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Vous travaillez de longues heures, jour après jour, calculant chaque heure en fraction de six minutes. Comptabiliser votre temps peut être fatigant et peut même vous distraire lorsque vous passez d’un dossier à l’autre. Ah! La facturation horaire. Depuis des décennies, les avocats et avocates utilisent la facturation horaire; toutefois, malgré sa longévité, plusieurs pensent qu’il y a de meilleures méthodes de facturation.
La facturation horaire présente plusieurs inconvénients : un avocat ou une avocate peut travailler seulement un certain nombre d’heures par jour, la facturation horaire ne tient pas compte de la valeur inégale de différents services juridiques, certaines personnes affirment que la facturation horaire encourage l’incompétence et les pratiques non efficientes, car plus il faut de temps pour terminer un travail, plus les honoraires sont élevés et les avocats peuvent céder à la tentation de maximiser les heures de travail afin d’accroître les profits.
Le mythe du changement : La facturation horaire demeure la norme
Les avocats et avocates ont commencé progressivement à utiliser des solutions de rechange à la facturation horaire, y compris les honoraires fixes, les honoraires conditionnels, les honoraires en fonction des résultats, les honoraires pondérés et les honoraires en fonction de différentes phases du service. Plusieurs avocats sont prêts à répondre aux besoins des clients et clientes qui désirent en avoir plus pour leur argent et qui veulent se voir offrir des solutions de rechange en matière de facturation. Toutefois, la plupart des cabinets juridiques canadiens continuent d’utiliser la méthode de facturation horaire. Plusieurs membres du barreau affirment que le mouvement important vers l’abandon de la facturation horaire, dont on a beaucoup parlé, ne s’est pas encore matérialisé. Selon Richard Stock, un associé chez Catalyst Consulting de Toronto, 85 pour 100 du travail juridique effectué au Canada est encore facturé selon la méthode de la facturation horaire, bien que le pourcentage diminue graduellement. « Il y a dix ans le pourcentage était de 91 ou 92 pour 100. »
« Au début des années 90, nous nous attendions à un abandon immédiat de la facturation horaire en faveur d’autres méthodes, mais cela ne s’est pas produit », affirme Simon Chester, de McMillan Binch de Toronto. Pourquoi? Parce que les clients et clientes ne l’ont tout simplement pas demandé, dit Chester. « En réalité, la facturation horaire répond bien aux besoins des cabinets juridiques et des clients, puisque les autres méthodes de facturation nous obligent à formuler des hypothèses et à affronter des problèmes. La facturation horaire revêt, quant à elle, une apparence d’objectivité. »
« Le client doit travailler davantage », continue Chester. Les clients doivent discuter des différents aspects du dossier, ainsi que des coûts, et il est plus facile d’utiliser une méthode apparemment objective telle qu’un tarif horaire multiplié par le nombre d’heures. Lorsque le directeur financier d’une entreprise demande de justifier une facture « il est plus facile de montrer un document qui décrit en détail tout le travail effectué. »
Bill Rice, associé directeur national chez Bennet Jones, s.r.l., de Calgary, affirme que ses clients demandent habituellement quelles sont les autres méthodes de facturation existantes, mais choisissent la facturation horaire puisqu’ils ne savent pas juger la validité ou l’objectivité des autres méthodes. M. Rice affirme : « Les clients ne se sentent pas encore à l’aise avec les autres méthodes de facturation. Les clients sont intéressés aux autres méthodes de facturation, mais ils veulent les voir et ils demandent aux avocats de formuler des propositions imaginatives; toutefois, je pense que les clients se montrent peu disposés à les accepter, parce qu’ils ont peur des conséquences. Ils ne peuvent juger leur valeur, ni contrôler le processus. »
M. Rice pense qu’il y a beaucoup de place pour les autres méthodes de facturation. Parfois, « le processus est tellement long que le client désespère de ne pouvoir le contrôler. Si le client croit pouvoir établir un budget, il est plus à l’aise avec les autres méthodes de facturation et peut croire que les avocats ont intérêt à régler l’affaire le plus vite possible. »
Jeffrey Leon, de Fasken Martineau de Toronto, affirme que l’approche consistant à discuter des honoraires à chaque étape du processus est une approche intéressante.
M. Stock affirme que les cabinets juridiques continueront d’abandonner la facturation horaire en faveur de méthodes plus créatives. « Ces méthodes deviendront de plus en plus courantes lorsque les avocats les auront utilisées pendant un ou deux cycles. Il compare les discussions sur la facturation entre avocats et clients à une visite chez le dentiste : « Vous savez que vous devez y aller, mais qu’il est impossible d’y avoir une conversation plaisante. »
Quand les autres méthodes de facturation deviennent-elles viables?
