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Se faire payer par ses clients peut s’avérer un vrai casse-tête – nombre d’avocates et avocats exerçant seuls ou en petit cabinet y voient l’un de leurs principaux défis en tant que gestionnaires.
Comment donc tuer dans l’œuf les problèmes de recouvrement? « Obtenez à l’avance un mandat de représentation en justice suffisant de votre client, histoire de ne pas devoir le pourchasser pour vos honoraires », répond Me Mark Silverthorn, qui exerce seul à Cambridge, en Ontario. En faisant cela, l’avocat averti « risque de perdre 10 % de sa clientèle, mais s’évite presque tous les ennuis de comptes clients. »
Demandez un mandat de représentation pour chaque étape de votre travail, conseille Me Silverthorn, qui a travaillé pour certaines des grandes agences de recouvrement au Canada. À chaque étape son mandat; aussi faut-il informer le client que « la prochaine étape ne commencera qu’à l’obtention d’un mandat satisfaisant pour celle-ci. »
Demandez à tout client potentiel s’il a consulté d’autres avocats à propos de son problème : si vous êtes le quatrième et que personne n’a accepté, pensez-y bien avant de le prendre pour client, remarque Me Or Regev, de chez Hobbs Giroday à Vancouver.
Renseignez-vous le plus possible sur vos nouveaux clients : obtenez leurs adresses résidentielle et professionnelle et leur occupation. Il arrive qu’un client demande une entente d’honoraires conditionnels, faute de liquidités. Or, si cette requête garantit pas que vous ne serez pas payé, elle indique certes que votre client n’a pas les reins solides.
Demandez votre premier versement par chèque; comme l’indique Me Regev, « de cette façon, vous obtiendrez les renseignements bancaires du client, ce qui est important : impossible de pratiquer une saisie-arrêt sur un compte bancaire si vous ignorez où il se trouve. »
Expliquez au client à quoi s’attendre quant à la facturation dès qu’il retient vos services, conseille Me Chuck Merovitz, associé-gérant chez Merovitz Potechin à Ottawa, pour qui mandat de représentation en justice rime avec garantie de paiement. Il fait bien comprendre à ses clients qu’au-delà de ce que prévoit le mandat de représentation, du travail supplémentaire leur sera régulièrement facturé. En effet, « nos estimations n’étant jamais exactes, il y a toujours un solde à payer en fin de compte. »
N’attendez pas trop pour recouvrer une dette en souffrance : plus vous tardez, plus l’argent risque de vous échapper. Dotez-vous d’un logiciel qui vous avertit lorsque vos factures sont envoyées depuis 30, 60 et 90 jours, et entamez tôt vos démarches de recouvrement. Après 30 jours, appelez votre client ou écrivez-lui par courriel. Qui plus est, souligne Me Merovitz, en appelant ainsi vos clients, vous avez l’occasion parfaite de tisser des liens avec eux tout en répondant à leurs questions et préoccupations quant à leur facture.
La persévérance paie
Soyez tenace. Si l’appel ou le courriel ne fait pas l’affaire, envoyez une lettre. Consignez chaque appel effectué, chaque avis envoyé, et veillez à avoir sur papier la reconnaissance de dette du client et son engagement à payer ce qu’il vous doit.
L’essentiel est de persister, fait valoir Me Merovitz. « Si un compte reste trop longtemps en souffrance, vous risquez non seulement de ne jamais être payé, mais aussi de perdre votre client. Il ne reviendra pas vous voir, et sera gêné de vous recommander à qui que ce soit. Les comptes irrécouvrables, c’est très mauvais pour les affaires. »
Il faut savoir différencier le client qui ne peut pas payer de celui qui ne veut pas payer, ajoute Me Merovitz. « Si votre client est raisonnable, il vous avouera ne pas pouvoir payer et vous dira pourquoi. » À l’inverse, s’il « ne peut pas payer », renchérit-il, exigez des chèques postdatés.
Bien sûr, dans le cas d’un bon payeur qui en est à son premier retard, « vous serez enclin à vous montrer clément et à attendre à la prochaine facture pour lui rappeler ce qu’il vous doit », concède Me Regev. Mais si le client ne paie pas sa première facture à échéance, mieux vaut ne pas tarder. « Vous ne voulez pas lui laisser croire, en attendant un mois, que vous êtes prêts à lui laisser ce délai à chaque fois. »
Nombre de cabinets qui facturent mensuellement n’interviennent qu’après deux mois de retard, indique Me Regev, mais si « vous croyez raisonnable de penser que le client peine à vous payer, songez à interrompre votre travail jusqu’à ce qu’il vous paie. »
Au-delà des rappels
Si votre client fait la sourde oreille malgré vos multiples rappels téléphoniques et écrits, « il est temps de monter le ton », souligne Me Merovitz. « Vous pouvez soit le poursuivre, soit demander la liquidation de son mémoire », ajoute-t-il, soulignant que la liquidation est normalement la voie la plus rapide. Avec un jugement à cet effet, il est possible de pratiquer une saisie-arrêt sur la paie du client. « S’il s’agit d’un médecin, la saisie-arrêt peut s’opérer sur le Régime d’assurance-santé de l’Ontario. » Par ailleurs, vous pouvez mener un interrogatoire du débiteur judiciaire pour identifier les clients de votre client et en choisir un ou deux sur lesquels pratiquer la saisie-arrêt. »
Si le client ne paie toujours pas, vous pouvez en outre faire valoir votre « droit de confier le recouvrement à une agence d’évaluation du crédit, ce qui peut nuire gravement à sa capacité d’obtenir du crédit », indique Me Silverthorn. Bien que certains procèdent systématiquement de cette façon, les coûts pour ce faire correspondent à peu près au tiers de la somme due : n’employez ce moyen qu’en dernier recours.
Si tout échoue, « rien ne vous empêche de poursuivre le client pour défaut de paiement », remarque Me Silverthorn. En obtenant un jugement contre le client, l’avocat « a accès aux mêmes recours extraordinaires que n’importe quel autre créancier judiciaire »; il peut pratiquer une saisie-arrêt sur le compte bancaire ou le salaire du client, ou encore grever ses immeubles d’un privilège.
Mais parfois, mieux vaut laisser filer un compte impayé. « Si vous vous montrez trop agressifs, vous risquez fort de faire face à une poursuite pour négligence », remarque Me Merovitz, même si vous n’avez nullement été négligent. « Si je sais que le client est mécontent et ne me doit qu’un ou deux mille dollars, je risque de ne pas trop insister : je n’ai pas de temps à perdre à me défendre contre une poursuite. »
Ann Macaulay est une contributrice régulière à EnPratique de l'ABC.