Politique de l’ABC sur le pouvoir de signer des documents financiers

Date d’entrée en vigueur : 24 avril 2025

Objet

La présente politique a pour objet d’établir des directives claires en matière d’autorisation des dépenses au sein de l’Association du Barreau canadien, afin de garantir une gestion financière efficiente, d’assurer la conformité avec les seuils d’importance relative de l’organisation, de prévenir le fractionnement des contrats et d’assurer une surveillance adéquate des opérations financières.

Énoncé de politique

La présente politique vise à :

• Assurer la transparence et la responsabilisation dans la prise de décisions financières.
• Empêcher le fractionnement des contrats ou le regroupement des opérations pour contourner les seuils d’autorisation.
• Maintenir une surveillance efficace des dépenses ayant des répercussions financières importantes.

La Politique sur le pouvoir de signer des documents financiers s’applique à l’autorisation des contrats et des paiements, ce qui comprend, sans s’y limiter, les chèques, les virements électroniques de fonds, les virements bancaires et les paiements par carte de crédit.

Signataires autorisés

Voici les signataires autorisés de l’ABC :

Conseil :

• Président
• Vice-président
• Président du Comité des finances

Personnel :

• Chef de la direction
• Chef des finances
• Che de la représentation
• Directeurs supplémentaires, tels que déterminés par le chef de la direction

Tous les paiements nécessitent deux signatures ou autorisations.

Limites d’autorisation

Les seuils d’autorisation pour les dépenses prévues et non prévues au budget sont les suivants :

Dépenses prévues au budget

Dépenses non prévues au budget

Fractionnement des contrats et regroupement des opérations

Pour maintenir l’intégrité de la surveillance financière :

1. Interdiction de fractionner un contrat : Les opérations ou paiements connexes ne doivent pas être divisés pour éviter de dépasser les seuils d’autorisation.
2. Regroupement des opérations : Toutes les dépenses connexes sont regroupées pour déterminer le niveau d’autorisation approprié.

Autorisation numérique

1. Signatures numériques : Dans la mesure où les technologies sont disponibles, toutes les autorisations électroniques doivent faire appel à une technologie de signature numérique sécurisée afin de renforcer la responsabilité et de rationaliser les processus.
2. Autorisations par courriel : Les autorisations par courriel sont permises en l’absence de la technologie de signature numérique disponible; le personnel doit prendre des mesures raisonnables pour s’assurer de l’authenticité des courriels et pour conserver une piste de vérification.

Procédures

1. Présentation des demandes : Toutes les demandes de dépenses doivent être présentées avec les documents appropriés, y compris la justification et la confirmation de l’alignement budgétaire.
2. Processus d’autorisation :
   • L’autorité approbatrice doit vérifier la conformité à la présente politique et confirmer la disponibilité des fonds.
   • Les autorisations doivent être documentées et conservées aux fins de la vérification.
3. Surveillance : Le service des finances surveille la conformité aux seuils d’autorisation et signale les écarts au Comité des finances.

Responsabilités

1. Directeurs et cadres supérieurs : Veiller au respect des limites d’autorisation au sein de leurs équipes.
2. Service des finances :
   • Superviser la mise en œuvre et le respect de la présente politique.
   • Effectuer des vérifications périodiques afin de repérer les cas de non-conformité et d’y remédier.
3. Conseil d’administration : Superviser les décisions financières de grande valeur et assurer leur harmonisation avec les objectifs de l’organisation.

Examen et modifications

Cette politique sera révisée chaque année par le Comité des finances afin d’assurer son harmonisation avec les besoins de l’organisation et les exigences réglementaires. Les modifications seront approuvées par le Conseil d’administration.

Conclusion

La présente politique d’autorisation des dépenses établit un cadre rigoureux pour la prise de décisions financières, en veillant à ce que les dépenses soient autorisées de façon appropriée, qu’elles respectent le seuil d’importance relative de l’organisation et qu’elles fassent l’objet d’une surveillance adéquate. Le respect de cette politique est obligatoire pour tout le personnel et les membres du Conseil d’administration.