Dépenses autorisées et méthodes de remboursement

Formulaire de demande de remboursement

GÉNÉRALITÉS

1. Toutes les dépenses doivent être comprises dans le budget approuvé.
2. Remboursement : Veuillez présenter les rapports de dépense dans les 15 jours de la réunion, de l’activité, etc., accompagnés de la documentation complète. Un reçu doit accompagner toute demande de remboursement, qu’elle soit pour une demande de remboursement des dépenses ou un paiement par carte de crédit. Les reçus peuvent être numérisés et transmis par voie électronique à condition que le numéro de TPS/TVH et le montant total soient clairement visibles. Les demandes de remboursement devraient être présentées accompagnées d’un formulaire de demande de remboursement des dépenses dûment rempli.
3. Comités et sections : Financement alloué aux membres des comités de direction seulement.
4. Téléconférences : examiner, en premier lieu, la possibilité d'organiser des téléconférences au lieu de réunions en personne.
5. Les réunions doivent être organisées par l'entremise du bureau national soixante (60) jours à l'avance.
6. Les réunions se dérouleront là où c'est le plus rentable.

A. DÉPLACEMENTS SUR DE LONGUES DISTANCES

1. Déplacement et hébergement : Vous devez utiliser les services de réservation du service des Réunions de l’ABC et l’agence de voyages de l’ABC, Direct Travel (anciennement McCord Travel Management).
2. Tarifs aériens : Veuillez utiliser les points Aéroplan dans la mesure du possible et minimiser les coûts de transport en utilisant les tarifs aériens d'excursion; la première classe et la classe affaires et des haltes ne sont pas autorisées. Nous autorisons certaines dérogations à ces directives dans des circonstances exceptionnelles avec approbation préalable seulement - communiquez avec la personne-ressource du bureau national.
   1. Réservations : Les réservations pour les voyages devraient être effectuées dès que possible et jusqu’à quatre semaines à l’avance pour obtenir le meilleur prix.​
   2. Changements : Il incombera au membre du personnel ou au bénévole d’acquitter personnellement le prix de toute modification effectuée après la réservation originale causée par quelque autre motif qu’un besoin de l’ABC, y compris les frais de modification, les écarts entre les coûts du voyage, les écarts entre le coût en points, et tout autre coût connexe.
   3. Bagages : L’ABC couvrira le coût d’un bagage enregistré par membre du personnel ou bénévole, qui assumera le coût de tout bagage supplémentaire.
   4. Sélection de siège : L’ABC couvrira le coût de la sélection de siège pour les membres du Conseil d’administration dont les vols excèdent trois heures. Tous les coûts connexes à la sélection de siège pour les voyages de moins de trois heures sont à la charge du membre du personnel ou du bénévole.
   À noter : Bien que les personnes qui se déplacent doivent fournir un effort raisonnable pour utiliser les services centraux de réservation du service des Réunions de l’ABC et de l’agence de voyages de l’ABC, le personnel et la personne qui se déplace ont la latitude de travailler autrement tant que les efforts de gestion des coûts sont cohérents avec cette politique. Les scénarios possibles incluent des problèmes d’accessibilité que l’agence de voyages n’est pas en mesure de résoudre, ou si la personne qui se déplace préfère conduire. Dans de tels cas, une approbation préalable est requise de la part de la personne-ressource de l’ABC et un montant maximum autorisé sera convenu.
3. Accès au salon : (présidence, vice-présidence, présidence du Comité des finances, chef de la direction) Le coût d'accès au salon est approprié s'il est moins élevé que le coût du repas économisé par cette personne. Ainsi, on s'attend à ce que le coût d'accès au salon remplace les dépenses liées aux repas.
4. Conjoint ou conjointe : Les voyages à l'étranger peuvent être envisagés, sous réserve de l'approbation préalable de la directrice des Finances pour ce qui est du personnel, à l’exception du ou de la chef de la direction, et par la personne qui préside le Comité des finances pour le ou la chef de la direction et les bénévoles. Si la personne qui préside le Comité des finances soumet ce type de demande, elle doit alors obtenir l'approbation préalable auprès de la présidence ou de la vice-présidence.
5. Annulations : Les membres doivent donner un avis suffisant ou bien assumer eux-mêmes les frais d'annulation.

B. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

1. Transport : Tel que réservé et organisé par l'entremise de l'agence de voyages de l'ABC (McCord Travel Management) et défrayé par l'ABC.
2. Taxi ou service de covoiturage : Dépenses raisonnables, selon les nécessités.
3. Automobile (personnelle ou en location) : Entre 48 ¢ et 64,5 ¢ par kilomètre, selon le tableau ci-dessous, jusqu'à un maximum des meilleurs taux excursion disponibles pour le transport commercial; fournir les originaux des reçus pour l'essence. Ces taux ont été adoptés dans la directive du Conseil national mixte, à laquelle se conforme le Conseil du Trésor du Canada, et sont en vigueur depuis le 1^er avril 2024. Ils seront mis à jour tous les ans pour refléter les taux les plus récents avant d'entamer le processus budgétaire.
   
