Que doit inclure dans une convention de mandat ou une lettre d’engagement

Bien que cette trousse à outils soit axée sur les aspects financiers de la relation juriste-client, les conventions de mandat et lettres d’engagement ne concernent pas seulement que les honoraires et les débours; elles devraient couvrir les aspects essentiels de la relation, y compris la façon dont le juriste et le client communiqueront, la stratégie juridique, la portée des services, l’autorisation d’agir et les rôles respectifs du juriste et du client. Une bonne convention de mandat ou lettre d’engagement peut servir de feuille de route aux juristes comme aux clients.

Les sites Web de la plupart des barreaux provinciaux proposent d’excellentes ressources sur les conventions de mandat et les lettres d’engagement. Des liens sont fournis ci-dessous.

Bien que le contenu précis de la convention ou de la lettre puisse varier en fonction de la nature du mandat, il devrait généralement comporter les éléments suivants :

• Le mandat ne prend effet que lorsque la lettre ou la convention est exécutée, retournée au juriste, et que toute provision financière requise est payée (mais les juristes doivent garder à l’esprit leur obligation d’agir pour préserver les intérêts d’un client).
• Qui est autorisé à donner des instructions au nom du client.
• L’autorisation pour le juriste d’engager des mandataires, des experts et d’autres parties si nécessaire.
• L’étendue des services à exécuter ou non, selon le cas.
• Une explication du mode de calcul des honoraires, quels débours seront facturés, tout droit de dépôt ou de transaction applicable dans la province concernée et les taxes à ajouter aux honoraires et débours.
• La confirmation du taux de facturation du juriste et des taux d’autres personnes dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elles travaillent au dossier, et information sur les augmentations de taux prévues (p. ex., si le cabinet a l’habitude de procéder à des augmentations de taux annuelles, la lettre d’engagement devrait clairement indiquer que les taux peuvent augmenter en cours de dossier).
• Les exigences relatives à un dépôt initial de provision et au réapprovisionnement occasionnel de cette provision.
• L’échéancier d’envoi des factures et les attentes de paiement du juriste.
• Le cas échéant, calendrier selon lesquels des événements se produiront ou sont susceptibles de se produire.
• La méthode et la fréquence de communication avec le client (par exemple, le juriste s’efforcera de rendre les appels téléphoniques en temps opportun, mais la nature de sa pratique ne lui permet pas nécessairement de répondre le même jour).
• Si des intérêts sont facturés sur les factures en souffrance, expliquez comment ils sont calculés. (Les dispositions sur les intérêts ne doivent pas être en infraction de l’article sur le taux d’intérêt criminel du Code criminel; et tout intérêt facturé doit être exprimé sous forme de taux annualisé pour se conformer à la Loi sur l’intérêt du Canada.)
• Confirmez les directives critiques données au client lors de la réunion initiale ainsi que les mesures cruciales qui doivent être prises et par qui (c.-à-d., un juriste doit s’assurer de ne pas laisser un client penser que le juriste va prendre certaines mesures s’il ne le fait pas).
• Les conditions d’annulation de la totalité du mandat. Précisez les règles de retrait des services dans le Code type (ou le code de déontologie provincial ou territorial pertinent).
• