La présente politique d’utilisation des médias sociaux, destinée à l’Association du Barreau canadien (« l’ABC » ou « l’Association »), a été conçue de manière à orienter, dans leur utilisation des différents réseaux sociaux, les membres du personnel, ainsi que les dirigeants bénévoles qui animent les activités des sections et comités de l’ABC nationale et des divisions de l’ABC. Cette politique offre des lignes directrices portant sur sept points.

1.0 Qui peut diffuser des messages?

• L’ABC reconnaît que tous les Canadiens et toutes les Canadiennes bénéficient du droit à la liberté d’expression et de l’égalité d’accès aux réseaux sociaux. La présente politique ne cherche pas à restreindre outre mesure les particuliers dans leur usage personnel des réseaux sociaux. Cette politique comprend cependant des lignes directrices destinées aux employés et aux dirigeants bénévoles de l’ABC qui utilisent les réseaux sociaux personnels. Ces lignes directrices visent la consolidation de la réputation du particulier ainsi que de celle de l’ABC.
• En outre, la présente politique établit des règles relatives à l’usage de comptes officiels de l’ABC sur les principaux réseaux sociaux (c’est-à-dire, Facebook, Twitter, YouTube et LinkedIn).
• Seules les personnes dûment mandatées par l’ABC (par exemple, les bénévoles qui font partie des sections et comités des divisions ou du bureau national, les employés qui ont été désignés pour les rôles de personnes-ressources, le personnel du Service des communications et les porte-parole désignés) peuvent utiliser les comptes officiels créés par l’ABC pour diffuser des messages au sujet de l’ABC et de ses activités.

2.0 Quel est le processus d’approbation des communications officielles de l’ABC?

• Le processus d’approbation des communications officielles de l’ABC (par exemple, les communiqués de presse, les messages de la présidence, les avis) publiées sur les comptes officiels de l’ABC est le même que pour d’autres formes de communications.
• L’ABC reconnaît qu’une des caractéristiques déterminantes des réseaux sociaux est la vitesse à laquelle circulent les informations. Il y aura des circonstances qui exigeront des réactions rapides, pour lesquelles le processus d’approbation régulier ne convient pas. Dans de telles circonstances, le personnel dûment mandaté du Service des communications pourra publier des messages sur les comptes officiels de l’ABC sans obtenir de nouvelles approbations. Les messages admissibles se limiteront :
  • aux messages de remerciement aux personnes qui adressent des compliments à l’ABC, ou qui transmettent les messages de cette dernière;
  • aux messages qui corrigent des informations erronées publiées par d’autres (par exemple, horaire inexact, adresse URL mal libellée, prix erronés);
  • aux messages de rappel portant sur des sujets qui ont déjà fait l’objet de messages publiés conformément au processus d’approbation régulier.

