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La dernière table ronde sur la technologie du National s’est penchée sur les téléphones intelligents – ces instruments soit aimés pour leur versatilité ou haïs parce qu’ils sont trop intrusifs et une source de distraction.
Introduction
Simon Chester : Dans cette table ronde, nous allons nous concentrer sur une décision d’achat à laquelle plusieurs avocats font face : devraient-ils plonger et investir dans un téléphone intelligent? Commençons par demander : qu’est-ce qu’un téléphone intelligent, exactement?
David Bilinsky : De manière générale, je définirais le téléphone intelligent comme un téléphone cellulaire, avec des fonctions additionnelles : la possibilité de transporter avec vous votre horaire, votre bottin, tous les numéros de téléphones et coordonnées de vos clients; la possibilité de vous connecter a votre compte de courriels d’une manière ou d’une autre; et l’accès à internet.
Richard Ferguson : Un autre aspect des téléphones intelligents est cette capacité d’accéder à internet. Ce n’est pas seulement une question d’avoir accès à l’information d’Outlook de votre bureau, mais la possibilité d’avoir accès à internet et à toutes les ressources qu’il offre, incluant le GPS, de virtuellement partout.
Jeff Flax : Ma définition d’un téléphone intelligent est l’opposé d’un téléphone non-intelligent — des fonctions additionnelles comme de la messagerie instantanée, de l’accès internet, des fonctions à distance spécifiques, le courriel comme Gmail et d’autres services publics, des comptes courriels sécuritaires via VPN (réseau privé virtuel, ou virtual private network, en anglais) et une panoplie d’autres possibilités que l’on ne trouve pas sur les téléphones cellulaires vocaux ordinaires.
Les fonctions du téléphone intelligent
Simon : Quels téléphones avez-vous présentement, et les voyez-vous comme étant « intelligents »?
Richard : Je suis plus familier avec les téléphones qui utilisent le système d’opération mobile de Microsoft. Ils viennent dans des formats variés, mais ils fonctionnent tous avec Windows, ils ont des fonctionnalités de téléphone et sont synchronisés avec Outlook, et ils sont compatibles avec certains logiciels de gestion que les avocats utilisent.
Dan : Je me suis récemment converti au Blackberry. Je trouve le Blackberry utile lorsque j’ai à voyager et à gérer des courriels courts et rapides. Donc quand je reviens au bureau, ma boîte de réception est beaucoup plus facile à gérer. J’aime beaucoup avoir un accès facile à mon bottin et à mon agenda et l’accès à internet a été très utile également. Mais comme il est impossible de télécharger des présentations Powerpoint et des longs articles dans différents formats, ce n’est pas très pratique de ce point de vue-là.
Simon : J’utilise le Blackberry Pearl, probablement environ 95 % pour les courriels, l’agenda et le bottin, et 5 % pour internet. J’ai aussi des cartes géographiques de Google dessus, ce qui est un véritable cadeau du ciel quand je suis perdu, comme ça arrive souvent. Mais je suis surpris que personne encore n’ait prononcé les mots iPhone de Apple, probablement le téléphone le plus sexy des environs. Quels sont ses avantages?
David : La grande différence, je pense, entre le Blackberry Storm et le iPhone est que le Blackberry n’a que le réseau de téléphone et de données, en termes d’accès internet. Tandis que le iPhone a une connexion internet sans fil (Wi-Fi) de même qu’une connexion réseau. Alors le iPhone offre plus d’options pour télécharger des données. Ça veut dire que vous n’avez pas nécessairement à gruger dans votre plan de téléphonie cellulaire autant que lorsque vous êtes sur un Blackberry Storm.
Jeff : J’ai utilisé deux modèles différents du Treo, de même qu’un Blackberry, pendant plusieurs années. D’après mes expériences, le Blackberry offre beaucoup plus de sécurité que ses compétiteurs. Je connais plusieurs avocats qui ont acheté un iPhone. Sans exception, ils sont très heureux de leur achat, essentiellement parce qu’il est très facile à utiliser. Il est très facile d’y naviguer. Ceci dit, il y a quand même des inconvénients. Il n’a pas encore de copier-coller. Certaines des fonctions de recherche peuvent être limitées, dépendamment du courriel que vous utilisez.
Simon : Combien les gens paient-ils pour leur téléphone intelligent?
Richard : Les fournisseurs de services chez lesquels j’ai vérifié disent que l’utilisateur moyen se situe à environ 100 $ par mois.
Téléphone intelligent vs ordinateur portable
Simon : Combien de gens voyagent aujourd’hui sans leur ordinateur portable, parce qu’ils ont un téléphone intelligent?
