La Section du droit des régimes de retraite commente les lignes directrices sur les communications électroniques

La communication électronique est un bon moyen pour faire passer vos messages. Cependant, l’abandon du papier et de l’encre se traduit par l’émergence de nouveaux enjeux.

Ainsi, la Section du droit des régimes de retraite et des avantages sociaux de l’ABC affirme dans un mémoire (disponible uniquement en anglais) adressé à l’ACOR, qu’il faut d’abord définir la communication électronique. Le concept est-il limité aux courriels, ou recouvre-t-il aussi les communications audio ou vidéo ou celles qui contiennent les deux? Que signifie l’exigence qu’une communication puisse être reproduite dans le cas d’une conversation sur Skype ou d’une séance de clavardage en direct?

La section a formulé des commentaires dans le cadre de la consultation effectuée par l’ACOR portant sur son avant-projet de révision de ses Lignes directrices 2 – La communication électronique dans le secteur des pensions. Alors que la section appuie l’utilisation des communications électroniques, elle a souligné un certain nombre de points dans les lignes directrices qu’il serait bon de clarifier.

Par exemple, elle suggère que la définition de la communication électronique tienne compte du fait que certains membres participants d’un régime pourraient être à la source de communications avec l’administrateur et que la portée de la communication « requise ou exigée » au sein des lignes directrices devrait être clarifiée.

Le consentement est un sujet brûlant de nos jours et il est minutieusement examiné dans les lignes directrices de l’ACOR. La section suggère une révision des lignes directrices pour indiquer que [traduction] « lorsque la législation sur les régimes de retraite autorise le recours à la présomption de consentement, le fait, pour un bénéficiaire, d’indiquer à l’administrateur du régime ou au commanditaire un système d’information particulier est réputé constituer le consentement du bénéficiaire à la communication électronique ». La section suggère en outre qu’il faudrait informer le bénéficiaire de son droit de révoquer son consentement immédiatement après avoir reçu l’indication quant au système d’information.

La section souligne notamment un certain nombre de domaines dans lesquels on pourrait faire incomber au bénéficiaire des communications électroniques l’obligation de veiller à ce que les voies de communication demeurent ouvertes et utilisables. Ainsi, elle suggère que les lignes directrices [traduction] « devraient reconnaître expressément l’obligation des bénéficiaires de tenir à jour leurs coordonnées, y compris leurs coordonnées électroniques ». Ils devraient en outre être tenus d’informer l’administrateur si une communication électronique n’a pas été reçue comme prévu.

La section affirme en outre que l’administrateur ne peut porter à lui seul la responsabilité de la sécurité des données et que les lignes directrices devraient reconnaître ce fait. L’administrateur peut déployer tous les efforts raisonnables pour garantir la sécurité de son propre système, dit la section, mais [traduction] « il pourrait se trouver dans la quasi-impossibilité de sécuriser les communications électroniques consultées sur le système d’information du membre participant au régime ou de son bénéficiaire auquel la communication est adressée. S’ils utilisent des voies électroniques pour communiquer avec les administrateurs de régimes, on doit présumer que les participants auxdits régimes acceptent la responsabilité de la protection des données et de la sécurité des données de leurs propres systèmes d’informations ».

Le mémoire soulevait d’autres préoccupations, telles que la question de savoir si une signature électronique est suffisante, la nécessité de fournir des originaux et la conservation des communications électroniques, ainsi que le nombre de couches d’authentification nécessaires pour accéder aux renseignements inclus dans une communication électronique.