Pratiques exemplaires
Indiquez clairement que vous travaillez en votre qualité d’avocat.
- Indiquez clairement que vous agissez à titre de conseiller juridique, et non à un autre titre, comme la gestion des opérations, la tenue d’enquêtes, etc. Communiquez votre rôle aux membres du personnel en cause pour limiter les malentendus concernant l’application du secret professionnel.
- Indiquez que vous agissez à titre de conseiller juridique dès qu’on vous affecte à une tâche ou qu’on vous demande de vous occuper d’un dossier.
- Inscrivez votre rôle sur les documents, si possible.
- Utilisez du papier à en-tête différent, une ligne de signature électronique explicite, etc. lorsque vous agissez à titre de conseiller juridique.
- Faites appel à un conseiller juridique externe si vous avez des préoccupations au sujet du maintien de la distinction des rôles dans un cas donné.
Mettez en place les politiques internes appropriées.
- Élaborez des systèmes organisationnels (procédures internes) qui maintiennent des distinctions claires entre les fonctions opérationnelles et le service juridique, ce dernier étant responsable de toutes les questions ayant des incidences juridiques.
- Exigez que les communications au conseiller juridique soient faites par écrit, particulièrement lorsqu’il s’agit d’une demande de conseils juridiques sur une question donnée.
- Envisagez de mettre en place un processus de références prévoyant que les demandes de conseils juridiques sont toujours présentées par l’entremise de la même personne-ressource.
- Vérifiez que les gens qui ont une formation juridique et des responsabilités opérationnelles évitent de donner des conseils juridiques en tout temps. Les avis juridiques doivent provenir d’un conseiller juridique travaillant au service juridique.
- Établissez un système permettant la communication régulière et fréquente de l’importance d’indiquer clairement que des dossiers sont « confidentiels », « privilégiés », etc., et de tenir ces dossiers à l’écart des dossiers de gestion et d’exploitation ainsi que des autres dossiers non juridiques.
Établissez de bonnes pratiques de communication.
- Répondez à une demande de conseils juridiques en mentionnant les conseils juridiques sollicités, demandant les renseignements dont vous avez besoin, énonçant les étapes que vous suivrez vraisemblablement pour fournir les conseils juridiques et expliquant la démarche à suivre pour le client afin que le secret professionnel soit protégé.
- Inscrivez sur les documents des notes appropriées comme « privilégié », « confidentiel » ou « préparé à la demande du conseiller juridique en vue de la prestation de conseils juridiques ».
- Vérifiez que les communications démontrent l’emploi et l’application de compétences juridiques et renferment des conseils.
- Indiquez que la communication a pour objet des conseils juridiques. Lorsque vous sollicitez des renseignements auprès de tiers, particulièrement auprès des employés, prenez soin de déclarer que les renseignements sont nécessaires pour que vous puissiez fournir à la société des conseils juridiques.
Faites suivre par tous les procédures du bureau.
- Faites en sorte que chaque membre de l’organisation, vous y compris, sépare les dossiers juridiques des autres dossiers, particulièrement des dossiers touchant à la gestion et à l’exploitation et de tout autre dossier non juridique.
- Entreposez les dossiers juridiques dans un endroit sécurisé (classeur verrouillé, exigence de mot de passe, chiffrement, etc.) et limitez-en l’accès.
- Vérifiez que les dossiers juridiques renferment seulement les documents pertinents pour la question juridique en cause et démontrent que le conseiller juridique a appliqué ses connaissances et compétences juridiques.
Répondez aux préoccupations sur la perte du secret professionnel.
- Informez les membres appropriés du personnel de la possibilité que le secret professionnel ne s’applique pas afin qu’ils ne présument pas que les communications avec vous sont protégées lorsque :
- vous avez des préoccupations relatives à la séparation nécessaire entre vos obligations juridiques et vos autres fonctions organisationnelles;
- vos instructions relatives aux stratégies de protection du secret professionnel n’ont pas été suivies ou il est impossible de les mettre en place dans un cas donné.