David : Je voyage toujours avec mon ordinateur portable partout où je vais. Seulement, j’ai changé d’ordinateur portable. Je suis maintenant sur un MacBook et c’est plus rapide, pus léger et plus facile à utiliser que mon vieux Lenovo T60 – et beaucoup plus amusant! Et c’est en partie ce qui m’emmène à me demander si j’ai besoin de toutes les fonctions sur mon téléphone intelligent. Je préfère le clavier de taille normale de mon MacBook, comparativement aux petites touches tassées que l’on retrouve sur n’importe quel téléphone intelligent. Je trouve que de plus en plus d’avocats ont des ordinateurs portables, de nos jours. Alors qu’ils deviennent plus légers, rapides et faciles à utiliser, je me demande si les téléphones intelligents vont commencer à être moins présents.
Jeff : Mon ordinateur portable a été intégré en moi par chirurgie, donc je ne suis plus capable de m’en séparer! S’il m’arrive de voyager, j’ai besoin de voir et de modifier des documents et de travailler avec une grande variété de matériel. C’est trop limitatif de ne pas avoir toutes les fonctions d’un ordinateur portable à ma disposition.
Dan : Dans des voyages majeurs, j’apporte toujours les deux. Par contre, pour des brèves rencontres ou des lunchs, je trouve que le Blackberry est très bien et je laisse mon ordinateur portable au bureau.
Richard : Je voyage toujours avec mon ordinateur portable et je me fie à sa connectivité pour accéder à de l’information à mon bureau. Le nombre de fois où j’ai besoin d’un accès instantané au courriel ou à d’autres ressources est relativement limité. Et pour ma part, plutôt que de tenter d’envoyer des courriels sans arrêt, et d’attraper une tendinite dans les pouces, je trouve qu’il est plus simple d’utiliser le téléphone.
Est-ce que la taille est importante?
Simon : Bien sûr, avec un téléphone intelligent, vous vous retrouvez avec un écran beaucoup plus petit que celui d’un ordinateur portable. L’un de vous a-t-il des problèmes avec la visibilité?
David : Je n’essaie même pas d’avoir quelque accès internet que ce soit sur mon petit téléphone non-intelligent Nokia. Il n’a pas de clavier QWERTY en tant que tel, alors vous devez appuyer sur tout plein de touches pour chaque accès alphabétique, ce qui vous ralentit considérablement. L’écran est aussi très petit (2’’ x 1,3’’). Mais plusieurs pages web sont maintenant optimisées pour permettre l’accès aux Blackberry, iPhone ou autres téléphones intelligents, donc ce n’est pas aussi pire que ça l’a déjà été. Mais même là, comme Jeff, je suis assez attaché à mon ordinateur portable avec un écran 13 pouces, et je suis un peu craintif de descendre à un petit écran de 3x4 ou moins.
Dan : En tant que quarantenaire dans une phase de transition/déni entre le fait de ne pas porter de lunettes, ou d’en porter pour lire, j’ai eu un peu de difficulté au début à lire sur le petit écran du Blackberry. Mais avec après quelques ajustements, j’ai augmenté la taille des caractères un peu, et maintenant ça va assez bien pour ce qui est de lire et de répondre aux courriels, même si de taper des réponses plus longues est plus fatiguant.
Jeff : Je suis d’accord avec Richard, il y a certainement un certain nombre de blessures possibles, comme l’usure des pouces sur le Blackberry. C’est un peu plus facile sur le iPhone, mais ça peut quand même jouer des tours. Mais j’aime le iPhone, puisque vous pouvez magnifier l’écran avec des gestes simples. Néanmoins, vous devez vous aller et venir pour voir toutes vos données.
David : Peut-être que j’entends seulement parler des gens qui ont des problèmes, mais je n’ai encore jamais rencontré quelqu’un satisfait de la manière dont son Blackberry interagit avec son logiciel de gestion, que ce soit Outlook, Time Matters, Amicus Attorney ou n’importe quel autre. Il est difficile de le faire marcher correctement, de synchroniser les informations de votre calendrier ou n’importe quel autre truc qui dépasse le moindrement l’information de base. Le Palm et d’autres téléphones intelligents semblent le faire beaucoup mieux.
Richard : Certains de ces programmes de gestion ont une interface de navigation à partir de laquelle vous pouvez avoir accès à votre serveur. Dans ces cas, tant que le téléphone intelligent peut accéder à internet, vous pouvez aller sur cette page web pour avoir cet accès.
