Esprit-Embrumé

Chère Advy,

Auriez-vous des conseils à donner à un juriste en début de carrière qui rencontre des problèmes de concentration? Je traite tellement de projets dans une journée que j’ai l’impression de sauter d’une tâche à l’autre sans jamais avoir le sentiment d’accomplir quoi que ce soit. Le soir venu, je rentre chez moi d’humeur maussade et le cœur un peu lourd, parce que même si chaque heure est pleinement meublée (celle du repas du midi aussi, malheureusement), je n’arrive pas à citer la moindre tâche que j’ai menée à bien.

Sincères salutations,
Esprit-Embrumé

Cher Esprit-Embrumé,

Vous sentiriez-vous mieux si je vous disais que j’ai rédigé les notes relatives à cette lettre en juin, mais que je n’écris la réponse que maintenant?

Votre lettre met en évidence deux problèmes :

1. la nécessité de trouver des moyens de se concentrer;
2. le stress associé au fait de s’en vouloir pour ce que l’on perçoit comme un manque de concentration.

Bien sûr, puisque vous me demandez des astuces en matière de concentration, je vais vous donner quelques conseils. Fondamentalement, cependant, c’est au deuxième problème que nous devons consacrer du temps.

Vous avez plusieurs projets en cours. Lorsque vous passez de l’un à l’autre, il faut un certain temps à votre cerveau pour pouvoir se plonger profondément dans un autre projet. Si, bien sûr, vous devez passer à un troisième, à un quatrième, ou même à un cinquième projet, vous ne pouvez pas vous investir pleinement dans la résolution des problèmes qui vous sont soumis et répondre aux attentes de votre clientèle et de la direction de votre cabinet.

Quelles sont les situations qui vous contraignent à devoir passer d’un projet à l’autre? S’agit-il des courriels? Je vous suggère de fermer votre programme de messagerie électronique et de ne l’ouvrir que pour lire vos messages à des moments prédéterminés de la journée. Vous pouvez même configurer une réponse automatique pour avertir les personnes qui vous écrivent que vous ne lirez délibérément pas vos courriels tout au long de la journée. Fixez ensuite des moments de la journée où vous lirez vos courriels et réorganiserez éventuellement vos tâches en fonction des courriels que vous avez reçus. Est-ce des appels téléphoniques qui vous interrompent? Vous pouvez recourir à la même méthode en utilisant le message d’accueil de votre boîte vocale pour informer les gens de votre nouvelle habitude. Les interruptions sont-elles causées par des messages textes ou d’autres types de programmes de messagerie instantanée? Vous pouvez procéder à peu près de la même manière. Les interruptions sont-elles causées par des personnes qui entrent dans votre bureau? Cette situation est plus délicate, mais de la même manière que vous mettez en pratique une hygiène téléphonique et de messagerie saine, vous pouvez informer vos collègues que (par exemple) entre 14 h et 16 h chaque jour, vous fermerez votre porte, désactiverez votre messagerie électronique et mettrez votre téléphone en mode « Ne pas déranger » afin de pouvoir vous concentrer sur le travail de votre clientèle.

Vous pourriez objecter que vous êtes en début de carrière et que vous ne pouvez pas vous permettre de dire aux associés et associées principales ou à vos clients que vous ne pouvez pas subir de dérangement pendant certaines périodes de la journée. En réalité, vous pouvez et devriez probablement le faire. N’oubliez pas que ces personnes viennent vous voir pour régler un problème. Peut-être ont-elles besoin d’une recherche sur une question pour un mémoire à déposer. Peut-être ont-elles besoin de votre aide pour rédiger un contrat. Peut-être ont-elles besoin que vous vous présentiez au tribunal pour obtenir un ajournement. Quels que soient les détails de leur demande, le point commun est que ces personnes sollicitent votre expertise pour régler le problème, ce qui demande de la concentration. Prendre le temps de faire une chose à la fois est une proposition à valeur ajoutée sur le plan des services que vous leur rendez. Toutes les personnes qui se présentent à votre porte et voient un panneau annonçant que votre porte est fermée jusqu’à 16 h ne seront pas enchantées de devoir revenir plus tard, mais il y a fort à parier que la plupart d’entre elles le feront, surtout lorsqu’elles verront les fruits de cette habitude se refléter dans le produit de votre travail.