3.0 Quels sujets peuvent faire l’objet de discussions sur les réseaux sociaux?

3.1 Politique régissant les comptes officiels de l’ABC

• Sont des comptes officiels de l’ABC ceux dont on peut dire qu’ils représentent manifestement l’ABC ou ses divisions, sections et comités. Il faut les distinguer des comptes personnels de particuliers qui sont des employés ou des dirigeants bénévoles de l’ABC. En règle générale, et à moins qu’une politique adoptée par l’ABC ne l’autorise, les comptes officiels de l’ABC sur les différents réseaux sociaux ne devraient pas être utilisés pour des messages portant sur des sujets délicats qui risquent de susciter une réaction vigoureuse. Peuvent notamment faire partie des sujets délicats à éviter :
  • les déclarations qui sont fondées sur une opinion personnelle plutôt que sur la position officielle de l’ABC;
  • les déclarations qui sont fondées sur des hypothèses;
  • les déclarations défavorables au sujet de certains groupes (par exemple, des groupes dont l’ethnie, la nationalité, le sexe, ou l’activité professionnelle de leurs membres les caractérise);
  • les déclarations qui portent sur des vedettes populaires;
  • les commentaires qui suscitent de fortes émotions humaines.
• Les messages affichés sur les comptes officiels de l’ABC doivent concorder avec les directives de la Politique de l’ABC applicable aux porte-parole, la position générale de l’ABC, ainsi que les autres informations que présente l’ABC en ligne ou dans ses publications imprimées.
• Les messages affichés sur les comptes officiels de l’ABC doivent être exacts quant aux faits, actualisés et présentés d’une manière professionnelle qui valorise l’image générale de l’ABC et de la profession.
• Les messages affichés sur les comptes officiels de l’ABC devraient être axés sur des prestations de valeur pour les membres de l’ABC et sur la valorisation de l’image de l’ABC et de la profession juridique. Ces messages peuvent comprendre :
  • des articles qui annoncent les prochains événements que présentera l’ABC, ou les prochains ouvrages, articles, bulletins et textes de prise de position que publiera l’ABC;
  • des liens vers du nouveau contenu Web qui offre aux membres de l’ABC des renseignements précieux;
  • des liens vers des communiqués de presse et des informations diffusées par les médias, qui traduisent le rôle que joue l’ABC en sa qualité de porte-parole de la profession juridique canadienne.
• S’il y a lieu, les messages affichés sur les comptes officiels de l’ABC devraient comprendre des liens vers la documentation correspondante du site Web de l’ABC.

3.2 Politique régissant les comptes d’employés de l’ABC

• Si toute personne est libre de s’exprimer à son gré en diffusant des messages sur des comptes personnels, elle devrait le faire d’une manière qui reflète le fait qu’une obligation de représentation de l’ABC et de ses membres incombe aux employés de l’Association. En termes juridiques, les employés de l’ABC ont un devoir de loyauté envers l’Association et doivent s’acquitter de ce devoir lorsqu’ils utilisent les réseaux de communication de l’ABC et lorsqu’ils utilisent des comptes personnels de réseaux sociaux pendant leur temps libre.
• Les messages qu’affichent les employés de l’ABC sur les réseaux de communication de l’ABC et sur leurs comptes personnels doivent respecter les principes de la Politique de relations publiques et de la Politique d’emploi de l’ABC, dont notamment la Politique sur le harcèlement en milieu de travail et le Règlement régissant l’usage du système informatique. L’affichage, par un employé, de messages qui vont à l’encontre de ces politiques, pourrait constituer un motif de son congédiement. C’est le cas, entre autres, de messages dans lesquels figurent des menaces, des injures ou des commentaires diffamatoires à l’encontre de l’ABC, de sa direction, de ses membres ou de son personnel.
• Il est recommandé aux membres du personnel de l’ABC de porter une attention particulière aux détails des textes, des photographies et des vidéos qu’ils affichent sur leurs profils Internet, qu’il s’agisse de Facebook, LinkedIn, ou d’autres réseaux sociaux. Ces sites peuvent faire l’objet de recherches par d’autres, et les médias font état de personnes qui perdent leur emploi en raison de photographies ou de commentaires qu’elles ont affichés sur un réseau social. Il est recommandé aux membres du personnel de l’ABC de veiller à élaborer le contenu de tout ce qu’ils afficheront en considérant comme acquis que tous et toutes, y compris leurs directeurs et leurs collègues de travail, pourraient prendre connaissance de ce contenu.
• De par la nature des activités de l’ABC, les commentaires des membres de son personnel peuvent en tout temps passer pour des déclarations officielles de l’Association, et doivent donc représenter les valeurs essentielles de cette dernière. Toute évocation, sur un compte personnel, des activités de l’ABC par un membre de son personnel doit être accompagnée d’une déclaration de mise en garde semblable à celle qui suit : « Les points de vue exprimés ici sont ceux de l’auteur et ne reflètent pas nécessairement ceux de l’Association du Barreau canadien ». L’usage de la première personne contribuera également à souligner que les points de vue exprimés sont ceux de l’auteur et non ceux de l’ABC. Ce faisant, le membre du personnel de l’ABC doit demeurer conscient de son devoir de loyauté. Par ailleurs, ce dernier doit toujours s’exprimer de façon respectueuse à l’endroit de l’ABC, de sa direction, de ses membres et de son personnel, tout en veillant à ne pas divulguer des renseignements confidentiels ou faisant l’objet d’un droit de propriété de l’ABC, ou de l’information qui porterait atteinte aux politiques et aux prises de position publiques de l’ABC. Tout membre du personnel qui veut afficher ou diffuser une communication portant sur des événements internes et pouvant être jugée comme une atteinte au droit à la vie privée et à la confidentialité d’un employé ou d’un membre de l’ABC, doit demander la permission à ce dernier avant d’afficher ou de diffuser la communication en question.