Stratégies pour éviter la renonciation au secret professionnel.
- Préservez la confidentialité des documents reçus des conseillers juridiques ou envoyés aux conseillers juridiques, que ceux-ci soient externes ou internes. Limitez-en la diffusion.
- Limitez les communications avec les tiers. Soyez extrêmement prudent avant d’envoyer des documents à des gens qui ne peuvent pas raisonnablement être qualifiés d’employés ou de mandataires du conseiller juridique ou de l’organisation.
- Utilisez des conventions de non-divulgation avec les tiers et les mandataires et insérez-y une clause de non-renonciation au secret professionnel.
- Examinez les exigences réglementaires de dépôt de documents pour déterminer les cas où le dépôt peut être confidentiel. Déposez les documents de façon confidentielle dans tous les cas possibles.
- Faites valoir le secret professionnel clairement et dès que possible.
- À l’égard d’un litige en cours ou potentiel :
- Faites preuve d’une grande prudence avant d’indiquer dans les actes de procédure des éléments de connaissance organisationnelle ou de compréhension du droit (« état d’esprit »). Cela pourrait entraîner une renonciation implicite
- Faites en sorte que les témoins comprennent les incidences lorsqu’ils mentionnent un document protégé par le secret professionnel lorsqu’ils témoignent lors de l’interrogatoire préalable, d’une audience, devant la cour, etc.
- Dans les cas de fouille, de perquisition et de saisie, faites valoir le secret professionnel dès le début et exigez que les éléments soient mis sous scellés dans l’attente de la décision relative à la revendication du secret professionnel.
Stratégies pour éviter le refus du secret professionnel au motif que les communications n’ont pas été faites de façon confidentielle.
- Assurez l’usage restreint des communications et des documents qui, selon vous, pourraient nécessiter la protection du secret professionnel en :
- les mettant sous clé ou en sécurité de manière à en restreindre l’accès;
- en limitant l’accès seulement aux gens qui en ont véritablement besoin;
- inscrivant sur les documents et ailleurs qu’il est interdit d’en faire des copies, de les distribuer ou de les divulguer.
- Protégez l’organisation contre la communication non autorisée ou par inadvertance de documents à des tiers, particulièrement par courriel ou au moyen d’autres technologies similaires. Envisagez une protection par mot de passe, des systèmes de transmission sécurisés, le chiffrement, la vérification de l’adresse du destinataire, le recours à des pistes de vérification, etc.
Stratégies pour éviter le refus du privilège relatif au litige (les communications qui ne sont pas faites « principalement en vue de la préparation à un litige en cours ou prévu »)
- Indiquez, sur les documents mêmes, l’objet de la collecte d’information, notamment les entrevues, lorsqu’elle sert à la préparation en vue d’un litige. Utilisez plusieurs moyens pour l’indiquer (un paragraphe introductif, par exemple), et non pas seulement une étampe.
- Séparez l’information recueillie par objet et étiquetez les dossiers de façon appropriée, y compris en notant que le matériel servira à la préparation en vue d’un litige.
- Établissez une distinction entre les rapports internes ordinaires et les rapports d’enquête terminés en vue d’un litige (éventuel).
- Évitez d’inscrire dans les rapports d’enquête préparés en vue d’un litige (éventuel) des renseignements susceptibles d’avoir été obtenus à d’autres fins organisationnelles.
- Envisagez de faire appel aux services de conseillers juridiques externes aux fins d’enquêtes. On semble moins contester le secret professionnel dans de tels cas, car on présume que ces personnes agissent véritablement à titre professionnel.
* Cette liste de vérification est fondée sur des documents préparés par Robert Patzelt, C.R., « Solicitor & Client Privilege, A brief perspective from in-house counsel », avril 2011, p. 7 à 10.