Il existe plusieurs méthodes de facturation : la facturation horaire, avec toutes ses combinaisons possibles, y compris les escomptes et les majorations qui tiennent compte du temps et des efforts; les honoraires pondérés, c.-à-d. le partage du travail entre jeunes avocats, avocates, avocats et avocates expérimentés, techniciens et techniciennes juridiques et étudiants, étudiantes, et l’établissement d’une moyenne de leur taux horaire; les honoraires fixes pour un seul service ou pour un calendrier d’activités (visa d’immigrant, brevet, etc.) et les honoraires en fonction des résultats, qui se concentrent sur le résultat obtenu, y compris les honoraires conditionnels pour les litiges.
Les autres méthodes de facturation possèdent des avantages évidents. Chester déclare : « Elles nous libèrent de la tyrannie de la minute facturable. Elles encouragent l’innovation et le rendement. Elles nous offrent un aperçu intéressant d’un revenu qui n’est pas limité par le nombre d’heures multiplié par le taux horaire. » Il ajoute : « On peut travailler seulement un certain nombre d’heures par jour, et lorsqu’on dépasse un certain seuil, les coûts humains du surmenage sont intolérables – ou pour utiliser les mots d’un jeune Canadien de retour de Manhattan “les habitudes de Wall Street me tuaient”. »
Les autres méthodes de facturation fonctionnent bien lorsqu’un travail a été effectué tellement de fois que les deux parties ont une idée suffisamment précise des coûts. Le travail transactionnel, tel que l’immobilier, les testaments, les successions et la propriété intellectuelle, peut être facturé à honoraires fixes, puisque le résultat est assez prévisible et qu’il est possible de calculer le temps nécessaire à chaque dossier. Les dossiers très répétitifs, tels que la rédaction d’une demande de brevet, peuvent être facilement automatisés au moyen de formulaires qui réduisent les heures de travail.
Certains cabinets canadiens utilisent déjà d’autres méthodes de facturation. MacQuarrie·Whyte·Killoran est un petit cabinet juridique de Gloucester, en Ontario. Bill MacQuarrie, un associé, mentionne que le cabinet facture régulièrement des honoraires fixes, sauf dans le domaine du droit familial, lequel demeure imprévisible.
M. MacQuarrie déclare : « Nous facturons des honoraires fixes pour la presque totalité des transactions immobilières. Il s’agit d’une méthode qui simplifie les façons de faire et qui est davantage axée sur le marché. Les acheteurs font le tour des cabinets et comparent les prix. Lorsqu’on vend des centaines de maisons chaque année, on a une bonne idée du travail et du temps nécessaires. » M. MacQuarrie facture aussi des honoraires fixes pour les testaments et les successions, et les clients et clientes ont une bonne idée des honoraires des autres avocats et avocates. Les petites entreprises demandent des honoraires fixes pour les constitutions en société, les contrats de société et les contrats commerciaux. « Elles veulent avoir une idée précise du coût. »
Le cabinet de M. MacQuarrie utilise depuis plusieurs années le dégroupage des services pour les transactions immobilières, lequel consiste à demander à l’avocat de s’occuper de certaines tâches déterminées et au client de s’occuper du reste. La vente directe d’une maison entre conjoints représente un bon exemple de ce genre de transactions, puisqu’il faut rédiger l’acte de vente, mais la recherche des titres n’est pas nécessaire. M. MacQuarrie dit : « Les personnes sensibles aux coûts nous demandent : “Y a-t-il un moyen d’épargner de l’argent?” »
Cory Furman, un associé du cabinet juridique Furman & Kallio de Regina, spécialisé dans le droit de la propriété intellectuelle, affirme : « Approximativement 40 pour 100 de nos services sont facturés à honoraires fixes » et il voudrait que ce pourcentage augmente. Le cabinet facture des honoraires fixes pour les travaux répétitifs. Puisqu’il est assez facile de prévoir le temps nécessaire pour rédiger les demandes de brevet, le cabinet peut établir des devis précis. M. Furman déclare : « Les clients semblent apprécier le fait que nous pouvons leur proposer un prix, ils comprennent plus facilement. »
Wayne Myles, c.r., un associé au cabinet juridique Benson·Myles de St. John’s, Terre-Neuve, qui se spécialise dans le droit commercial, mentionne que son cabinet « conclut des ententes de facturation de rechange avec moins de 25 pour 100 de ses clients. » Il les considère comme une approche constructive et d’équipe parce qu’elles « permettent d’aligner davantage les intérêts du conseiller juridique et du client. »
M. Leon dit qu’il essaie actuellement les forfaits « une approche compréhensive qui met en évidence les meilleures pratiques et l’établissement du budget, ainsi que la préparation de rapports précis et efficients. Vous donnez au client une réponse très utile relativement à la procédure. Cela a du sens pour des gens d’affaires. »