David : L’une des raisons pour lesquelles vous transportez un petit appareil portable avec vous est que vous avez la possibilité de voir non seulement des pièces jointes, mais aussi de travailler dessus. Vous travaillez sur un petit écran, avec un petit clavier. Le Blackberry Storm (entre autres) vous permet de les modifier. Sur le iPhone, vous ne pouvez que les voir; la fonction pour les modifier n’est pas encore arrivée. Donc j’imagine que ma question est : à quelle fréquence allez vous vraiment travailler sur ces tout petits écrans et claviers pour faire autre chose que des changements très rudimentaires à un document?
Questions de sécurité
Simon : Je crois comprendre à partir d’une étude américaine récente que le quart des firmes légales ont perdu des appareils contenant des documents de clients. Est-ce que la sécurité devrait être une préoccupation pour les firmes, et comment les différents produits performent-ils à cet égard?
Jeff : Absolument, ça doit être une préoccupation. Au minimum, vous voulez programmer votre appareil pour qu’il ait un nom d’utilisateur et un bon mot de passe qui ne peut être facilement deviné. J’ai toujours utilisé des éléments de sécurité qui peuvent effacer tout le système après un certain nombre d’essais manqués. Ce n’est pas aussi pire que ça en a l’air : vous pouvez retourner au bureau et brancher votre appareil à votre ordinateur pour y recharger vos données. Il y a aussi des technologies d’encryptage disponibles tant pour héberger votre information que pour transmettre des données, dépendamment d’avec qui vous êtes en contact.
Richard : Sur certains serveurs, si le téléphone intelligent est perdu, votre administrateur de réseau peut immédiatement annuler l’accès à votre réseau à partir de cet appareil et effacer les informations qui s’y trouvent.
Simon : Pouvons-nous avoir confiance en l’encryptage qui est disponible sur ces systèmes?
David : Le Blackberry Storm a un encryptage avec le serveur Blackberry de type AES ou Triple DES. Le iPhone a MS Exchange 2003/2007 encrypté à 123-bit SSL et VPN. Pour d’autres téléphones, ça varie. Il y a un article aujourd’hui dans le eWeek Channel Insider intitulé « Cybercon Payong Well and Growing Strong », et qui parle des différentes choses que des gens volent en s’introduisant dans des systèmes ou en restaurant des appareils volés. Les informations pour accéder à des comptes en ligne arrivent au deuxième rang des choses les plus souvent offertes à vendre.
Même si votre appareil est sécuritaire, vous devez faire attention au réseau que vous utilisez pour avoir accès à votre compte. Si vous voyez un réseau sans fil appelé « Free Internet Access », ça peut être un piège à ours pour s’emparer de vos informations personnelles. Utilisez seulement des connections internet fiables, comme Telus, Bell, Boingo, Fatport, Wayport, Spotnik, entre autres.
Les avocats et les téléphones intelligents
Simon : En quoi les avocats sont-ils différents? Quels sont les besoins particuliers du marché légal?
David : À un certain niveau, les avocats ont besoin d’avoir accès à un serveur réseau et à l’information qui y est hébergé, et plus particulièrement au moment où le support papier est de mois en moins présent. Les avocats sont de plus en plus mobiles, et ils interagissent avec des bureaux qui ont maintenant des systèmes de gestion de documents électroniques. Donc les appareils qu’ils transportent doivent être capables d’interagir avec ces systèmes où qu’ils se trouvent — à la cour, au chalet ou dans le bureau d’un autre avocat. Ils ont aussi besoin d’avoir accès à leurs systèmes de pratique, que ce soit pour la gestion de dossiers, de la recherche légale ou de la facturation. En fait, toutes les applications qui se trouvent sur leur ordinateur de bureau devraient être aussi accessible sur la route.
Simon : Les téléphones intelligents nous changent-ils? Nous libèrent-ils de nos bureaux?
Richard : Absolument — mais ils vous attachent à une chaîne qui est beaucoup plus longue, qui rejoint le terrain de golf la fin de semaine et à peu près partout ailleurs. L’enjeu clé est donc de parvenir à contrôler les attentes des clients et de vous contrôler vous-même, d’être capable de le fermer. Si votre client est la Banque Royale du Canada, il y a peut-être un plus grand besoin d’être disponible 24h par jour, sept jours sur sept. Mais pour la plupart des juristes avec des clients genre famille de classe moyenne, vous pouvez faire un meilleur travail à contrôler les attentes de votre clientèle. Rendez vous beaucoup plus disponible que vous le seriez si vous n’utilisiez qu’un ordinateur normal, mais tracez une ligne en disant : « OK, vous ne pouvez vous attendre à ce que je réponde à 22h le soir ou à 14h un samedi. »
Jeff : Je pense il est question de qualité de vie en ce qui concerne l’utilisation de son Blackberry ou d’un autre téléphone intelligent. C’est un appareil qui peut fonctionner tout le temps. Vous devez gérer les attentes, tant par rapport à vous-même et les clients, et par rapport à la fréquence à laquelle vous vérifiez vos courriels et, plus particulièrement, la vitesse à laquelle vous répondez.
