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En général, plus un cabinet est petit et plus il est limité dans l’espace et le temps. Il produit et reçoit pourtant des dossiers et des documents de tous les types de format. Que doit-il faire de tout cela?
La gestion des documents est un outil essentiel de tout cabinet pour être efficace, avoir accès à l’information et, plus important, limiter sa responsabilité. Vous serez peut-être tenté de conserver tous vos documents et tous vos fichiers pour toujours; sachez toutefois que conserver de vieux renseignements plus longtemps qu’il ne faut peut se retourner contre vous.
La première étape lorsqu’on planifie la gestion des documents de son cabinet consiste à établir la différence entre : les documents d’archives, qui doivent être conservés pendant une longue période, comme les documents se rapportant à un testament; les documents temporaires, qui peuvent être conservés pendant une courte période, comme des reçus ou des relevés de facturation; et les articles qui ne sont pas des documents comme tels, comme des messages publicitaires, des ouvrages de référence publiés ou des invitations. Il peut être utile de se rappeler que ce qui définit un document est sa capacité à documenter une opération, à assurer la reddition des comptes ou à rappeler le contexte d’une action, et que ce critère est, dans l’ensemble, « fixe » et invariable dans sa forme. Un document est ce dont on dépend pour prouver la responsabilité des actions ou des évènements qui ont eu lieu, peu importe le média.
La deuxième étape de la planification de la gestion des documents, recommandée par le manuel du Barreau du Haut-Canada sur la conservation de fichier, consiste à déterminer quels documents appartiennent à son cabinet et lesquels appartiennent aux clients. Les documents financiers, par exemple, appartiennent à votre cabinet et vous pouvez déterminer la durée de leur conservation en accord avec les lois fiscales et la loi régissant l’exercice du droit dans votre province.
Troisièmement, il faut faire une distinction entre les documents actifs et semi-actifs. La définition de ce qui constitue un document « actif » varie selon les besoins de l’entreprise. Si un document n’a pas été utilisé depuis un an, il est probablement semi-actif. Votre cabinet possède-t-il un grand nombre de documents qui ne sont pas utilisés fréquemment? Peut-être auriez-vous avantage à disposer d’un espace de stockage exclusivement réservé à la conservation des documents semi-actifs, à la fois pour une question d’espace et pour le déroulement du travail.
Le juste équilibre entre la durée de conservation et le risque
Une autre étape consiste à décider de la période de conservation des documents (records retention). La période de conservation de certains types de documents est déjà prévue par la loi (les dossiers d’impôt, par exemple), mais pour la plus grande part de vos documents, vous devrez décider, au cas par cas, de leur période de conservation, en fonction de la valeur du document et des facteurs de risque.
Pour fixer le niveau de risque en fonction de la valeur, déterminez l’utilité de chaque document aux fins de vos activités. Supposons que vous achetez un nouveau classeur pour votre bureau. À l’intérieur d’une échéance donnée, vous pouvez utiliser le reçu pour échanger votre classeur ou obtenir un remboursement; la valeur du document est donc fonction de cette échéance. Si vous pouvez utiliser cet achat à des fins fiscales, la valeur du reçu s’élargit en fonction de son utilisation comme pièce justificatrice auprès de l’Agence du revenu du Canada. Passé ces délais, le reçu aura toutefois épuisé sa valeur aux fins de vos activités et devrait être détruit.
Le risque, ou plutôt le risque calculé, fait partie de la gestion des documents. Conserver des documents trop longtemps peut donner lieu à une obligation de réparer à la suite d’une action judiciaire, d’une perte fortuite, de difficultés financières ou simplement de l’incapacité de trouver l’information dont vous avez besoin. Conserver des documents pendant trop peu de temps peut également donner lieu à une obligation de réparer (comme dans le cas d’une incapacité à produire des documents financiers pour un audit).
Avant de fixer la période de conservation de vos documents, il faut décider du degré de risque acceptable. Le risque sera géré plus habilement si vous vous dotez d’un ensemble ferme de principes et de décisions devant vous guider dans votre conservation de documents. Si vous disposez d’un plan standardisé et que vous le suivez assidûment, vous atténuerez le risque.
Pourquoi faire un plan de gestion des documents?
Un plan de gestion des documents, adopté sous la forme d’une politique ou d’un ensemble de procédures, incorporera à la fois la gestion du risque, la recherche juridique relative à la période de conservation des documents, et une bonne compréhension des documents que vous produisez. Les procédures écrites vous rappelleront, ainsi qu’à tous les autres membres du personnel, l’approche de gestion des documents de votre cabinet, et prouvera que vous agissez en toute bonne foi, surtout à l’égard de la destruction des documents.
Élaboration d’une politique ou d’une procédure
Tout cabinet devrait avoir une vue d’ensemble de l’information qu’il crée, distribue et détient. Pour y parvenir, vous devez créer un répertoire de tous les documents, papier et électroniques, qui sont sous votre garde et votre contrôle, puis assigner à chacun une période de conservation. Vous obtiendrez ainsi un calendrier de conservation, un guide facile à consulter détaillant tous les documents que vous possédez et la date à laquelle ils devraient être détruits. Mieux vaut garder des notes précises de vos recherches sur les périodes de conservation pour compléter ce calendrier.
Conservation et stockage
Une fois la mise en place de votre plan de gestion des documents terminée, il est important d’exécuter un nettoyage régulier des dossiers. Il faut réserver une quantité déterminée de temps pour organiser les documents, que ce soit quelques minutes par semaine ou une journée entière par année. Assurez-vous de revérifier votre calendrier de conservation à ce moment-là. Y a-t-il des documents qui auraient dû être détruits?
N’oubliez pas vos documents électroniques! Ils auront la même période de conservation que les fichiers papier. Gérer les fichiers électroniques commence avec la création de conventions pour les noms de fichiers. Un modèle invariable et officiel vous aidera à stocker et retrouver des fichiers précis.
Il existe deux options pour l’entreposage des fichiers. L’entreposage sur place nécessite des espaces physiques sûrs, propres et sans parasites dans vos locaux. Tout fichier se rapportant à un client devrait être conservé d’une manière confidentielle, idéalement dans un espace protégé. La deuxième option est l’entreposage commercial extérieur : cette formule est sûre et nette, et propose une destruction certifiée. Mais il y a des inconvénients : les coûts peuvent grimper rapidement, car la plupart des services d’entreposage factureront des frais pour l’extraction et la remise des dossiers, qui peuvent augmenter avec le temps.
Conclusion
La planification et la constance sont des éléments essentiels pour une gestion efficace de vos documents. Rappelez-vous également que le maintien de votre plan de gestion des documents suppose l’acceptation d’un certain degré de risque calculé en fonction des pratiques exemplaires de la profession.
Quelques ressources :
« Closed Files : Retention and Disposition » (Barreau de la Colombie-Britannique, 2007)
« A Glossary of Archival and Records Terminology »
Kerry Mogg a été archiviste et gestionnaire des documents administratifs. Elle travaille aujourd’hui dans le domaine de l’accès à l’information et du droit à la vie privée dans le domaine de la santé. Elisabeth Davies, Ph.D., est bibliothécaire et chercheuse en science de l’information à l’University of Western Ontario.