Discussion ouverte : La clé pour conclure des ententes de facturation de rechange satisfaisantes
Pour pouvoir conclure des ententes de facturation de rechange satisfaisantes, il faut avant tout discuter du travail requis et des attentes du client ou de la cliente. Pierre Legault, qui s’est joint récemment à Gowlings de Montréal, dit que les discussions ouvertes sont la clé du succès. M. Legault a conclu plusieurs ententes de facturation de rechange lorsqu’il travaillait chez Desjardins Ducharme Stein Monast. « Nous avons appris qu’il ne faut pas avoir peur de discuter de questions précises, mais qu’il ne faut pas non plus donner l’impression d’être des vendeurs de services juridiques. » L’essentiel? « Tout le monde doit obtenir ce qu’il veut. »
M. Legault rencontre ses clients et clientes entre six et douze mois après l’ouverture du dossier en vue d’évaluer la situation. Parfois il faut modifier l’entente. « Lorsque le client et le cabinet juridique discutent l’affaire sans parti pris, les résultats sont positifs et cette approche peut être très rentable pour le cabinet. Toutefois la discussion doit être très franche et ouverte. »
M. Legault ajoute qu’il est parfois difficile de préciser les attentes de chaque partie en ce qui concerne l’entente. L’avocat doit décrire précisément ce qu’il est prêt à faire, mais le client doit expliquer en contrepartie pourquoi il cherche une méthode de facturation différente en vue de répondre à ses besoins juridiques. « S’agit-il d’une question purement économique? Le client a-t-il plutôt certains besoins relativement à certains genres de services juridiques pour lesquels il cherche une approche différente qui lui permet d’obtenir une valeur ajoutée à long terme? »
Selon M. MacQuarrie, la question clé est : « Pouvez-vous quantifier le travail? Avez-vous déjà fait ce genre de travail assez souvent et connaissez-vous tous les aspects du travail? Il est préférable de ne pas accepter un travail, si on ne peut déterminer le temps nécessaire pour le faire. Il n’y a pas de garantie. On peut donner au client une idée du coût et le tenir au courant des développements. »
Wayne Myles, de St. John’s, dit qu’il est important d’examiner le dossier et de déterminer si le cabinet juridique est en mesure de contrôler l’échéancier et la façon de procéder. « S’il y a trop de variables et trop de facteurs incontrôlables, nous ne sommes pas à l’aise et, par conséquent, nous devons faire preuve de prudence. »
M. Legault dit que la plupart de ces ententes ne sont pas officielles. « Si le client n’est pas satisfait, il trouvera un moyen de s’en sortir. » Il souligne que la confiance mutuelle est essentielle pour conclure des ententes de facturation de rechange. Bien que l’avocat puisse mettre par écrit et décrire tous les services compris dans le montant qui sera facturé « tout se ramène à une question de confiance, à savoir qu’une partie ne laissera pas tomber l’autre. »
Les avantages et les désavantages des types de facturation les plus communs
M. Furman déclare : « Le principal avantage des honoraires fixes réside dans le fait qu’on peut demander au client de payer immédiatement, puisqu’on a pu déterminer les coûts. Nous sommes normalement payés immédiatement, parce que nous sommes en mesure de calculer exactement les coûts. Nous étudions le dossier et établissons le travail à faire et, même si nos calculs ne sont pas exacts, nous pouvons déterminer le coût avec une approximation raisonnable. »
M. MacQuarrie mentionne que les honoraires pour les transactions immobilières sont payés au moment de la signature du contrat « de cette façon, nous n’avons pas beaucoup de créances à recouvrer. Je trouve cette méthode plus facile; puisqu’on a conclu une entente de facturation de rechange, il n’y a pas de surprise et les clients acquittent leur facture à l’échéance. »
Toutefois, les honoraires fixes ne sont pas avantageux pour les situations inhabituelles qui prennent plus de temps que prévu. M. MacQuarrie affirme : « Il faut savoir accepter le bonnes et les mauvaises affaires. Si on consacre plus d’heures de travail qu’on aurait autrement facturées, on ne peut demander au client quelques dollars de plus. On accepte la situation. Mais les avantages de cette méthode de facturation sont supérieurs aux désavantages. »
M. Leon mentionne qu’il est important de comptabiliser le temps de travail, même lorsqu’on n’est pas rémunéré à l’heure. « Pour être capable d’élaborer d’autres méthodes de facturation, il faut savoir faire des prévisions et évaluer des situations. »
Vous trouverez ci-dessous une analyse de différents types de facturation avec leurs avantages et désavantages respectifs :
- Taux horaire – L’avocat ou l’avocate facture les heures de travail. Cette méthode peut comprendre des ristournes ou une réduction des honoraires, c.-à.d. qu’un cabinet juridique peut accepter de réduire les taux horaires si le client ou la cliente lui garantit un certain volume de travail.
