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Vous êtes-vous déjà demandé quelle pourrait être la grandeur des réalisations des membres du personnel de votre cabinet d’avocats, s’ils étaient équipés pour atteindre leur plein potentiel? La création d’un tel scénario pour chaque personne au sein du cabinet est-elle même réalisable?
Les dirigeants de cabinets d’avocats savent que de réussir à gérer un cabinet prospère nécessite plus que de grandes compétences juridiques. Mais qu’en est-il de tous les autres membres du cabinet? Comprennent-ils que ce principe vaut aussi pour eux? Et, s’ils en sont conscients, seraient-ils même capables de relever le défi?
Envisagez donc ce qui pourrait arriver si tous les membres de votre personnel recevaient un soutien et des conseils appropriés. Songez à ce que cela pourrait représenter pour les membres de votre équipe en tant qu’individus et pour votre cabinet dans son ensemble. Cela pourrait mener à une motivation plus forte et à une participation plus active de la part de chaque membre de votre personnel, ce qui pourrait alors se traduire en un accroissement de l’efficacité et de la viabilité à long terme du cabinet. Imaginez que votre bureau fonctionne comme une machine bien huilée (et rentable!), dont toutes les composantes évoluent en harmonie.
Si vous êtes prêts à donner des moyens d’action à vos employés à tous les niveaux de votre organigramme (que ce soit dans les lignes ascendantes, descendantes ou latérales de celui-ci), voici une liste de neuf gestes à poser qui faciliteront la mise en œuvre de votre projet.
Et chacun de ces gestes est réalisable. Sans exception.
1. Donnez à tous vos employés quelque chose à faire qui leur tiendra à cœur
Tout le monde – les avocats, les parajuristes, les étudiants et le personnel administratif tout autant que les avocats associés – souhaite que leur propre travail importe. Tous veulent comprendre ce que le cabinet cherche à accomplir (au-delà de rechercher « une valeur ajoutée pour les clients ») et comment leur propre rôle peut avoir une réelle influence sur l’objectif visé.
Dites-le-leur. Et montrez-le-leur.
N’attendez pas que vos employés vous posent la question. Ils pourraient ne pas vouloir vous exprimer ce besoin ou ne pas être capables de l’exprimer.
2. Visez la clarté
Les organigrammes, descriptions de poste et évaluations de rendement ne sont pas simplement des expressions à la mode galvaudées par des diplômés d’écoles de gestion dans l’espoir d’impressionner les autres. S’ils sont utilisés avec discernement, ce sont des outils essentiels qui permettent aux gens de comprendre ce que l’on attend d’eux (et ils sont tout aussi essentiels pour les superviseurs qui doivent communiquer les attentes aux membres de leur équipe et veiller à ce que ces attentes soient satisfaites).
La clarté qui en résulte se traduit en responsabilisation, ce qui aide tout le monde, y compris le cabinet lui-même, à progresser vers leurs objectifs.
3. Communiquez efficacement
Le fait pour un avocat plaidant d’être un orateur habile ne suppose pas forcément une aptitude pour la communication portant sur des sujets moins litigieux. Nombreux sont ceux qui pourraient même ne pas être au courant des lacunes que comporte la stratégie de communication du cabinet.
Qu’il s’agisse de savoir à qui s’adresser pour obtenir quelles informations et comment procéder, de véritablement écouter l’interlocuteur ou de délivrer des messages judicieux, prenez une décision délibérée quant à la façon dont devraient communiquer entre eux tous les membres du cabinet. Et donnez-leur ensuite les outils nécessaires pour suivre les procédures de communication établies.
4. Formez et encadrez
Tirez parti de la structure de votre organisation et instaurez le dialogue avec chacun de vos employés par l’intermédiaire de leurs superviseurs officiels respectifs, afin de découvrir quelles sont leurs aspirations professionnelles propres, et ce, non seulement lors des évaluations de rendement, mais tout au long de l’année. Travaillez avec eux à l’élaboration d’un plan de carrière qui répond à leurs besoins particuliers mais qui s’aligne également sur la vision du cabinet.
Ce ne sont pas tous les avocats, parajuristes et administrateurs qui partagent la même perspective quant à leurs avenirs respectifs.
