Principes de conduite

Préambule et objet

L’Association du Barreau canadien (ABC) s’est engagée à privilégier un milieu de travail inclusif, respectueux et professionnel conforme aux normes d’intégrité, d’équité et de collégialité les plus élevées. Les présents Principes de conduite s’appliquent à tous les membres, employés, bénévoles et représentants de l’ABC, ainsi qu’aux participants et aux invités des événements et activités commandités par l’organisation (les « participants de l’ABC »), de même qu’à leurs interactions en personne et sur les réseaux sociaux ou autres médias électroniques. L’observance de cette politique est essentielle à la confiance des membres, de la profession juridique, du public et des autres parties intéressées. Les Principes de conduite s’ajoutent aux règles encadrant les membres de la profession et s’appliquent à tous les participants de l’ABC.

1. Définitions

1. « harcèlement » Comportement consistant à diriger à l’endroit de quiconque dans le milieu de travail des commentaires vexatoires (verbaux ou écrits) ou des actions ou une conduite dont il est évident, ou raisonnable de croire, qu’ils sont indésirables, offensants, humiliants ou dénigrants. Exemple : commentaires, blagues ou allusions qui rabaissent, ridiculisent, intimident ou offensent.
2. « harcèlement sexuel » Avances sexuelles non désirées, sollicitation de faveurs sexuelles ou autre conduite de nature sexuelle créant une atmosphère hostile, intimidante ou offensante.

2. Intégrité et professionnalisme

L’utilisation d’un langage offensant, menaçant ou agressif, tous moyens confondus (téléphone, courriel, médias sociaux, forum de discussion, en personne, etc.), ne sera pas tolérée et peut entraîner un refus de service ou un arrêt des services.
Les participants, dans leurs activités au nom de l’ABC à quelque titre que ce soit et dans leurs rapports avec les autres participants, doivent :

1. être honnêtes, intègres, respectueux de l’éthique et professionnels;
2. observer l’ensemble des lois, règlements, ordonnances et normes professionnelles applicables;
3. éviter les conflits d’intérêts et signaler sans tarder toute situation susceptible de diminuer leur impartialité ou leur capacité d’agir dans l’intérêt supérieur de l’ABC;
4. être courtois, polis, empreints de bonne foi et respectueux entre eux;
5. coopérer pleinement aux enquêtes, tout en respectant la confidentialité du processus;
6. respecter le principe fondamental voulant que les bénévoles soient généreux de leur temps et de leurs compétences;
7. participer aux activités de l’ABC de façon constructive, en coopérant avec les autres participants, et éviter toute conduite inappropriée, impolie ou mauvaise pour la réputation de l’ABC et de ses participants;
8. s’abstenir de demander des ressources ou l’usage d’installations de l’ABC de façon injustifiée ou excessive, y compris le temps d’autres participants, des ressources financières et des technologies de l’information;
9. comprendre que si une requête a déjà reçu une réponse et est présentée de façon répétée, l’ABC considérera le dossier clos.

3. Respect et inclusion

1. L’ABC s’est engagée à favoriser la diversité et l’inclusion. Les membres doivent traiter les autres avec respect et dignité, quels que soient leur race, leur ascendance, leur lieu d’origine, leur couleur, leur origine ethnique, leur citoyenneté, leurs croyances, leur genre, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, leur expression de genre, leur âge, leur situation matrimoniale ou familiale ou leur handicap.
2. Il est interdit d’utiliser un langage offensant, menaçant, impoli ou agressif, tous moyens confondus (téléphone, courriel, en personne, médias sociaux, etc.)
3. Sont strictement interdits le harcèlement, la discrimination, la diffamation, l’intimidation et le harcèlement sexuel.
4. Il est attendu que les membres favorisent activement un environnement inclusif garantissant l’égalité des chances pour tous dans la profession.

4. Collaboration et collégialité

1. Les participants de l’ABC doivent interagir avec leurs collègues, le personnel de l’ABC, les parties intéressées et le public dans un esprit de coopération et de respect mutuel.
2. Le dialogue constructif et l’écoute active sont recommandés pour résoudre les conflits et parvenir à un consensus dans l’intérêt supérieur de l’ABC et de la profession.
3. Les participants de l’ABC doivent cultiver la confiance et la cote d’estime en reconnaissant le succès collectif de l’ABC et de la profession juridique.
4. Les membres et bénévoles de l’ABC doivent rechercher le consensus par l’ouverture dans les discussions et les débats, en tenant dûment et respectueusement compte des dissidences légitimes.