Avantages : Facile pour le client ou la cliente et pour l’avocat ou l’avocate; le cabinet juridique est payé indépendamment du résultat.
Désavantages : Il encourage l’incompétence et ne tient pas compte de la valeur du travail effectué. - Honoraires pondérés – Les heures sont facturées à un tarif fixe, sans tenir compte du tarif horaire de chaque personne qui travaille au dossier.
Avantages : Encourage la délégation du travail, simplifie la facturation, facile à négocier et à mettre en pratique.
Désavantages : Cache les contributions personnelles; le dossier peut être confié à des avocats et avocates moins expérimentés ou moins efficients. - Honoraires fixes – L’avocat ou l’avocate fournit un service déterminé à un prix fixe.
Avantages : Encourage l’efficience, facile à négocier et encourage la délégation.
Désavantages : Le cabinet juridique assume les coûts imprévus. - Honoraires en fonction des résultats – L’avocat ou l’avocate est payé en fonction des résultats obtenus. Le paiement représente un pourcentage du recouvrement, du règlement ou du montant épargné.
Avantages : Permet aux clients et clientes qui ont des moyens limités de retenir les services d’un avocat ou d’une avocate; le client ou la cliente et l’avocat ou l’avocate fixent l’honoraire en fonction du résultat.
Désavantages : Le cabinet juridique assume tous les risques; lorsqu’on obtient un résultat positif avec peu d’effort, le client ou la cliente peut penser que la rémunération de l’avocat ou de l’avocate est trop élevée. - Dégroupage des services – L’avocat ou l’avocate s’occupe de certaines tâches, convenues entre l’avocat et le client ou la cliente, y compris de faire des recherches juridiques, de recueillir des faits et de rédiger des documents.
Avantages : Permet aux clients et clientes qui ont des moyens limités de retenir les services d’un avocat ou d’une avocate; établit d’avance le travail de l’avocat et les coûts.
Désavantages : Le client ou la cliente a la responsabilité de comprendre ce qu’il faut faire. - Facturation centrée sur les tâches – Cette méthode classifie les honoraires en fonction du genre de travail effectué. L’information est regroupée par phases et par tâches prédéfinies avec les frais connexes. Un système de codification facilite le suivi des coûts, compare les coûts de différentes activités, améliore l’établissement du budget et crée un processus logiciel qui facilite l’examen et le rapprochement des comptes.
Avantages : Facile à administrer; détermine les coûts avec une bonne précision; les codes fournissent une base de données qui peut être utilisée pour des projets futurs.
Désavantages : Les avocats et avocates doivent être capables de calculer exactement les coûts. - Honoraires fermés – Le client ou la cliente paie des honoraires fixes prédéterminés.
Avantages : Utile aux cabinets juridiques qui peuvent améliorer l’efficience et les compétences pour le travail de routine et les volumes importants; les clients et clientes sont heureux de pouvoir prévoir les coûts.
Désavantages : Le cabinet peut subir des pertes financières en cas de problèmes imprévus ou de jugement erroné.
Regarder vers l’avenir : La facturation horaire - Un concept viable?
Plusieurs avocats et avocates désirent abandonner la facturation horaire et espèrent que les clients et clientes seront de plus en plus disposés à accepter de nouvelles façons de faire. Bill Rice, de Calgary, affirme : « La facturation horaire est difficile pour les avocats. Ils subissent des pressions. Les avocats disent souvent qu’ils voudraient abandonner la facturation horaire, parce qu’ils doivent comptabiliser le temps et maximiser l’efficience. Ils disent qu’ils ne peuvent se reposer et qu’ils doivent continuer à travailler pendant toutes les heures qu’ils facturent. »
M. Rice mentionne que les avocats utilisent le temps de façon très efficiente. « Selon moi, les hommes d’affaires sont moins efficients que les avocats. Les avocats travaillent très fort pour tirer le maximum de leur temps et offrent une bonne valeur aux clients. Je pense que les avocats sont très méticuleux, travaillent rapidement et sont très efficients relativement au volume de travail effectué dans une journée, et lorsque je les compare aux hommes d’affaires qui sont nos clients, je vois que les avocats sont motivés à terminer le travail, à ne pas retarder les réunions et à chercher à tirer le maximum du temps disponible. La mentalité consiste à être très efficients; toutefois, les clients pensent que nous avons tendance à faire le contraire. »
Robert Tapper, c.r. de Tapper Cuddy de Winnipeg, affirme : « Je pense que la facturation horaire est avantageuse pour l’avocat peu efficient et lent, et les clients commencent à le comprendre et cherchent d’autres méthodes de facturation. »
Bien que les autres méthodes de facturation commencent à être acceptées, la facturation horaire est encore la méthode de facturation prédominante des cabinets juridiques canadiens.
Ann Macaulay est une écrivaine indépendante de Toronto.