3.3 Politique régissant les comptes personnels de dirigeants bénévoles de l’ABC

• Si toute personne est libre de s’exprimer à son gré en diffusant des messages sur des comptes personnels, elle devrait le faire d’une manière qui reflète le fait qu’une obligation de représentation de l’ABC et de ses membres incombe aux dirigeants bénévoles de l’Association.
• Les messages qu’affichent les dirigeants bénévoles de l’ABC sur leurs comptes personnels doivent respecter les principes de la Politique de relations publiques de l’ABC. L’affichage, par un dirigeant bénévole, de messages qui vont à l’encontre de cette politique sera étudié au cas par cas et pourrait mener à la perte de son mandat.
• Toute évocation des activités de l’ABC par un dirigeant bénévole doit être accompagnée d’une déclaration de mise en garde semblable à celle qui suit : « Les points de vue exprimés ici sont ceux de l’auteur et ne reflètent pas nécessairement ceux de l’Association du Barreau canadien ».

3.4 Politique régissant tous les comptes

• Tout ce qui constitue de la propriété intellectuelle de l’ABC ne peut être affiché que sur les comptes officiels de l’ABC, et ce, seulement après avoir pleinement rempli les critères du processus d’approbation régulier. (Par soucis de clarté, il est à noter que dans l’usage personnel qu’il fait des réseaux sociaux, il est permis à un individu de mentionner qu’il est membre de l’ABC.)
• Tout message affiché, que ce soit sur un compte officiel de l’ABC ou un compte personnel, doit respecter les lois qui sont applicables en matière de discrimination, de droit d’auteur, de diffamation verbale et de libelle diffamatoire, ainsi que de protection des renseignements personnels.
• Les informations confidentielles ne doivent jamais être divulguées.
• Des messages qui comprennent notamment des observations désobligeantes non justifiées, des commentaires scabreux, des allusions grivoises et des insultes personnelles ne doivent en aucun cas être affichés sur un compte officiel de l’ABC. Par ailleurs, dans le cadre de l’usage de comptes personnels, les employés et les bénévoles de l’ABC doivent tenir compte des répercussions que peuvent avoir les évocations d’abus de drogues et d’alcool, l’emploi de langage à caractère profane, les commentaires de nature scabreuse ou sexuelle, les attaques personnelles, ainsi que les remarques discriminatoires et obscènes sur leurs réputations et, par conséquent, sur celle de l’ABC. Si le chef de la direction de l’ABC ou le directeur exécutif ou la directrice exécutive d’une de ses divisions juge qu’un message de ce genre, qui est diffusé sur un compte personnel, pose un risque important à la réputation de l’ABC ou à celle d’un bénévole ou qu’il entrave sérieusement la capacité d’un membre du personnel à exécuter ses fonctions, des sanctions seront imposées contre l’employé qui en est l’auteur, conformément à la Politique de relations humaines de l’ABC ou à une politique d’une division en la matière. Les messages de bénévoles de l’ABC sont étudiés au cas par cas.
• Tout message affiché en ligne pourra être porté à la connaissance d’une personne qui ne fait pas partie de la communauté électronique précise à laquelle participe l’auteur du message. Il est donc recommandé d’élaborer tout message qui sera affiché en considérant comme acquis que n’importe qui pourrait prendre connaissance de son contenu.
• Un membre du personnel ou un bénévole de l’ABC ne doit pas utiliser son poste au sein de l’ABC pour appuyer un produit ou une entreprise, ou pour en faire la promotion, sauf sur approbation du chef de la direction de l’ABC ou du directeur exécutif ou de la directrice exécutive d’une de ses divisions.