5. Institutionnalisez l’accompagnement individualisé
L’accompagnement individualisé peut donner lieu à ce que le perfectionnement professionnel déborde du strict cadre juridique, permettant ainsi à chaque membre du personnel d’atteindre son propre niveau de compétence supérieur au sein de l’organisation. Les membres du personnel peuvent ainsi développer différentes aptitudes et notamment apprendre comment :
• gérer une équipe;
• motiver autrui;
• tirer parti de la diversité;
• désamorcer des conflits de personnalités;
• surmonter des obstacles;
• résoudre les situations où certaines parties manquent de compréhension ou ne reconnaissent pas leurs propres défauts;
• prendre conscience de ses propres préjugés.
Plus vous équiperez vos superviseurs de capacités de gestionnaires, plus tous les membres de votre personnel auront l’occasion de transcender leurs propres limites du moment.
6. Mesurez ce qui importe le plus
Si vous analysez vos données commerciales parce que vous vous sentez obligés de le faire, vous risquez de vous enliser dans les détails et dans la confusion. Ayez plutôt la discipline de raccourcir votre liste de manière à ce qu’elle ne comprenne que les indicateurs qui jouent un rôle important dans la détermination de l’avenir de votre cabinet. Non seulement vous y gagnerez des points de vue de la clarté et de l’harmonisation, mais encore vous économiserez de précieuses ressources.
7. Partagez les informations
L’information, c’est le pouvoir. Si vous voulez conférer à d’autres personnes une autonomie accrue, partagez les informations de manière appropriée, afin que ces personnes puissent mieux faire concorder leurs réalisations professionnelles avec les objectifs ultimes du cabinet. Demandez-vous comment vous pourriez exprimer l’essentiel de la vision du cabinet, de manière à permettre à tous les membres du personnel de viser les mêmes objectifs, alors qu’ils auront à leur disposition des données qui leur indiquent leur situation actuelle et leur permettent de suivre les résultats de leurs efforts.
8. Rendez à César ce qui est à César
Votre grand-mère avait raison. Un simple « s’il vous plaît » ou « merci » peut avoir un effet décisif. Cette approche devrait rester la même vis-à-vis de salariés qui travaillent pour vous. Mais au-delà du simple « merci », vous pouvez intégrer à la culture même de votre cabinet une philosophie de reconnaissance quotidienne, et mettre en œuvre les formations et les outils nécessaires afin de maximiser les effets de cette philosophie.
9. Favorisez une culture positive
Il n’existe pas de version unique de culture positive. Une telle culture pourrait être l’expression de tout aspect qui unit votre personnel, que ce soit la performance, le service, des activités ludiques, l’esprit d’équipe ou une méthode de travail. Quelle que soit la culture que vous choisissez, veillez à ce qu’elle soit positive, afin que les membres de votre personnel soient heureux de venir travailler et se sentent soutenus dans leurs fonctions professionnelles.
Le mot de la fin
Il ne s’agit pas ici d’une forme de menu dont vous pourriez choisir une ou deux actions préférées. Toutes ces actions fonctionnent de concert et se renforcent les unes les autres. Le cabinet qui s’investit sérieusement dans l’accompagnement personnalisé, par exemple, permettra à son personnel d’aller loin. Cependant, le cabinet qui s’investit sérieusement dans l’accompagnement personnalisé après avoir élaboré une vision à laquelle tous voudront adhérer, et qui, de surcroît, communique habilement cette vision à tous les niveaux de l’organigramme, donne à tout son personnel l’occasion d’aller encore plus loin.
Qu’est-ce qui compte le plus? Faites tout ce que vous pouvez afin d’assurer le succès de chacun des membres de votre personnel.
Puis laissez-leur la voie libre, afin qu’ils puissent agir en conséquence!
Sandra Bekhor, titulaire d’une maîtrise en administration des affaires et présidente de Bekhor Management, aide les juristes ainsi que d’autres professionnels à développer et à promouvoir leurs cabinets, au moyen de programmes de gestion et de marketing qui concordent avec leurs principaux points forts. Mme Bekhor possède une vaste expérience en matière d’aide aux petites et aux moyennes entreprises qui visent le succès sur le marché actuel. Vous pouvez communiquer avec elle à sandrabekhor@bekhor.ca, au 416 969‑9600, ou par l’entremise de son site Web au www.bekhor.ca.