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III Assemblées générales

10. Assemblées générales

Les assemblées générales de l’Association sont :

  1. l’assemblée annuelle;
  2. toute assemblée extraordinaire.

11. Assemblées annuelles

L’assemblée annuelle de l’Association se tient au moment et au lieu que le Conseil d’administration fixe, mais pas plus de 15 mois après l’assemblée annuelle précédente et pas plus de six mois après la fin du dernier exercice financier de l’Association. Le Conseil d’administration peut décider qu’une assemblée annuelle ait lieu à l’extérieur du Canada.

12. Assemblées extraordinaires

  1. Le Conseil d’administration peut convoquer une assemblée extraordinaire de l’Association, qui se tient au moment et au lieu au Canada qu’il indique.

  2. Le Conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire sur demande écrite des comités de direction d’au moins la moitié des divisions qui comptent au total au moins la moitié des membres ayant droit de vote de l’Association.

13. Avis de convocation

  1. Un avis de convocation à une assemblée générale est donné aux membres au plus 60 jours et au moins 30 jours avant la date de l’assemblée.

  2. L’avis peut être donné selon l’une ou plusieurs des méthodes suivantes :

    1. par courrier, messagerie, voie électronique ou téléphonique, ou remise en main propre à chaque membre;

    2. dans une publication de l’Association envoyée à tous les membres.

  3. Pour une assemblée extraordinaire, l’avis indique la raison pour laquelle l’assemblée est convoquée.

14. Quorum

  1. Cent membres de l’Association ayant droit de vote et présents constituent le quorum pour une séance de l’assemblée générale de l’Association. Aucun point à l’ordre du jour ne doit être traité à une séance d’une assemblée générale à moins que le quorum ne soit atteint au début de la séance.

  2. Si le quorum est atteint au début de la séance, toute décision prise par la suite est valide même s’il n’y a plus quorum au moment de la décision.

15. Déroulement des assemblées

Une assemblée générale peut être tenue en personne, par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication qui permet à tous les participants et les participantes de communiquer adéquatement les uns avec les autres si l’Association rend ce moyen de communication disponible. La participation à l’assemblée constitue la présence à l’assemblée aux fins du calcul du quorum. Les membres ne peuvent pas voter par procuration.

16. Règles de procédure

Les règles de procédures Robert afférentes aux assemblées publiques régissent les délibérations sauf disposition contraire des ordonnances.

17. Points à l’ordre du jour à l’assemblée annuelle

À chaque assemblée annuelle de l’Association :

  1. le président ou la présidente prononce une allocution pour faire état des affaires de l’Association et pour s’exprimer sur d’autres sujets de son choix;
  2. les membres examinent et prennent en considération les rapports du Conseil d’administration et de ses comités;
  3. les membres examinent et prennent en considération les états financiers vérifiés;
  4. les membres nomment le vérificateur ou la vérificatrice de l’Association, qui doit être comptable professionnel agréé;
  5. les membres examinent les résolutions et votent sur celles-ci;
  6. les membres traitent des autres points qui sont dûment soumis à l’assemblée.