Politique de l’ABC sur les rôles et responsabilités des administrateurs

Date d’entrée en vigueur : 5 juin 2026

Le présent document accompagne le Mandat du Conseil d’administration (le « CA ») de l’Association du Barreau canadien (l’« ABC »). Il décrit les attentes et les responsabilités des administrateurs (et administratrices) individuels afin de s’assurer que le CA s’acquitte efficacement de son rôle de surveillance, de gouvernance et d’intendance pour l’ABC.

1. Obligations fiduciaires

Les administrateurs occupent une position de confiance et doivent agir dans l’intérêt supérieur de l’ABC dans son ensemble, de manière à appuyer ses objectifs énoncés dans la loi constitutive de l’ABC, ses règlements généraux, ses ordonnances et ses politiques. À titre de fiduciaires, les administrateurs doivent :

1. Devoir de loyauté : Agir avec honnêteté et bonne foi dans l’intérêt supérieur de l’ABC dans son ensemble. L’administrateur peut prendre en considération les intérêts des membres et des autres parties prenantes, à condition que ces intérêts ne l’emportent pas sur son devoir envers l’Association dans son ensemble.
2. Obligation de diligence : Agir avec le soin, la diligence et la compétence qu’une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances comparables. Les administrateurs doivent veiller à ce que l’ABC fonctionne de manière conforme et éthique.
3. Conflits d’intérêts : Adhérer à la Politique de l’ABC sur les conflits d’intérêts afin d’éviter les situations où leurs intérêts personnels pourraient entrer en conflit avec leurs obligations fiduciaires envers l’ABC.
4. Confidentialité : Protéger la confidentialité des délibérations du CA et de toute information non publique de l’ABC, y compris les dossiers financiers, la rémunération du personnel, les renseignements personnels des employés et des membres, ainsi que les plans stratégiques, jusqu’à leur divulgation officielle aux membres. Les administrateurs ne doivent pas enregistrer, diffuser, publier sur les médias sociaux ni autrement les renseignements transmis ou examinés lors des réunions du CA ou de ses Comités.

2. Professionnalisme, intégrité et conformité

Les administrateurs doivent respecter les normes d’intégrité, de professionnalisme et de conformité de l’ABC, car l’adhésion à ces principes maintient la confiance des membres dans le cadre de gouvernance de l’ABC. À cet égard, les administrateurs doivent :

1. Principes de conduite : Respecter les principes de conduite de l’ABC.
2. Cadeaux et marques d’hospitalité : Faire preuve de jugement et d’intégrité lorsque des cadeaux ou des marques d’hospitalité leur sont offerts dans le cadre de leur mandat au sein du CA. Les administrateurs ne peuvent accepter que de modestes marques d’appréciation ou d’hospitalité qui sont d’usage et qui ne visent pas à influencer la prise de décisions ni à créer un sentiment d’obligation. Tout cadeau ou toute marque d’hospitalité pouvant raisonnablement être perçu comme une tentative d’influencer les décisions du CA, ou dont la valeur dépasse le seuil nominal, doit être refusé ou signalé au secrétaire pour orientation. Les administrateurs sont tenus de déclarer sans réserve toute offre ou acceptation de cadeaux ou de marques d’hospitalité susceptible de créer un conflit d’intérêts potentiel ou apparent.

3. Préparation et participation à la réunion

Pour assurer une surveillance efficace des activités et des affaires de l’ABC, les administrateurs doivent participer pleinement aux processus décisionnels du CA. Les administrateurs doivent démontrer ce qui suit en prévision des réunions du CA et de ses Comités :

1. Préparation aux réunions : Examiner attentivement tous les documents distribués avant les réunions, y compris le procès-verbal de la réunion précédente. Les procès-verbaux doivent être examinés pour en vérifier l’exactitude, et toute correction ou omission doit être signalée au secrétaire avant leur approbation.
2. Présence : Assister régulièrement à toutes les réunions du CA et des Comités auxquels ils sont affectés. Les absences doivent être communiquées au secrétaire avant toute réunion prévue.
3. Contributions éclairées : Participer activement aux réunions en fournissant des commentaires constructifs, en participant aux discussions et en posant des questions.
4. Prise de décisions : Les décisions concernant les mesures d’importance ou les éléments significatifs requièrent l’approbation formelle du CA. Les décisions sont habituellement prises à la majorité des voix lors des réunions du CA, chaque administrateur disposant d’une voix. Le vote par procuration n’est pas autorisé.
5. Délibération et vote : Une décision est adoptée à la majorité des voix exprimées en faveur de la mesure par les administrateurs présents à la réunion. Les discussions constructives, les questions stratégiques et la diversité des perspectives sont encouragés lors des délibérations des administrateurs. L’obligation de chaque administrateur est envers l’ABC, et non envers une division, une section, un comité ou une autre instance de l’ABC. Lors de tout vote, chaque administrateur doit agir dans l’intérêt supérieur de l’ABC, conformément à ses obligations fiduciaires décrites ci-dessus. Bien que les administrateurs ne soient pas les mandataires de l’instance qui les nomme, les désigne ou les élit, ils sont invités à apporter aux délibérations du CA l’expérience, les connaissances et les perspectives qu’ils ont acquises dans le cadre de leur engagement auprès de cette instance.
6. Solidarité du CA : Une fois une décision prise, les administrateurs sont tenus d’en respecter l’issue et de s’abstenir de contester ou de critiquer publiquement la décision ou le processus suivi. Les décisions du CA représentent le discernement collectif de ses membres, le produit de délibérations au cours desquelles les administrateurs ont eu l’occasion de se faire entendre et de faire valoir leur point de vue. Lorsqu’ils s’expriment publiquement sur des questions du CA, les administrateurs doivent présenter les décisions comme étant la position collective du CA. Les administrateurs peuvent, sur demande, faire consigner leur dissidence dans le procès-verbal de la réunion.

4. Collaboration et relations au sein du CA

L’efficacité du CA dépend de l’action collective de ses membres, la délégation de fonctions spécialisées à ses comités permanents, ainsi que sur l’apport d’une perspective stratégique et le soutien accordés à l’équipe de direction. Les administrateurs doivent :

1. Participation aux comités : Siéger à l’un des quatre comités permanents : Vérification et risque, Gouvernance et équité, Finances ou Politiques.
2. Gouvernance collaborative : Travailler avec les autres administrateurs de manière collaborative et respectueuse.
3. Surveillance constructive : Collaborer avec la haute direction tout en maintenant une surveillance indépendante.
4. Soutien à l’équipe de direction : Aider le président et chef de la direction à maintenir un environnement de gouvernance ordonné et productif.

5. Connaissances et compétences professionnelles

Il incombe aux administrateurs de maintenir les compétences nécessaires pour assurer une gouvernance et une intendance efficaces. Cela comprend les activités suivantes :

1. Orientation et formation : Participer au programme d’intégration des nouveaux administrateurs et poursuivre une formation continue.
2. Connaissance et maîtrise des politiques : Connaître les principales politiques, ainsi que le règlement administratif et les ordonnances de l’ABC, afin de s’assurer que toutes les décisions adoptées par le CA sont conformes au droit applicable.
3. Conscience des risques : Se tenir au courant des principaux risques auxquels l’ABC est exposée ainsi que de son programme de gestion des risques.

6. Recours aux experts

Dans l’exercice de leurs fonctions, les administrateurs ont le droit de s’appuyer sur les avis du vérificateur de l’ABC et d’autres conseillers professionnels.