   Aux fins du calcul de la pleine valeur monétaire, multipliez le nombre de kilomètres par le taux de cents/km pour la province ou le territoire de départ/début du déplacement.Tableau de taux de kilométrage selon la province ou le territoire

   Province ou territoire	Cents/kilomètre
   Alberta	52,5
   Colombie-Britannique	56,5
   Manitoba	54,0
   Nouveau-Brunswick	57,5
   Terre-Neuve-et-Labrador	59,5
   Territoires-du-Nord-Ouest	70,0
   Nova Scotia	58,0
   Nunavut	69,0
   Ontario	59,0
   Île-du-Prince-Édouard	56,5
   Québec	57,0
   Saskatchewan	53,5
   Yukon	70,0

4. Stationnement : Dépenses raisonnables, selon les nécessités.
5. Hôtel : Les tarifs maximums, tels qu’approuvés au budget approuvé, taxes comprises.
6. Repas : Les taux maximums alloués par repas sont indiqués ci-dessous :Les taux maximums alloués par repas

   Repas	Taux
   Petit-déjeuner	24,90 $
   Déjeuner	25,20 $
   Dîner	61,85 $
   Rafraîchissements	17,30 $

   Ces taux ont été adoptés dans la directive du Conseil national mixte, à laquelle se conforme le Conseil du Trésor du Canada, et sont en vigueur depuis le 1^er avril 2024. Ils seront mis à jour tous les ans pour refléter les taux les plus récents avant d'entamer le processus budgétaire.
   
   Les reçus pour les repas et les boissons doivent inclure une liste détaillée des articles, ainsi qu’un reçu de carte de crédit. Le reçu ou la demande de remboursement des dépenses doit indiquer les parties présentes et le but de la réunion (le cas échéant) si le reçu justifie une demande à l’égard de repas consommés par plus d’une personne. La politique de l’ABC sur les voyages prévoit une indemnité journalière pour les repas. Le ou la chef de la direction exercera son pouvoir discrétionnaire pour approuver les demandes excédant les montants maximums prévus par la politique.
   
   Accueil de groupes : Permis avec justification raisonnable à l'appui (en lien avec la promotion des affaires de l'ABC) lors de l'accueil d'un groupe de personnes. Les motifs à l'appui doivent être énoncés au moment de soumettre les reçus et le nom de toutes les parties doit figurer sur le reçu.
7. Appels interurbains/Télécopies : Aucun remboursement sans justification des fins professionnelles de l'ABC poursuivies.
8. Dépenses relatives aux personnes à charge :  L’ABC remboursera les frais de garde raisonnables, soit de jusqu'à 8 $ l’heure pour un enfant ou un adulte à charge (jusqu’à concurrence de 75 $ par jour) et 15 $ l’heure pour deux enfants ou deux adultes à charge et plus (jusqu’à concurrence de 150 $ par jour). Ces tarifs s'appliquent aux dépenses engagées pour la garde de personnes à charge indépendamment du genre de service de garde retenu (c'est-à-dire, les services d'un établissement, d'une nourrice, d'un gardien ou d'une gardienne ou autre). L’ABC remboursera de telles dépenses engagées par les membres qui sont convoqués à des réunions nationales prévues du Conseil d’administration, de comités, de sous-comités, de groupes de travail, de sections ou à des projets spéciaux en soirée ou au cours de week-ends.
   
   Les réclamations relatives aux frais de garde de personnes à charge ne peuvent être présentées que dans les situations où d'autres types de dépenses peuvent être, à juste titre, réclamés à l'ABC et toutes les politiques générales applicables aux demandes de remboursement en raison du travail effectué pour l'ABC s'appliquent également à cette politique.
   
   Le remboursement des frais de garde ne peut être réclamé qu'à l'égard d'enfants à charge et d’adultes à charge.
   
   Excepté dans le cas d'une autorisation obtenue du trésorier ou de la trésorière, seule une personne extérieure à la famille peut garder les personnes visées par la demande de remboursement des frais de garde.
   
   La demande de remboursement doit être accompagnée des reçus relatifs aux frais de garde réels et chaque reçu doit préciser la date et les heures de travail pour chaque journée, ainsi que le nom et l'adresse du gardien ou de la gardienne de même que le nom des personnes gardées.
9. Frais accessoires : Frais (exemples : téléphone, télévision payante, lessive, nettoyage à sec) payés par le membre.

C. FRAIS DE BUREAU

1. Les frais de bureau des membres doivent être soumis au plus tard quinze (15) jours suivant la fin de l'exercice financier, soit le 31 août. Photocopies : 0,10 $ (impressions); téléphone (impressions); aucuns frais de secrétariat; télécopie, tarifs de transmission seulement (impressions) - maximum : 0,25 $ par page. Les comptes soumis après quatre-vingt-dix (90) jours ne seront pas remboursés.

UNE APPROBATION PRÉALABLE DOIT ÊTRE OBTENUE AUPRÈS DU COMITÉ DES FINANCES POUR TOUTE EXCEPTION.  POUR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS, VEUILLEZ COMMUNIQUER AVEC LE BUREAU NATIONAL.