Présidence et animation de réunions

Il arrive parfois d’être appelé à animer ou à présider une réunion ayant un but autre que l’atteinte d’un règlement ou la résolution d’un conflit. C’est dire qu’on est alors loin des négociations ou de la bonne vieille médiation. Néanmoins, la gestion déficiente ou même non optimale d’une telle réunion peut ouvrir une véritable boîte de Pandore. En revanche, son bon déroulement favorise la productivité et la convivialité, et peut éviter que les choses prennent une mauvaise tournure.

Parmi ce genre de réunions, on compte :

• les rencontres informelles ou d’information;
• les consultations d’intervenants (gouvernement, promoteurs immobiliers);
• les réunions d’un conseil d’administration;
• les réunions d’équipe.

Aller droit au but

Quel que soit le titre de la réunion, vous devez bien en cerner et en comprendre le but fondamental et, si vous animez, votre rôle. Si ces points ne sont pas de votre ressort, clarifiez-les auprès des organisateurs. S’ils n’ont peut-être pas précisé les objectifs, ils se doivent d’avoir une idée claire de la direction à prendre.

• Quel est le but de la réunion?
• Quels sont mes rôles et devoirs?
• Que devrai-je faire et ne pas faire?

Tout ce que vous et les autres planificateurs faites devrait cadrer avec le but fondamental de la réunion et avec tout objectif connexe que vous vous fixez. Planifiez la réunion et son animation de sorte à réaliser ce but.

Il vaut parfois la peine de mettre à profit des compétences et techniques de médiation, mais ceux-ci devraient être soigneusement adaptés au contexte. Le remue-méninges, par exemple, se prête bien à certaines situations, mais n’a pas sa place dans d’autres. Qui plus est, vous ne pouvez pas vous présenter aux participants comme étant réellement « neutre » si une entreprise vous a engagé pour servir ses intérêts pendant la réunion. Si le temps est compté et que la rencontre a pour but fondamental de communiquer et d’expliquer un message, mieux vaut parfois éviter le dialogue (bien que certains planificateurs compétents soient peut-être portés à mettre le dialogue et la rétroaction au service de cet objectif).

Astuces de planification

Il y a lieu pour l’animateur et les organisateurs de se pencher sur quelques questions clés au préalable.

1. Quel est le but de la réunion? Quels sont les grands objectifs à atteindre?
2. Qui participe? Combien sont-ils? Qui devrait y être ou pas?
3. Quels objectifs les participants sont-ils susceptibles d’avoir? Est-il possible de les faire cadrer avec ceux de la rencontre, ou de les traiter autrement?
4. Redoutez-vous certains problèmes à la réunion (p. ex. commentaires hargneux et dérangeants)? Savez-vous comment y remédier?
5. Comment mettre l’ordre du jour et l’organisation des lieux au service de vos objectifs? De combien de temps aurez-vous besoin pour le faire?
6. Quels renseignements doivent être échangés entre les participants et vous afin que vous puissiez atteindre vos objectifs? Quel serait le moyen le plus pertinent et efficace d’assurer cette communication (idéalement avant la réunion)?
7. Comment pouvez-vous obtenir l’avis des participants à la réunion, même si vous ne pouvez pas y répondre directement ou entièrement sur le coup? Lors de séances de questions, il est de bonne pratique de demander aux gens qui prennent la parole s’ils présentent une question, un objectif, un commentaire, une idée ou une préoccupation. En sachant ce dont il s’agit, on écoute plus efficacement et on structure mieux notre pensée. Cela aide aussi les organisateurs à garder le fil du propos.
8. Y a-t-il des renseignements contextuels qui pourraient vous aider dans votre rôle d’animateur? Si oui, obtenez-les à l’avance.
9. Comment pourriez-vous donner le ton de la réunion?
10. Avez-vous besoin d’équipement audiovisuel? Comment les participants pourront-ils s’entendre?
11. Y aura-t-il besoin d’identifier des participants? Comment faudra-t-il s’y prendre et, s’il y a lieu, obtenir leurs coordonnées (feuille de présence, fiche d’inscription au podium)? Le fait de demander aux participants de s’identifier pose-t-il problème sur le plan de la confidentialité?
12. Comment l’assistance pourra-t-elle faire le suivi auprès des organisateurs? Faudra-t-il afficher les principales coordonnées au mur, ou encore les inclure dans des diapositives, dans un document à distribuer ou à l’ordre du jour?
13. Quels sont les points à l’ordre du jour? Rédigez-en une première version et faites-la parvenir aux principaux intervenants. Tenez compte de leurs commentaires et propositions avant d’en rédiger la version finale et de la distribuer.

Une préparation adéquate et une bonne compréhension des objectifs de la réunion sont gages d’une plus grande satisfaction et de meilleurs résultats. Il s’agit non pas d’être parfait, mais d’être efficace. D’ailleurs, pour une rencontre informelle sur un sujet controversé, la perfection est sans doute hors de portée. Cela dit, il est tout de même possible, malgré les éventuelles tensions et escalades, d’en accroître la productivité tout en gardant les conflits au minimum.

Paul Godin est président et conseiller principal de Katalyst Resolutions, une agence de médiation spécialisée en conflits sportifs, juridiques, commerciaux, familiaux et autres. Il est membre à titre particulier du comité de direction de la Section de prévention et règlement des différends de l’ABC.

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