4.0 Dans quelles circonstances le logo de l’ABC peut-il être utilisé?

• Comme le prévoient les Directives au sujet de l’utilisation de la marque de l’ABC, le logo de l’Association ne peut être utilisé que sur les comptes officiels de l’ABC.
• Le logo de l’ABC ne doit en aucun cas être utilisé sur un compte personnel. L’ABC reconnaît toutefois que lorsque quelqu’un « retweete » un message affiché sur un compte officiel, sur le site Web de l’ABC ou sur un compte officiel LinkedIn de l’ABC ou clique sur le bouton « J’aime » pour indiquer son appréciation d’un tel message, le logo de l’ABC pourrait alors se retrouver sur le compte personnel de la personne concernée. Une telle utilisation du logo de l’ABC serait jugée acceptable.

5.0 Surveillance des réseaux sociaux – Comment procédera l’ABC?

• Les réseaux sociaux de l’ABC feront l’objet d’une surveillance régulière.
• Le Service des communications de l’ABC sera chargé de la surveillance des principaux réseaux sociaux officiels de l’ABC nationale.
• Le bénévole désigné par l’entité concernée ou la personne-ressource nommée au gré du chef de la direction de l’ABC ou du directeur exécutif ou de la directrice exécutive d’une de ses divisions sera responsable de la surveillance des réseaux sociaux des sections, groupes de travail et comités de l’ABC nationale ou des divisions de l’ABC.
• Les divisions de l’ABC seront chargées de la surveillance des réseaux sociaux qui auront été approuvés par leur directeur exécutif respectif ou leur directrice exécutive respective.
• Le processus de surveillance des réseaux sociaux peut comprendre un contrôle de l’utilisation abusive b) d’informations erronées; et c) de nouveaux enjeux et de nouveaux détracteurs.
  1. Les informations erronées doivent être corrigées le plus rapidement possible, au moyen des réseaux sociaux concernés et, si nécessaire, par l’intermédiaire d’autres outils qui sont à la disposition de l’ABC, dont son site Web, ses bulletins, et les courriels envoyés à ses membres.
  2. La direction de l’ABC doit être immédiatement informée lorsque les réseaux sociaux révèlent de nouveaux enjeux, une utilisation abusive ou de nouveaux détracteurs. Lorsqu’il s’agit des réseaux sociaux des divisions, c’est le directeur exécutif ou la directrice exécutive de la division concernée qui doit être informé. Lorsqu’il s’agit des réseaux sociaux de l’ABC nationale, c’est la personneressource concernée qui doit être informée.
  3. Il est recommandé de conserver chaque mois, dans la mesure du possible, les résultats quant aux habitudes générales de transmission des données, qui constitueront les paramètres nécessaires pour l’élaboration de politiques du Service des communications.

6.0 Dans quelles circonstances l’ABC devrait-elle répondre aux critiques?

• Avant de participer à une discussion en ligne, quelle qu’elle soit, il faut bien en comprendre le sujet, ainsi que l’historique.
• Si une critique est particulièrement choquante (quelle qu’en soit la nature : satire, blague, propos enragé, vocifération), elle devrait faire l’objet d’une surveillance, mais aucune réponse ne devrait y être donnée par l’intermédiaire des comptes officiels de l’ABC.
• Si une critique émane d’un auteur qui a l’habitude de publier des propos choquants (et dont la crédibilité et l’influence sont ainsi limitées), elle devrait faire l’objet d’une surveillance, mais aucune réponse ne devrait y être donnée par l’intermédiaire des comptes officiels de l’ABC.
• Si une critique est songée et plausible, il faudrait envisager d’y répondre, par l’intermédiaire des comptes officiels de l’ABC, en présentant une clarification de la position de l’ABC sur l’enjeu en question.
• Si une critique émane d’une source crédible et influente, il faudrait envisager d’y répondre, par l’intermédiaire des comptes officiels de l’ABC, en présentant une clarification de la position de l’ABC sur l’enjeu en question.
• Si une critique émane d’une personne crédible, qui est mécontente de la qualité de produits ou de services de l’ABC, il faudrait – afin de redresser la situation – envisager d’instaurer le dialogue avec elle, par l’intermédiaire de médias sociaux et de canaux de communication personnels.
• Toute réponse qui sera donnée par l’intermédiaire de comptes officiels de l’ABC doit auparavant avoir pleinement rempli les critères du processus d’approbation régulier.
• Toute réponse est subordonnée aux lignes directrices formulées aux articles 1 à 7 de la présente politique.

