Adjoint ou Adjointe de direction à la chef de la direction et à la cheffe de l’exploitation

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de la chef de la direction, et indirectement de la cheffe de l’exploitation, l’adjoint ou l’adjointe de direction est responsable de la planification et de l’organisation de l’horaire du chef de la direction et de la cheffe de l’exploitation, et de fournir l’aide administrative requise pour soutenir ces cadres dans l’exécution de leurs tâches.

La personne qui assume ce poste doit posséder un esprit d’initiative et être capable de mener plusieurs tâches d’importance de front avec un minimum de supervision. Elle doit être proactive dans l’évaluation des besoins du chef de la direction et de la cheffe de l’exploitation. Compte tenu de l’importance de ce poste dans la gestion des relations internes et externes, elle doit s’acquitter de ses responsabilités de manière professionnelle et préserver strictement la confidentialité des renseignements, comme il se doit pour un poste de confiance au sein de l’organisation. Elle travaille en étroite collaboration avec l’adjoint ou l’adjointe de direction de l’équipe de direction et du conseil d’administration.

EMPLACEMENT

66, rue Slater, bureau 1200 Ottawa (Ontario)

LANGUES

Bilinguisme préféré (anglais et français)

salaire

$37 - $38 par heure

FONCTIONS

• Fournir un soutien administratif à la chef de la direction et à la cheffe de l’exploitation, notamment en s’occupant quotidiennement des réponses aux correspondances et de diverses demandes, le cas échéant.
• S’occuper du calendrier et des déplacements du chef de la direction et de la cheffe de l’exploitation.
• En collaboration avec la chef de la direction et avec la cheffe de l’exploitation, et en tenant compte de leurs demandes, préparer le matériel pour toutes les réunions.
• Gérer la logistique des réunions (espace de réunion, repas et rafraîchissements) organisées par la chef de la direction et par la cheffe de l’exploitation.
• Assister aux réunions et assumer la responsabilité des réunions en personne ou en ligne, notamment la préparation de l’ordre du jour, la tenue des procès-verbaux et la planification du matériel à distribuer aux participants, ce qui comprend tout document de suivi, toute mesure à prendre ou tout point à débattre.
• Participer à la préparation du budget annuel et surveiller les dépenses tout au long de l’année afin d’assurer la conformité avec le budget annuel, et préparer des rapports connexes, au besoin.
• Développer et surveiller les budgets du bureau de direction et de la gouvernance avec la chef de la direction et avec la cheffe de l’exploitation.
• Préparer des demandes de remboursement de dépenses pour la chef de la direction et pour la cheffe de l’exploitation, et assurer un suivi pour garantir un traitement rapide.
• Collaborer avec un fournisseur tiers pour des services d’interprétation simultanée et de tenue des procès-verbaux.
• Assurer la coordination des réunions de l’équipe de gestion, préparer les procès-verbaux des réunions et gérer les mesures à prendre.
• Tenir à jour le portail de l’équipe de gestion.
• Organiser des appels Zoom et Teams ainsi que des réunions virtuelles pour la chef de la direction, pour la cheffe de l’exploitation et pour l’équipe de gestion.
• Participer à la logistique de l’assemblée générale annuelle (AGA), et coordonner et organiser d’autres événements importants, selon les demandes.
• Coordonner les réunions de liaison annuelles avec les principaux groupes d’intervenants, comme l’ABA, la FOPJC, l’AABC et l’ACJCP.

QUALITÉS

Exigences minimales en matière d’éducation :

• Diplôme d’études postsecondaires.
• Une combinaison d’études et d’expérience pertinentes sera prise en considération.

Exigences minimales en matière d’expérience :

• De cinq à sept années d’expérience dans des fonctions semblables.
• L’expérience en tant qu’adjoint ou adjointe à la direction dans un domaine juridique ou le travail direct avec des cadres supérieurs constitue un atout.
• Aptitudes organisationnelles avancées.
• Habiletés interpersonnelles avancées et capacité à faire preuve de tact, de diplomatie et de discrétion.
• Aptitudes avancées en résolution de problèmes et capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Compétences financières intermédiaires (capacité à travailler avec Excel, feuilles de calcul électronique et budgets).
• Capacité à travailler dans le respect de strictes échéances.
• Capacité à travailler de façon autonome et sous pression avec efficacité et efficience, à l’aise quant à la gestion de priorités changeantes.
• Compétences avancées en communications (orales et écrites) et excellent entregent.
• Compétences avancées en informatique (MS Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, Zoom, Teams, SharePoint).
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires et pour voyager, quand il le faut.

La présente description de poste ne se veut pas exhaustive, mais une représentation générale des principales responsabilités, tâches et qualités rattachées au poste.

Les candidats et candidates qui s’intéressent au poste doivent soumettre une lettre de présentation et un résumé.

L’Association du Barreau canadien s’engage à fournir des mesures d’adaptation pour les gens qui en ont besoin, à toute étape du processus d’emploi. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation au cours de ce processus, veuillez nous communiquer vos besoins à l’avance. Nous prendrons les mesures d’adaptation qui d’imposent au cas par cas.

Pas d'agence s'il vous plait.