Politique opérationnelle de l’ABC adoptée par le Conseil d’administration en novembre 2019.
Pour faciliter le signalement des plaintes et des préoccupations au chapitre des finances et de la comptabilité, des contrôles internes, de la vérification, des contraventions aux Principes de conduite et aux politiques de l’Association du Barreau canadien et des infractions présumées aux lois et règlements qui régissent l’ABC, le Conseil d’administration de l’ABC a mis en place les procédures suivantes concernant le dépôt de plaintes confidentielles et anonymes par les membres du Conseil d’administration, ainsi que par les employés et les bénévoles de l’ABC, à l’égard d’infractions réelles ou présumées.
Portée
La présente politique sur la dénonciation s’applique à tous les membres du Conseil d’administration, les employés et les bénévoles de l’ABC.
Plaintes concernant les finances ou la comptabilité
Les plaintes concernant les finances ou la compatibilité peuvent porter sur :
- la fraude ou la commission d’erreurs délibérées dans la préparation, l’évaluation, la révision ou la vérification des états financiers de l’ABC;
- la fraude ou la commission d’erreurs délibérées dans la production et la tenue des registres financiers de l’ABC;
- la présence de lacunes dans les contrôles internes de l’ABC ou le non-respect de ceux-ci;
- la présentation d’informations trompeuses ou de fausses déclarations au chef de la direction ou au directeur des finances, au président ou aux membres du Comité des finances, au personnel du service des Finances travaillant au bureau national ou au vérificateur (ou par l’une de ces personnes) relativement aux registres et aux rapports financiers ou aux rapports de vérification de l’ABC;
- tout écart à la publication complète et impartiale de la situation financière de l’ABC.
Les personnes qui désirent porter plainte concernant des questions liées à la comptabilité ou aux finances sont invitées à le faire de façon confidentielle et anonyme, conformément à la partie Signalement et règlement de comportement répréhensible des Principes de conduite de l’ABC.
Plaintes sur les questions de gouvernance
Les plaintes sur les questions de gouvernance peuvent porter sur :
- les infractions aux lois fédérales, provinciales ou territoriales qui pourraient exposer l’ABC à des amendes ou à des réparations civiles, ou qui pourraient causer un préjudice grave à la réputation ou à l’image de l’ABC;
- les comportements que l’on pourrait raisonnablement qualifier d’indignes ou de préjudiciables aux intérêts de l’ABC ou de ses membres;
- les comportements contraires à l’éthique qui contreviennent à n’importe quelle politique de l’ABC ou à ses Principes de conduite;
- les risques pour la santé, la sécurité et le bien-être des employés, des bénévoles et des membres de l’ABC, de même que du grand public.
Les personnes qui désirent faire une plainte sur la gouvernance sont invitées à le faire de façon confidentielle et anonyme, conformément à la partie Signalement et règlement de comportement répréhensible des Principes de conduite de l’ABC.
Procédures relatives aux plaintes
A. Contenu des plaintes
Les plaintes devraient contenir le plus d’information précise et factuelle possible pour permettre l’évaluation adéquate de leur nature, de leur étendue et de leur urgence, et ainsi faciliter les processus d’enquête et de traitement. Les renseignements à fournir comprennent, dans la mesure du possible :
- l’événement, la question ou le problème allégué sur lequel porte la plainte;
- le nom de toutes les personnes concernées;
- si la plainte concerne un ou plusieurs événements précis, la date et le lieu approximatifs de chacun d’entre eux;
- tout autre renseignement, document ou élément de preuve à l’appui de la plainte;
- le cas échéant, les mesures prises avant le dépôt de la plainte (p. ex. parler à un superviseur ou au directeur des ressources humaines)
B. Traitement des plaintes
Le processus de traitement des plaintes est expliqué à la partie Signalement et règlement de comportement répréhensible des Principes de conduite de l’ABC.
C. Confidentialité et anonymat
L’ABC préserve, dans la mesure du possible et dans les limites de la loi, la confidentialité et l’anonymat de toutes les plaintes et de l’évaluation et de l’enquête qui en découlent. Toutefois, en raison de contraintes légales ou internes, elle ne peut pas toujours garantir l’anonymat total. Dans certains cas, l’auteur de la plainte doit s’identifier pour que l’enquête soit menée ou pour assurer son bon déroulement, car il peut s’avérer difficile de recueillir le témoignage de personnes anonymes ou d’évaluer la crédibilité de leur plainte. Les personnes qui déposent une plainte doivent être avisées que leur identité pourrait être divulguée pour des raisons indépendantes de la volonté de l’ABC. Les personnes assujetties ou participant à l’enquête sur une plainte auront droit à la confidentialité sous réserve des mêmes restrictions.
D. Protection contre les représailles
La personne ayant déposé une plainte de bonne foi ne sera pas renvoyée, rétrogradée, suspendue, menacée, harcelée ni autrement distinguée par l’ABC. Elle ne fera l’objet d’aucunes représailles sur la base de ses actions légales, et sa dénonciation ne portera pas atteinte aux conditions de son emploi. Tout employé de l’ABC reconnu coupable d’avoir contrevenu à la présente politique dans le traitement d’une plainte s’expose au congédiement. De même, tout bénévole ou membre du Conseil d’administration reconnu coupable d’avoir contrevenu à la présente politique dans le traitement d’une plainte s’expose aux sanctions prévues aux paragraphes 9(3) et 28(1) du Règlement numéro 1 de l’ABC.
E. Le signalement et la conservation des plaintes et des enquêtes
Le chef de la direction conservera un registre de toutes les plaintes faisant état de leur réception, de l’enquête et de leur traitement, et préparera un résumé du registre à l’intention et à la demande du Conseil d’administration. Les copies des plaintes ainsi que le registre seront conservés par le chef de la direction de façon confidentielle.
Textes faisant autorité
Règlement numéro 1 de l’ABC
Principes de conduite de l’ABC