5. Gouvernance et conformité

1. Les membres doivent respecter les politiques, règlements administratifs, procédures et processus de gouvernance de l’ABC.
2. Les membres occupant des postes de direction doivent toujours servir l’intérêt supérieur de l’ABC et éviter les actions pouvant nuire à la mission ou à la crédibilité de l’organisation.

6. Confidentialité et protection de la vie privée

1. Les participants de l’ABC doivent protéger les renseignements confidentiels obtenus du fait de leur association avec l’organisation, y compris les renseignements personnels de collègues et d’autres parties intéressées.
2. Les bénévoles et les employés, dans le cadre de leurs activités quotidiennes, peuvent recevoir des renseignements délicats concernant, entre autres, le travail d’une section de l’ABC ou encore les plans, pratiques, programmes, méthodes, tarifs, clients, bénévoles, membres ou employés de l’ABC. Ces renseignements doivent rester confidentiels.
3. L’ABC mettra tout en œuvre afin de garantir la confidentialité du processus de plaintes pour harcèlement, mais ne peut assurer la confidentialité absolue des parties.
4. Tous les travaux, mémoires et documents produits par les sections et comités de l’ABC sont confidentiels et ne doivent pas être communiqués, divulgués ni mentionnés dans une tribune publique, y compris les médias sociaux, avant d’avoir été formellement examinés, approuvés et publiés par l’ABC. Cette règle garantit que toutes les communications sont en phase avec les priorités stratégiques de l’ABC et assure l’intégrité du travail de représentation de l’organisation.
5. Pendant leur participation et après celle-ci, les participants de l’ABC ont et conservent l’obligation de respecter la confidentialité des renseignements obtenus.

7. Responsabilité

1. Les membres sont responsables de leurs actions et doivent assumer leur responsabilité quant au respect des valeurs et principes énoncés dans la présente politique.
2. Les membres sont fortement encouragés à signaler à la direction du service des RH ou à toute autre autorité compétente de l’ABC leurs préoccupations, les incidents ou les infractions à la présente politique et à appliquer les mesures et procédures prévues aux présentes.
3. Les représailles contre quiconque fait un signalement de bonne foi sont strictement interdites.
4. L’ABC peut imposer les mesures disciplinaires prévues au paragraphe 8.11 à un membre de l’ABC radié de son ordre professionnel de juristes ou ayant fait l’objet d’une suspension ou d’une mesure disciplinaire de celui-ci. Le membre peut faire appel des mesures disciplinaires selon les dispositions énoncées ci-après.