La communication est un élément clé de toutes ces pratiques. Expliquez aux personnes qui vous interrompent, ou qui pourraient vous interrompre, que vous refusez leur demande en ce moment parce que vous devez le faire pour fournir un travail de bonne qualité. Mieux encore, prévenez-les afin qu’elles ne viennent pas frapper à votre porte. Discutez avec votre responsable ou la personne qui vous encadre pour définir comment vous pouvez mettre ce plan en œuvre. Il se peut que certains problèmes soient suffisamment urgents pour que ces personnes ouvrent votre porte même lorsqu’elle est fermée, mais la plupart d’entre elles vous témoigneront du respect et de la reconnaissance pour vous efforcer d’atteindre les objectifs qu’elles ont elles-mêmes : recevoir d’excellents conseils juridiques.

Vous pouvez également vous aérer les esprits pour repartir du bon pied en faisant une promenade ou un exercice similaire peu stressant. Le fait de bouger influence directement votre capacité à mettre les choses en perspective et à établir des priorités. Si le stress vous gagne, faites une promenade, même courte. Au passage, je vous remercierais de bien vouloir manger à l’heure du midi. En sautant des repas, vous nuisez à votre propre productivité.

Nous, juristes, réinventons souvent la roue. S’il existe un processus que vous répétez souvent dans votre pratique (organiser des appels avec vos clients, déposer une ordonnance, organiser des conférences préalables à un procès, effectuer des recherches sur les sociétés ou autre), prenez une seule fois le temps de rédiger une feuille de contrôle détaillant la manière de procéder à chaque étape. Travailler avec un ou une assistante juridique peut vous faire gagner un temps précieux, même si cette personne est remplacée de manière permanente ou temporairement par une autre personne au sein du cabinet. Si vous devez réaliser chaque étape par vous-même, cette méthode pourrait au moins vous aider à continuer là où vous avez dû vous interrompre. Envisagez de créer et de conserver des listes de contrôle actives ou des instructions préétablies afin que la réalisation de vos tâches nécessite moins d’attention. Oui, chaque situation comporte des éléments uniques qui vous demanderont de vous adapter. Intégrez ces variables dans vos instructions afin de pouvoir cocher une case, remplir un blanc ou insérer facilement la partie personnalisée de la tâche à accomplir.

Vous pouvez également utiliser votre calendrier pour distinguer ce qui est vraiment urgent de ce que vous craignez simplement d’oublier de faire. Parfois, nous préférons passer d’un dossier à l’autre parce que nous craignons d’oublier complètement de traiter la dernière question qui se présente à nous si nous ne la réglons pas immédiatement. À cause de cette inquiétude, ce que l’on aurait pu faire plus tard dans la journée ou dans la semaine se transforme en impératif dont nous devons absolument nous occuper à l’instant même. Si vous recevez un courriel, vous pourriez craindre d’oublier de le traiter si vous ne laissez pas vos autres tâches de côté pour vous y consacrer. La plupart des courriels (ou des messages téléphoniques ou textes) ne sont pas urgents. Vous pouvez gérer l’anxiété que vous ressentez à l’idée de l’oublier si vous n’agissez pas immédiatement en fixant un rendez-vous dans votre agenda pour lire un courriel et y répondre, pour rappeler une personne qui a tenté de vous joindre, pour lire un message texte et y répondre, ou encore pour aller rejoindre Roger au bout du couloir pour discuter de cette affaire qu’il avait mentionnée. Joignez une copie du courriel ou une capture d’écran du message texte que vous avez reçu au rendez-vous fixé dans votre agenda. Vous pouvez en faire de même avec le fichier son d’un message téléphonique entrant ou une note concernant son contenu. Ainsi, au moment où vous aurez réellement le temps de vous en occuper, vous aurez tous les renseignements dont vous avez besoin sous les yeux. Le fait de transformer les distractions en rendez-vous futurs peut vous aider à gérer les interruptions.

Surtout, n’oubliez pas d’être honnête avec vous-même quant au temps nécessaire pour accomplir une tâche, et veillez à prévoir une marge de manœuvre afin d’établir des délais réalistes. Vous pourrez donc continuer à vous concentrer sur vos tâches en sachant que vous avez prévu suffisamment de temps pour les accomplir, sans vous soucier de devoir respecter un délai « trop court ».

Le problème le plus important que votre lettre met en évidence est la façon dont vous vous traitez vous-même.

