La CSFO publie une ligne directrice sur les pénalités administratives

Le 13 novembre 2018, la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) a publié une ligne directrice qui résume les dispositions législatives en matière de pénalités administratives contenues dans la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario (la « Loi ») et décrit le processus à suivre pour l’imposition de ces pénalités. Elle indique également la façon dont une personne faisant l’objet d’une telle pénalité proposée peut la contester et le mode de paiement.

Contexte

Les pénalités administratives sont permises par la Loi depuis le 1er janvier 2018. Il s’agit de sanctions pécuniaires imposées directement par la CSFO en cas de non-conformité à certaines dispositions particulières de la Loi. Une audience est accordée seulement si la personne visée décide de contester la pénalité. Les pénalités administratives étendent les options et les outils d’application dont dispose la CSFO pour réglementer les régimes de retraite en Ontario.

Il existe deux types de pénalités administratives:

1. Une pénalité administrative générale d’un montant discrétionnaire est imposée par la CSFO lorsqu’il y a non-conformité aux dispositions de fond de la Loi ou manquement aux obligations assumées au moyen d’un engagement envers la CSFO. Les critères pour établir le montant d’une telle pénalité comprennent le degré d’intention, d’insouciance ou de négligence que manifeste la contravention et l’étendue du préjudice ou du préjudice potentiel causé à des tiers par suite de la contravention.
2. Une pénalité administrative imposée par processus sommaire est une pénalité fixe imposée par la CSFO qui s’applique aux retards dans les dépôts réglementaires, comme le dépôt en retard d’une déclaration annuelle de renseignements, d’un rapport d’évaluation, d’un sommaire des renseignements sur les placements, d’une modification du régime ou d’une modification de l’énoncé des politiques et procédures de placement. Ces pénalités s’élèvent à 100 $ ou 200 $ par jour de non-conformité.

Pour les particuliers, la pénalité ne peut dépasser 10 000 $ par contravention ou manquement. Pour les sociétés ou d’autres groupes comme les conseils de fiduciaires, la pénalité maximale s’élève à 25 000 $ par contravention ou manquement.

La ligne directrice stipule que l’administrateur officiel du régime est ultimement responsable de l’administration du régime de retraite et de l’investissement de la caisse de retraite, et que le fait de déléguer ces tâches à un fournisseur indépendant ne le dégage pas de ses responsabilités. Elle prévoit également que la CSFO peut aussi imposer des pénalités administratives à d’autres entités que l’administrateur du régime, notamment aux fiduciaires de la caisse de retraite.

Processus d’imposition d’une pénalité administrative par la CSFO

Le processus d’imposition d’une pénalité administrative diffère légèrement s’il s’agit d’une pénalité générale ou d’une pénalité imposée par processus sommaire. Une pénalité administrative générale sera signifiée au moyen d’un avis d’intention, même si vraisemblablement la CSFO émettra des avertissements et fournira des occasions de rectifier la situation avant de prendre une telle mesure.

Une pénalité administrative imposée par processus sommaire pour un délai non respecté suivra un processus plus précis. Dans le cas d’un dépôt réglementaire en retard ou incomplet, la CSFO enverra automatiquement à l’administrateur du régime deux lettres de conformité (tout d’abord la lettre d’avertissement, puis la lettre de mesure proposée). La lettre d’avertissement sera envoyée entre une et deux semaines après la date limite du dépôt et accordera à l’administrateur une certaine période pour corriger la situation sans devoir subir de pénalité.

Une fois qu’une lettre de mesure proposée est envoyée, la CSFO donnera à la personne ou à l’entité une occasion raisonnable de présenter une demande écrite expliquant pourquoi la pénalité ne devrait pas être imposée. Cette demande devra être faite dans les 15 jours civils suivant la lettre de mesure proposée, et devra présenter les circonstances atténuantes et suggérer les raisons expliquant pourquoi aucune pénalité ne devrait être imposée.

Voici des exemples d’événements constituant des circonstances atténuantes:

• Interruption importante du système informatique causée par un virus, un incendie ou une inondation;
• Interruption des activités commerciales causées par une mesure industrielle, une catastrophe naturelle ou un état d’urgence.

 

Les situations suivantes ne sont normalement pas considérées comme des circonstances atténuantes:

 

• Changement ou absence du personnel;
• Problèmes informatiques mineurs, interruption partielle du système ou lacunes dans la sauvegarde du système ou le plan d’urgence;
• Fermeture de bureaux.

La CSFO examinera la demande et décidera si une pénalité administrative devrait être imposée.

Contestation d’une pénalité administrative

La personne qui se verra imposer une pénalité administrative recevra un avis d’intention renfermant les détails de la contravention, le montant de la pénalité, les exigences de paiement, ainsi que la démarche et les délais pour demander une audience devant le Tribunal des services financiers (TSF). La personne aura 15 jours pour demander une telle audience.

Le TSF pourra, au moyen d’une ordonnance, demander au surintendant de:

• prendre la décision prévue décrite dans l’avis;
• modifier la décision (p. ex., ordonner une pénalité plus basse ou plus élevée, ou modifier les exigences de paiement); ou
• remplacer l’avis du surintendant par le sien (p. ex., ordonner qu’il n’y ait pas de pénalité ou ajouter des pénalités administratives supplémentaires).

Paiement d’une pénalité administrative

Les pénalités administratives ne peuvent être payées à même la caisse de retraite. Cela s’applique à tous les types de régimes, dont les régimes de retraite interentreprises et les régimes de retraite conjoints.

La pénalité administrative doit être payée dans les 30 jours civils après la réception de la facture ou comme il est précisé dans l’ordre du surintendant (si aucune audience devant le TSF n’est demandée). Si une audience est demandée, le paiement est alors exigible 30 jours civils après le moment où le dossier est conclu ou selon tout délai précisé dans l’ordre et la facture liée à l’ordre. Des intérêts sont imputés lorsque la pénalité n’est pas payée.

Après 90 jours de non-paiement, tout montant en souffrance peut être envoyé à une agence de recouvrement. La CSFO peut aussi déposer l’ordre auprès de la Cour supérieure de justice, et l’ordre peut être exécuté comme s’il s’agissait d’une ordonnance de ce tribunal.

Les fonds amassés par le truchement de pénalités administratives sont versés au Trésor du gouvernement de l’Ontario.

Commentaires

La publication de la ligne directrice précise le processus de la CSFO à l’égard de l’imposition des pénalités administratives, même si on ne sait toujours pas avec quelle rigueur ce processus sera appliqué. Les administrateurs de régimes devraient être conscients qu’ils risquent de se voir imposer une telle pénalité pour non-conformité, et tout particulièrement dans le cas de retards dans les dépôts réglementaires. Ils devraient s’assurer de respecter les délais, et s’ils ne peuvent pas y arriver, d’obtenir un sursis conformément à la politique de la CSFO.

Tracy Solhi et Andrew Zur sont des juristes spécialisés dans les régimes de retraite et les avantages sociaux qui exercent dans le cabinet Morneau Shepell Ltd.