En tant que groupes de bénévoles qui exercent leurs activités sous l’égide de l’ABC, les sections doivent respecter les politiques et les procédures de l’Association.
Les activités doivent être menées conformément aux ordonnances des sections et organisées dans les limites du budget approuvé.
Le rôle de votre agente ou agent de liaison à l’ABC est de fournir des conseils et un appui soutenu. Cette personne participe aux conférences téléphoniques et réunions pour donner des informations et des clarifications et pour vous prêter main-forte. Veuillez tenir votre agente ou agent de liaison au courant des activités de votre section pour qu’elle ou il puisse en informer l’ABC, comme il lui incombe de le faire, et qu’il ou elle puisse répondre aux questions concernant votre section.
Les ressources disponibles ne permettent pas au personnel de l’ABC de s’enquérir de la disponibilité des membres pour les conférences téléphoniques, de rédiger des rapports, notes de service ou procès-verbaux, ni de faire le travail de votre section. Toutefois, les membres du personnel se feront un plaisir de vous appuyer comme suit :
Renseignements généraux
- Fournir de l’information concernant les politiques et procédures.
- Offrir des modèles de rapports, d’ordres du jour et autres documents.
- Présenter de l’information sur les initiatives générales de l’ABC pouvant intéresser la section.
- Mettre la section en contact avec d’autres membres du personnel ou des membres de comités de l’ABC, au besoin.
Affaires financières
- Traiter les demandes de remboursement des dépenses.
- Préparer la demande de budget annuel
- Gérer les dépenses pour mener à bien les activités approuvées.
- Demander l’approbation des demandes de modification du budget, des demandes de fonds supplémentaires ou de l'aide pour des demandes visant les fonds discrétionnaires.
Activités quotidiennes
- Acheminer les rappels et l’information requise pour participer aux conférences téléphoniques que le président ou la présidente de la section fixe au cours de l’année.
- Aider à élaborer l’ordre du jour, s’occuper de la logistique et de la distribution des documents nécessaires aux fins des réunions et conférences téléphoniques.
- Gérer tous les aspects des élections