David : En matière d’étiquette, l’une des choses qui me rendent fou est d’aller à un meeting et que les gens ne sont pas attentifs parce qu’ils sont assis et qu’ils jouent avec leur Blackberry. Vous devez aux gens, au moins quand vous les rencontrez, de porter attention à ce qui se dit dans la réunion. Vous gaspillez le temps de tout le monde autour de la table en tentant de régler d’autres affaires alors que ce n’est pas le temps. C’est la même chose que lorsque vous allez à un concert et que le téléphone cellulaire d’un abruti sonne. C’est un manque de respect.
Simon : Et n’essayez pas de le faire en cour : les juges ne la trouveront pas amusante!
Téléphones intelligents : oui ou non?
Simon : En dernier lieu : le téléphone intelligent est-il un investissement intelligent pour le juriste d’aujourd’hui?
David : Ça dépend. Si vous êtes un avocat assez mobile, comme un criminaliste ou un avocat de litige, alors c’est un bon investissement. Sinon, si vous êtres quelqu’un qui travaille au bureau et qui veut être libre la fin de semaine et qui souhaite maintenir son équilibre de vie, un ordinateur portable et une connexion internet peut suffire. Vous n’avez vraiment pas besoin d’être branché en tout temps.
Jeff : Personne ne peut se tromper avec un iPhone, si vous pouvez vous le payer, puisqu’il n’offre pas seulement des fonctions de travail, mais aussi des fonctions personnelles très amusantes à utiliser. Ceux que je connais qui ont acheté un téléphone intelligent sont très satisfaits.
Richard : Avoir un téléphone intelligent ne veut pas dire qu’il faut l’utiliser. Le seul fait d’avoir avec vous votre agenda et votre bottin de contacts, pour que vous puissiez avoir accès et téléphoner aux clients, justifie probablement d’avoir un téléphone intelligent, même si vous ne l’utilisez pas pour vos courriels. Nous transportions des téléphones cellulaires. Nous transportions des PDA avec de l’information synchronisée avec votre ordinateur. Et nous n’avons jamais pensé que nous pourrions avoir l’accès internet à distance. Les téléphones intelligents, même si vous faites l’économie de l’accès internet, des courriels ou des messages sur une base instantanée, sont à mes yeux très justifiables.
Dan : Je pense que c’est un appareil essentiel. Mais à vous de déterminer quand l’utiliser, pour combien de temps, et quand l’éteindre. Parlez aux avocats qui ont des pratiques similaires et qui utilisent des téléphones intelligents pour voir si ça fonctionne bien pour eux. Pensez à ce que vous avez vraiment besoin de faire et prenez un plan qui vous permettra de le faire sans que ça vous coûte trop cher. Et demeurez conscient que si vous en dépassez les limites, si vous téléchargez plus de données que ce que vous permet votre plan, ça peut devenir rapidement très cher.
David : Avant d’acheter, évaluez ce dont vous avez vraiment besoin. Faites une liste des fonctions et services dont vous avez besoin avant d’aller au magasin. Vous finirez peut-être par acheter un peu plus que ce que vous aviez prévu, dépendamment des talents du vendeur. Je pense que si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctions d’un téléphone intelligent, alors un téléphone non-intelligent ordinaire, combiné à un logiciel d’accès à distance, pourrait très bien faire l’affaire. Et ainsi vous évitez ces problèmes de qualité de vie dont Jeff parlait plus tôt.
Simon : Alors la conclusion de la table ronde semble être que les téléphones intelligents peuvent rendre les avocats plus intelligents eux-mêmes.
Biographies
David Bilinsky, Vancouver : Consultant en gestion de la pratique avec le Barreau de la Colombie-Britannique. Dans une autre vie il a été un maniaque d’ordinateurs.
Simon Chester, Toronto (modérateur) : Associé en droit des affaires et en litige au bureau de Toronto de Heenan Blaikie.
Richard Ferguson, Edmonton : Avocat en droit des affaires à la firme de quatre avocats Lynass, Ferguson and Shoctor
Jeff Flax, Broomfield, Colorado : Consultant en technologie de litige et ancien administrateur du support de technologie nationale et de litige au bureau des services aux défendeurs des cours de justice américaines.
Dan Pinnington, Toronto : Directeur de PracticePRO, à la Lawyer’s Professionnal Indemnity Company, qui aide les avocats ontariens à éviter les réclamations pour mauvaise pratique.