À mesure que le paysage juridique et non juridique de l’EDP continue d’évoluer, les entreprises et les avocats en droit des affaires devraient aborder et gérer les risques de l’EDP comme ils le font pour tout autre risque juridique, réglementaire et opérationnel.

Cette section met l’accent sur les pratiques exemplaires qui permettront aux juristes et à leurs clients de décider quand les activités ou les relations commerciales posent un risque trop élevé pour les droits de la personne ou quand les situations nécessitent des mesures d’atténuation.

L’objectif n’est pas de fournir des exemples de situations qui franchissent un seuil quelconque. De telles situations deviendront évidentes si les bons processus sont en place et respectés dans l’ensemble de l’organisation. Ultimement, les entreprises devront décider par elles-mêmes quand accepter ou refuser une occasion ou une relation, et quand imposer ou accroître des mesures de protection des droits de la personne.

Les principes fondamentaux de la conformité à l’EDP découlent des pratiques de gouvernance d’entreprise et de gestion des risques que connaissent déjà les avocats en droit des affaires. Voici les principaux éléments d’une gestion efficace des risques liés à l’EDP.

Structure de gouvernance. Un système de conformité à l’EDP exige une surveillance efficace au niveau du conseil d’administration de tous les risques liés à l’EDP, en tant qu’impératif juridique et stratégique. Des mécanismes devraient être en place pour signaler, le cas échéant, les problèmes liés à l’EDP et atténuer de telles préoccupations.

Politiques et procédures. Les entreprises devraient établir et communiquer publiquement un engagement corporatif de haut niveau à respecter les droits de la personne. Les entreprises devraient adopter et mettre en œuvre des politiques et procédures de soutien à l’échelle opérationnelle qui s’appliquent à l’ensemble de leurs activités, de leurs chaînes d’approvisionnement et d’autres tiers, conformément aux attentes des PDNU.

Les engagements politiques ne doivent pas être génériques, vagues ou tirés directement de ce que d’autres entreprises ont adopté. Les responsabilités qu’assume l’entreprise doivent être clairement énoncées dans des politiques écrites, concorder avec ce que l’entreprise fait tout dans l’ensemble de ses activités et correspondre à ce qui peut être accompli de façon réaliste. Ces responsabilités doivent être conformes aux principes opérationnels des PDNU.

Les énoncés de politique peuvent donner lieu à une prise en charge de l’obligation en droit avec risque de litige connexe. Les entreprises doivent donc s’assurer que les responsabilités qu’elles assument peuvent être pleinement et efficacement remplies en mettant l’accent sur des processus et systèmes qui visent à cerner, à atténuer et à prévenir les incidences négatives sur les droits de la personne, plutôt que de garantir des résultats internes.

Évaluations des incidences sur les droits de la personne et diligence raisonnable. La diligence raisonnable est l’outil opérationnel permettant aux entreprises « d’identifier leurs incidences sur les droits de l’homme, prévenir ces incidences et en atténuer les effets, et rendre compte de la manière dont elles y remédient ». La diligence raisonnable ne doit pas être abordée de manière transactionnelle. Les PDNU prescrivent d’exercer une diligence raisonnable « en permanence », qui exige qu’une entreprise évalue régulièrement l’efficacité de ses politiques et procédures pour atténuer les incidences négatives sur les droits de la personne.

Bon nombre d’entreprises traitent déjà d’autres enjeux, comme la lutte contre la corruption, et font déjà preuve de diligence raisonnable à cet égard. L’un des éléments clés de la diligence raisonnable en matière de droits de la personne est qu’elle est tournée vers l’extérieur, c’est-à-dire qu’elle cherche à déterminer comment une activité ou une transaction particulière aura des incidences sur les autres, et non pas sur l’entreprise.

Le paragraphe 23 c) des PDNU traite spécifiquement de la gestion du risque de causer des atteintes caractérisées aux droits de la personne ou d’y contribuer, y compris l’esclavage, en exigeant que les entreprises traitent ces risques sous l’angle du respect de la légalité. Une entreprise doit tenir pour acquis que l’organisation et ses administrateurs, dirigeants et employés peuvent être tenus légalement responsables des violations des droits de la personne ou de leur contribution à de telles violations.

Formation. Les organisations doivent offrir des formations, notamment des formations spécialisées adaptées aux responsabilités et fonctions des employés, administrateurs et dirigeants et partenaires d’affaires.

Tiers — Conduite des partenaires d’affaires. Comme indiqué à la section Conduite des partenaires d’affaires, les entreprises ont des obligations directes et indirectes en matière de droits de la personne. Il faut faire preuve de prudence dans les rapports avec les partenaires d’affaires actuels et potentiels afin d’assurer une diligence raisonnable et une surveillance appropriées. Les entreprises doivent également s’assurer de comprendre leurs engagements contractuels. Les émetteurs assujettis, en particulier ceux actifs à l’échelle mondiale, intègrent de plus en plus des clauses contractuelles de transmission dans les ententes d’approvisionnement. Les entreprises engagées dans des processus d’approvisionnement public au Canada et ailleurs sont de plus en plus tenues par les gouvernements de certifier que leurs chaînes d’approvisionnement sont exemptes de travail forcé et de travail des enfants.

Divulgations et rapports. En raison d’une combinaison d’exigences de production de rapports obligatoires obligatoires axées sur les intervenants (y compris les investisseurs) à l’échelle mondiale, les entreprises doivent gérer leurs divulgations liées à l’EDP (et plus généralement, à l’ESG). Il existe des cadres et des normes de production de rapports sur le rendement en matière de durabilité qui intègrent les PDNU.

Mécanismes de réclamation. Le PDNU 29 exige que les entreprises mettent en place des mécanismes de réclamation au niveau opérationnel afin d’offrir un recours lorsque leurs activités ont causé des violations des droits de la personne ou y ont contribué. S’il existe un risque de litige découlant d’une demande de recours, des mécanismes devraient être en place pour assurer l’examen et la surveillance juridiques. Les mécanismes de réclamation doivent être connus et accessibles aux intervenants visés. Un bouton « Contactez-nous » caché sur un site Web dans une langue inconnue des travailleurs ne répondra pas à cette exigence. Le PDNU 31 établit les critères d’un mécanisme efficace de réclamation, relevant ou non de l’État. Les mécanismes de réclamation doivent être légitimes, accessibles, prévisibles, équitables, transparents, compatibles avec les droits et constituer une source d’apprentissage continu.