8. Traitement des plaintes et enquêtes

1. Obligations légales de l’ABC : Si l’ABC a connaissance d’une situation ou information indiquant un manquement potentiel à la présente politique ou à une obligation légale, elle peut enquêter de façon formelle ou informelle, même en l’absence d’une plainte officielle.
2. Dépôt d’une plainte : L’ABC ou un de ses participants peut déposer une plainte s’il croit qu’il y a eu manquement aux Principes de conduite. Les motifs de plainte comprennent, sans limitation :
   1. le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel;
   2. la discrimination ou l’intimidation;
   3. une faute professionnelle ou l’atteinte à l’intégrité ou à la confidentialité;
   4. tout autre manquement à la politique.
3. Forme et contenu des plaintes : Les plaintes doivent être adressées par écrit au service des RH de l’ABC et contenir :
   1. le nom de la personne ou des personnes qui auraient enfreint la présente politique;
   2. une description détaillée du manquement allégué, avec indication des dates et lieux, preuve à l’appui;
   3. les coordonnées de l’auteur de la plainte et des témoins.
4. Confidentialité : Les plaintes et rapports sont traités en toute confidentialité afin de protéger l’identité des parties, exception faite des cas où la divulgation est exigée par la loi ou nécessaire à la tenue d’une enquête rigoureuse.
5. Examen initial de la plainte
   1. Dès réception de la plainte, le service des RH de l’ABC en accuse réception par écrit.
   2. Le service des RH analyse la plainte et décide si elle relève de la présente politique et si assez de renseignements sont fournis pour justifier d’y donner suite.
   3. Les rapports et plaintes à caractère frivole ou vexatoire, ou qui ne relèvent pas de la politique, peuvent être rejetés à cette étape, auquel cas l’auteur de la plainte est avisé du rejet et des motifs.
6. Règlement informel : L’auteur de la plainte ou l’intimé peut vouloir régler le dossier de manière informelle avant la tenue ou la fin d’une enquête, ou avant qu’une décision soit rendue. L’ABC ou l’une des parties peut demander un règlement informel. Pour que ce processus en vaille la peine, les participants doivent s’y prêter volontairement sans crainte de représailles. À tout moment, l’auteur de la plainte ou l’intimé peut signaler qu’il préfère qu’une enquête soit menée ou une décision prise. En cas de règlement informel, le dossier est clos.
7. Enquête
   1. Si la plainte va de l’avant, un enquêteur impartial est désigné. Il peut s’agir de quelqu’un de l’ABC ou d’un expert externe en enquête en milieu professionnel ou organisationnel.
   2. La personne accusée d’une inconduite (l’intimé) est alors avisée de la plainte et peut y répondre. L’avis comprend :
      1. un résumé des allegations;
      2. de l’information sur le processus d’enquête;
   1. 1. l’échéance de soumission de la réponse.
8. Recherche des faits
   L’enquêteur recueille l’information pertinente, notamment au moyen :
   1. d’entrevues avec l’auteur de la plainte, l’intimé et les témoins, le cas échéant;
   2. des documents, communications ou autres preuves à examiner.
9. Mesures temporaires : S’il y a lieu, la direction du service des RH de l’ABC ou sa personne désignée peut prendre des mesures provisoires (suspension des privilèges de membre ou du droit de participer aux activités) pour garantir la sécurité et l’équité du milieu de travail pendant l’enquête. Dans ce cas, l’ABC tâchera d’opter pour les mesures les moins lourdes sans compromettre la sécurité. Ces mesures sont indépendantes du résultat de la plainte et n’ont aucun caractère disciplinaire.
10. Rapport d’enquête et décision
    1. À l’issue du processus, l’enquêteur rédige un rapport résumant les conclusions. Aucune mesure disciplinaire n’y sera recommandée; le rapport fera seulement état des faits constatés en lien avec les allégations.
    2. Le rapport d’enquête sera remis à la direction du service des RH (ou sa personne désignée), qui l’examinera et décidera s’il y a lieu de prendre des mesures correctives, y compris d’éventuelles mesures disciplinaires ou administratives, selon le cas.
    3. L’auteur de la plainte et l’intimé seront tous deux informés par écrit du résultat. L’avis renfermera :
       1. un résumé des conclusions de l’enquête;
       2. la raison de la décision;
       3. l’information sur les mesures disciplinaires, le cas échéant.
11. Mesures disciplinaires
    Les mesures disciplinaires peuvent comprendre ce qui suit, sans limitation :
    1. avertissement ou réprimande formel;
    2. formation ou counseling obligatoire;
    3. suspension temporaire des droits ou privilèges du membre;
    4. renvoi d’un poste d’élu ou de personne désignée;
    5. résiliation des droits du membre ou renvoi d’un poste de direction;
    6. toute autre mesure disciplinaire ou administrative jugée appropriée.
    Les mesures disciplinaires seront proportionnelles à la gravité du manquement, aux antécédents de l’intimé et aux conséquences pour l’ABC et ses membres.
12. Procédure d’appel
    1. L’auteur de la plainte ou l’intimé peut en appeler de la décision ou de la mesure disciplinaire dans les 30 jours suivant la réception de l’avis de décision.
    2. Le Comité de gouvernance et d’égalité du conseil d’administration de l’ABC désignera trois personnes qui formeront un comité d’appel. Ces personnes seront des membres indépendants n’ayant pas participé à l’enquête initiale.
    3. Le comité d’appel peut confirmer, modifier ou annuler la décision; son jugement est sans appel.
13. Tenue des dossiers
    Les dossiers des plaintes, enquêtes et résultats sont conservés en lieu sûr pendant au moins sept ans.
14. Interdiction de représailles
    1. Sont strictement interdites les représailles contre une personne qui dépose une plainte, participe à une enquête ou fait un signalement de bonne foi.
    2. Les allégations de représailles feront l’objet d’une enquête et seront traitées à part comme une autre infraction à la présente politique.