7.0 Sections et comités de l’ABC, pris individuellement

• L’ABC reconnaît que ses différents sections et comités utilisent actuellement les réseaux sociaux, ou envisagent de le faire.
• Dans le cadre des activités de l’ABC, les réseaux sociaux peuvent s’avérer un excellent moyen pour nouer des relations avec les membres ou avec des membres potentiels.
• Les divisions, sections et comités de l’ABC sont encouragés à utiliser Twitter et LinkedIn, conformément aux lignes directrices de la présente politique, en tant que moyens de communication avec leurs membres et les membres de la profession juridique. Facebook ne donne aucune garantie quant à l’utilisation des renseignements qui y sont affichés. En raison de préoccupations liées à la protection de la vie privée, il est recommandé que seule l’information relative aux activités, événements, programmes et initiatives destinés aux membres et au public soit affichée sur Facebook.
• Les différents groupes d’intérêt au sein de l’ABC ne devraient pas utiliser les réseaux sociaux pour communiquer avec les médias, les instances gouvernementales ou le public.
• La responsabilité pour les communications avec les médias, les instances gouvernementales et le public appartient aux services des communications de l’ABC nationale et de ses divisions, ou au chef de la direction de l’ABC nationale et aux directeurs exécutifs et aux directrices exécutives des divisions, qui utiliseront les comptes officiels de l’ABC prévus à ces fins sur les réseaux sociaux.

7.1 Autorisation pour l’établissement de comptes de médias sociaux de l’ABC

• Lorsque des sections et comités de l’ABC nationale ou des divisions de l’ABC souhaitent établir des comptes de médias sociaux de l’ABC, leur personneressource doit présenter une demande d’autorisation soit au directeur exécutif ou à la directrice exécutive de la division concernée, soit au président ou à la présidente de la section ou du comité concerné, soit au directeur principal ou à la directrice principale des Communications de l’ABC nationale.
• Le chef de la direction ou le directeur exécutif ou la directrice exécutive de la division concernée donne son autorisation s’il ou elle le juge opportun.
• Pour obtenir l’autorisation de l’ABC pour l’établissement de comptes de médias sociaux, les demandes doivent être accompagnées d’indications générales qui décrivent :
  • la nature des messages que l’entité concernée propose de diffuser;
  • la fréquence à laquelle l’entité concernée propose de diffuser ces messages;
  • le canal de médias sociaux sur lequel l’entité concernée propose de diffuser ces messages;
  • les ressources dont dispose l’entité concernée pour l’affichage des messages;
  • le nom du bénévole désigné par l’entité concernée ou de la personne-ressource nommée au gré du chef de la direction de l’ABC ou du directeur exécutif ou de la directrice exécutive d’une de ses divisions qui sera responsable de la surveillance du canal de médias sociaux; et
  • la nature de l’auditoire avec lequel l’entité concernée cherche à établir la communication.
• Tous les comptes de médias sociaux autorisés par l’ABC sont régis par les dispositions de la présente politique.
• La violation des dispositions de la présente politique de l’ABC sur l’utilisation des médias sociaux peut mener à la révocation de l’autorisation de l’utilisation des canaux de médias sociaux concernés.