Contexte :
L’ABC compte 39 sections qui offrent aux membres de l’ABC une plateforme leur permettant d’échanger et de s’impliquer dans des questions professionnelles qui leur tiennent à cœur, notamment par l’entremise de programmes de formation continue. Pour les membres de l’ABC, les conférences annuelles qu’organisent les sections constituent un élément central de cette expérience. Depuis la reprise des événements en présentiel à la fin de la pandémie de COVID-19, de nombreuses sections sont impatientes de tenir de nouveau des conférences en personne et les membres sont avides d’y assister. Cependant, compte tenu de contraintes logistiques actuelles, l’ABC a récemment reçu des demandes pour plus de conférences en personne qu’elle ne peut en organiser au cours d’une année donnée.
Afin de s’assurer de pouvoir organiser le plus grand nombre possible de conférences tous les ans, l’ABC a mis en place un processus de soumission et d’évaluation des conférences, qui vous est présenté dans le présent document. Le nombre de conférences qui peuvent être organisées chaque année sera réévalué tous les ans, toujours dans le but d’offrir le plus de conférences nationales possible de qualité aux membres de l’ABC.
1. Processus de soumission de conférence
- Chaque section de l’ABC souhaitant organiser une conférence en présentiel doit soumettre un formulaire de proposition de conférence au moins deux ans avant la date envisagée pour l’événement.
- La proposition doit préciser les dates proposées et la ville de préférence, le thème et le programme de la conférence, ainsi que les objectifs et résultats attendus. Les sections ne sont pas tenues de confirmer les panélistes à cette étape du processus de planification.
- La demande initiale ne se veut pas un engagement de longue durée pour les sections, mais doit comprendre assez de renseignements, comme indiqué dans les critères de sélection ci-dessous, pour permettre à l’ABC d’examiner la proposition lorsque le nombre de demandes de conférences en présentiel excède sa capacité de coordination.
2. Critères de sélection
Les propositions seront évaluées selon les critères ci-dessous. Veuillez noter que ces renseignements sont fournis à titre indicatif et peuvent faire l’objet d’une certaine souplesse. Lorsqu’un critère particulier ne s’applique pas à une proposition, il ne sera pas pondéré dans la proposition. À titre d’exemple, si une section n’a pas organisé de conférence au cours des dernières années, le critère relatif au succès de conférences passées ne sera pas pondéré et l’analyse reposera sur les autres critères.
| Critère | Description | Pondération |
|---|---|---|
| Clarté de l’objectif et du programme | Objectifs clairement définis, programme clair et résultats exploitables. Un programme clair est essentiel pour l’approbation et doit comprendre les nouvelles évolutions législatives, la valeur éducative, la formation continue et des sujets d’intérêt national. Il est reconnu que des créneaux puissent être réservés par les sections, au stade de la planification, à des questions juridiques émergentes. Veuillez l’indiquer lorsque c’est le cas. | 20-25 % |
| Taille de la section et engagement des membres | Nombre de membres de la section (information dont disposera l’ABC) et niveau de participation prévue. Cela contribue à assurer une grande incidence pour les membres. | 20-25 % |
| Succès de conférences passées | Participation, satisfaction des participants et viabilité financière de conférences passées. L’ABC disposera de ces renseignements et vous n’aurez pas besoin de les ajouter à votre proposition, à moins que vous souhaitiez souligner les principaux enjeux liés aux succès ou à des défis de conférences passées. | 15-20 % |
| Plan de mise en œuvre | Aperçu des éléments logistiques proposés en lien avec la planification du programme : échéanciers, responsabilités et attentes. Cela doit aussi inclure des informations sur les événements sociaux et de réseautage de la conférence (par exemple, réceptions, soupers, etc.). Le personnel de l’ABC examinera les détails relatifs au lieu de la conférence. Les sections ne sont pas censées communiquer directement avec les sites, mais peuvent formuler des recommandations. | 10-15 % |
| Considérations relatives à l’équité et à la diversité | Engagement envers une participation inclusive et des perspectives diversifiées parmi les panélistes, les tables rondes et le public. | 10-15 % |
| Potentiel de collaboration | Possibilités de collaboration avec d’autres sections et des intervenants externes, ou engagement accru entre des sections. | 5-15 % |
| Examen du cycle de conférence | Les sections organisant des conférences selon un cycle biennal recevront une pondération supplémentaire dans le processus d’évaluation afin d’assurer l’équité et la continuité. Cela prend en compte la réduction de la fréquence des occasions. | 5-10 % |
| Inscriptions gratuites | Nombre d’inscriptions gratuites préférées ou requises. | 15-20 % |
3. Processus de sélection
- Examen des présentations – Toutes les propositions seront examinées par le personnel de l’ABC et chaque proposition sera évaluée en fonction des critères ci-dessus. Les sections doivent soumettre des propositions complètes. Le personnel communiquera avec elles si des questions précises surgissent.
- Sélection – Le personnel travaillera avec les sections pour coordonner la préparation des conférences en présentiel qui sont choisies.
- Liste d’attente et conférence en ligne comme solution de rechange – Les sections qui ne sont pas sélectionnées au cours d’une année donnée peuvent se voir offrir des occasions de conférence en ligne ou être placées sur une liste d’attente en cas d’annulation et leur demande sera réexaminée l’année suivante.
4. Communication et transparence
- Toutes les sections recevront des commentaires sur leurs propositions.
- Les décisions concernant les choix seront communiquées à toutes les sections.
- Le processus vise à maximiser l’équité, l’incidence stratégique et la valeur pour les membres de l’ABC.
- Les sections sont encouragées à planifier longtemps d’avance, à collaborer avec d’autres sections et à consulter leur agent de liaison de l’ABC pour toute question au sujet du processus.
- La norme de l’industrie est d’offrir à un maximum de 15 à 20 % des participants et participantes une inscription gratuite afin d’assurer la viabilité de la conférence. Toutefois, des circonstances spéciales peuvent être prises en considération.
5. Prochaines étapes
- Les sections recevront un courriel les invitant à déposer leurs demandes de conférence pour l’exercice 2027–2028.
- Les sections disposeront d’un mois pour répondre (d’ici la fin du mois de février).
- Les soumissions seront examinées en mars et les décisions seront envoyées en avril.