantes ne peuvent faire de copie d’écran ni utiliser une caméra vidéo, un autre dispositif d’enregistrement ou un canal de médias sociaux pour enregistrer, transcrire ou transmettre l’assemblée, ni en tout ni en partie, sauf avec l’autorisation de la présidence d’assemblée.
