Fait rapport au :
Comité des finances
Dates limites :
Rapport d’étape : 1er novembre 2018
Rapport final : 31 décembre 2018
Mandat :
1er août au 31 décembre 2018
Contexte
L’ABC repose encore et toujours sur ses sections, vecteur incontesté de création de communautés, de formation continue (FC) et de représentation. Cependant, l’évolution des sections au fil du temps a entraîné la complexification de leurs mécanismes sous-jacents. Pendant de nombreuses années, une bonne partie des tâches touchant à l’administration des sections nationales et à leur planification budgétaire relevait du Conseil des sections nationales et, plus particulièrement, de son sous-comité du budget. Or ces deux entités sont disparues à la mise sur pied de la nouvelle structure de gouvernance de l’ABC. Le présent Groupe de travail a donc pour objet de se pencher sur l’administration des sections nationales dans leur ensemble, et plus particulièrement sur les revenus reportés, les structures de tarification et cadres politiques entourant la FC ainsi que le processus budgétaire annuel.
Formule de partage des revenus tirés de la FC par les sections nationales (revenus reportés)
Lorsqu’une section présente dans l’année des séances de formation continue en salle moyennant des frais d’inscription, les revenus nets sont inscrits pour fins administratives à titre de revenus reportés et déposés dans des comptes individuels ou appartenant au Conseil des sections nationales (CSN); sous réserve de certaines lignes directrices, les sections pertinentes peuvent ensuite accéder aux fonds pour les vouer à leurs activités ultérieures. Or, le CSN est chose du passé et les forums, convertis en sections – un état de fait que la politique en vigueur ne reflète pas. Qui plus est, la gestion des comptes de revenus reportés des sections, qui peuvent contenir des revenus d’autres sources, représente une tâche chronophage pour plusieurs membres du personnel du bureau national.
Tarification et politiques entourant la formation continue en salle
À l’heure actuelle, les prix et le budget des séances de FC en personne sont fixés de manière à s’équilibrer. Le maintien d’une tarification raisonnable pour les membres devrait rester une priorité. Un autre mode de tarification répondrait-il mieux aux besoins des membres et des sections? Devrait-on réviser, dans cette optique, les politiques financières de l’ABC entourant les séances données par les sections?
Planification budgétaire des sections
Les comités de direction des sections ont toujours participé de près au processus détaillé de planification budgétaire qui s’entreprend chaque année. Or, leur participation est amoindrie dans une certaine mesure pour l’année 2018-2019 par la création d’une enveloppe « commune aux sections » permettant au bureau national de présenter un budget global des activités annuelles ordinaires au Comité des finances. Le Groupe de travail devrait évaluer l’opportunité d’étendre cette approche de sorte à permettre aux sections et à leurs comités de direction de se concentrer sur l’établissement de leurs priorités et de leur plan de travail, que leur personnel pourra ensuite intégrer dans une demande budgétaire unique.
Éléments livrables
- Recommandation d’une solution de rechange au présent système de revenus reportés.
- Recommandation d’une approche de tarification et des politiques financières pour les séances de FC données en salle par les sections.
- Recommandation d’un processus budgétaire.
- Recommandation de toute autre mesure jugée favorable à une gestion plus efficace des sections.
Processus
Les membres du Groupe de travail :
- examineront les politiques et les pratiques actuelles;
- établiront un plan de travail;
- consulteront intensivement les sections lors de l’élaboration de solutions de rechange;
- rendront compte au Comité des finances qui, à son tour, fera état au conseil d’administration des progrès réalisés par le Groupe de travail.
Soutien au personnel requis
Les membres du personnel faisant partie du Groupe de travail apporteront le soutien administratif nécessaire : planification des rencontres, prise de notes lors de celles-ci et distribution de ressources au besoin. D’ordinaire, la tâche de rédiger les rapports ne reviendrait pas principalement au personnel; aussi le Groupe de travail devrait-il définir les rôles et responsabilités de chaque membre dans son plan de travail.
Documents de référence
Les politiques en vigueur sur les revenus reportés, la formation continue et la préparation budgétaire des sections.
Composition
- Un membre du conseil d’administration qui siège également au Comité des finances;
- Un représentant des comités de direction des sections nationales;
- Un membre du Sous-comité des sections;
- Un membre du personnel du service des finances;
- Un membre du personnel de l’équipe des sections.
