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Quand un avocat ou une avocate d’un grand cabinet décide de fermer son bureau, le stress associé à un changement d’une telle ampleur est allégé lorsqu’il ou elle sait que ses associés, associées et collègues peuvent reprendre les rênes en temps opportun.
L’avocat doit avertir ses clients et clientes, expédier quelques documents au Barreau, préparer des notes à classer contenant les dates d’échéances et presto, il est libre comme l’air, avec la conviction que ses clients sont toujours entre bonnes mains.
Quand un avocat exerçant seul décide de fermer boutique, cependant, il est confronté à des situations – et à des listes de vérification – fort différentes.
Quand Marc L. Richard, de Beresford (Nouveau-Brunswick), a commencé à songer à la fermeture de son cabinet en 1996, il ne s’attendait pas à ce que le processus d’abandon de sa pratique prenne autant de temps..
« Le plus important, c’est d’essayer de compléter autant de travail que possible et de vous donner plus de temps que vous estimez nécessaire pour fermer le bureau », déclare Me Richard, qui a cessé d’exercer en cabinet pour se joindre au Barreau du Nouveau-Brunswick à titre de directeur général. « Certains avocats et avocates pensent qu’ils peuvent fermer boutique en trois mois mais le processus peut prendre jusqu’à 18 mois. Ça prend – ça m’a pris – beaucoup plus de temps que prévu. »
Vendre sa pratique
La plupart des avocats ont de la difficulté à vendre leur pratique, rapporte le chef de la direction du Barreau du Manitoba, Allan Fineblit. « Jadis les bibliothèques avaient une grande valeur, mais plus maintenant. Les livres valaient une fortune mais aujourd’hui c’est tout juste si vous réussissez à les donner – sauf peut-être aux studios de photographie comme arrière-plan. Et les clients ne peuvent faire partie d’une transaction puisqu’il faut leur laisser choisir leur nouvel avocat. L’achalandage n’a pas une grande valeur. »
Quand Me Richard a fermé son bureau à Beresford il s’est considéré « chanceux » d’avoir pu vendre sa pratique. « J’ai vendu mes dossiers de travaux en cours et de déboursements – mais c’est assez rare. En général, du moins au Nouveau-Brunswick, un avocat qui vend sa pratique ne sera payé que pour les déboursements d’un dossier. »
Me Richard précise que la plupart des clients ont opté pour l’avocat qui avait fait l’acquisition de son cabinet. Quant aux clients qui ne voulaient pas retenir les services de son successeur, leur nouvel avocat a remboursé Me Richard pour le temps déjà facturé.
Communiquer avec les clients
Considérant que les exigences des barreaux peuvent varier d’une province à l’autre, le Barreau de la Colombie-Britannique propose aux avocats d’avertir les clients par écrit. « Nous suggérons aussi de publier un avis dans les journaux pour demander aux clients de communiquer avec l’avocat pour récupérer leurs dossiers, ouverts ou fermés, les documents originaux et, bien sûr, les objets de valeur, testaments et fonds en fiducie. Il y a plusieurs choses que le client peut récupérer de l’avocat », précise Barbara Buchanan, du Barreau de la Colombie-Britannique.
Me Buchanan ajoute que le site Web du Barreau de la C.-B. contient, parmi les lignes directrices et exigences, une liste de vérification, un modèle d’avis aux journaux et un modèle de lettre à la clientèle en situation de fermeture de cabinet.
Me Richard propose de téléphoner aux clients avec des dossiers actifs pour leur demander ce que l’on doit faire avec leurs dossiers. « Par exemple, si un procès s’annonce (dans un proche avenir), cette information est normalement communiquée par téléphone. »
Les dossiers
Le renvoi des dossiers ouverts au client ou leur transfert à un autre avocat constitue une décision importante, selon Me Buchanan. « Le choix appartient au client, bien sûr », dit-elle.
Me Richard ajoute que le Barreau du Nouveau-Brunswick a adopté une volumineuse directive concernant la conservation et la destruction de dossiers. « Tout dépend de quel type d’affaire il s’agit. Vous devez conserver certains dossiers pour la vie, tandis que d’autres peuvent être détruits après dix ans. Mais ici, au Nouveau-Brunswick, plusieurs avocats qui ferment boutique conserveront les dossiers chez eux. »
Un avis doit aussi être expédié aux anciens clients les informant de la fermeture du bureau et les invitant à récupérer les dossiers fermés. Encore une fois, dans la plupart des provinces, le Barreau doit être informé de l’emplacement des dossiers fermés.
Affaires pendantes
Quand un avocat décide de ne plus exercer le droit, il doit essayer d’assurer une transition sans heurts avec le client, surtout s’il existe des dossiers actifs, note Me Buchanan. Dans un tel cas, il suggère de préparer une note de service très détaillée indiquant la nature du dossier et des travaux à compléter.
Bien sûr, l’avocat aurait besoin de discuter de la marche à suivre avec le client, et l’on espère que l’avocat songe à en informer les parties intéressées bien avant sa retraite ou la fermeture du bureau, ajoute Me Buchanan.
« Évidemment, l’avocat ne peut causer de préjudice à la position d’un client et l’abandonner à la dernière minute », déclare Me Fineblit. « L’avocat a la responsabilité d’assurer une transition sans heurts. Pour ce qui a trait aux affaires pendantes, il aura aussi des obligations envers le tribunal et devra prendre les mesures appropriées pour ne plus être l’avocat au dossier. Je conseille toujours aux avocats exerçant seuls de trouver une ou un collègue désireux et en mesure de le remplacer pour faciliter une transition imprévue – une invalidité ou tout autre motif. Pour ceux et celles qui n’agissent pas ainsi, le barreau finit le plus souvent par intervenir pour s’assurer que le client ne court aucun risque. »
Fonds en fiducie
Finalement, un compte en fiducie devrait être fermé – retourné au client ou au Barreau, ou transféré à un autre avocat – et un rapport final acheminé au Barreau, estime Me Fineblit. « Les fonds peuvent être retenus en attendant de remplir les conditions de la fiducie et dans une telle situation ces mêmes conditions devraient être imposées au nouvel avocat au moment du transfert des fonds. »
Dans les circonstances où les fonds ne peuvent être localisés ou si l’avocat ne sait pas à qui les fonds en fiducie appartiennent, l’argent peut être remis au Barreau.
Assurances
Généralement, les avocats n’ont plus besoin d’être assurés après avoir cessé d’exercer le droit, étant donné que la plupart des polices d’assurances renferment des dispositions qui couvrent les réclamations survenant après leur retraite mais relatives aux travaux exécutés avant leur retraite, explique Me Fineblit.
Marlane Press est journaliste à la pige à Vancouver
Adaptation d’un texte du magazine National