La première ligne que j’ai ajoutée en plaisantant à moitié contient également un message sérieux : nous avons tous et toutes du mal à nous concentrer. Travailler sans interruption devient de plus en plus difficile à mesure que tels nouvel appareil, logiciel ou moyen pour solliciter notre attention apparaissent sur le marché. Il est de plus en plus difficile de faire une chose à la fois, et cette possibilité dépend de la société dans laquelle nous vivons et travaillons. Ce n’est pas un défaut de caractère.

Il existe sûrement des méthodes que vous pouvez utiliser pour améliorer votre capacité à vous concentrer. Outre les conseils donnés ci-dessus, vous pouvez vous entraîner et améliorer votre capacité à vous concentrer en recourant à la méditation de pleine conscience et à de nombreuses autres pratiques personnelles similaires, dont beaucoup sont proposées par le programme local d’aide aux juristes de votre région. Vous trouverez également un programme sur la façon de surmonter les obstacles à la pratique de la pleine conscience au quotidien parmi les programmes proposés dans le cadre de la série L’heure du bien-être.

Vous blâmer ne vous aidera pas à retrouver votre concentration. Il est prouvé que lorsque vous vous reprochez ce que vous considérez comme vos lacunes (en l’occurrence, le fait de ne pas avoir terminé une tâche en particulier dans la journée), vous compromettez votre capacité à améliorer votre rendement. Votre difficulté à vous concentrer n’est, comme son nom l’indique, qu’une difficulté. Rien de plus. Il ne s’agit pas d’un défaut ou d’une faiblesse de caractère, ni de quoi que ce soit d’autre. Il est tout à fait humain d’éprouver des difficultés à se concentrer lorsque de nombreux éléments viennent interrompre cette concentration, et il est probable que vous ne vous en sortiez ni mieux ni moins bien dans ce domaine que les personnes qui vous entourent. Lorsque vous vous en voulez d’avoir passé une journée sans terminer quoi que ce soit, pensez à ce que vous répondriez à un proche qui aurait exprimé le même problème. Essayez d’adapter votre discours pour qu’il ressemble davantage au conseil compatissant que vous donneriez à cette personne.

À la fin de chaque journée, essayez de consigner une tâche que vous avez bel et bien terminée, aussi petite soit-elle. Discutez avec vos responsables et vos collègues, et peut-être avec un ou une mentore, pour connaître leurs attentes quant à l’achèvement des travaux. Commencez votre semaine en dressant une liste de ce que vous voulez accomplir au cours de la semaine et suivez vos progrès dans la réalisation de ces tâches. Célébrez les petites victoires.

Je dois également ajouter que dans la réalité de la pratique du droit, il existe de nombreuses tâches qui ne doivent pas être achevées d’une seule traite. Il est judicieux de partager les ébauches des documents avec les membres de l’équipe et la clientèle afin d’obtenir leur avis avant de les finaliser. Il est souvent préférable de ne pas terminer un document sur l’attribution d’une dénomination sociale à une société (par exemple) tant que vous n’avez pas obtenu le résultat de la recherche sur cette société et que vous n’avez pas la certitude de lui attribuer la bonne dénomination. Nous ne pratiquons plus le droit en utilisant des formulaires préimprimés qu’il fallait dactylographier avant de les utiliser et, oui, croyez-le ou non, à l’époque où les ordinateurs de bureau n’existaient pas encore, c’est ainsi que les documents étaient générés. On s’attend désormais à ce que les documents fassent l’objet de nombreuses itérations. Pour reprendre une expression utilisée dans la Silicon Valley, faire les choses par petites étapes « n’est pas un bogue, mais une fonctionnalité », c’est-à-dire que le fait même de passer d’un projet à l’autre par petites étapes n’est pas nuisible, mais favorable à la qualité de votre travail juridique.

Il a fallu à Charles Darwin dix-sept ans et au moins quatre révisions complètes pour parvenir à la théorie de l’évolution par la sélection naturelle, et il n’a écrit sa version définitive que parce qu’il s’est rendu compte qu’une autre personne pourrait publier avant lui. Faites preuve d’indulgence envers vous-même lorsque vous vous reprochez d’avoir mis une semaine et procédé à deux réécritures pour rédiger cette mise en demeure.

Prenez bien soin de vous,
Advy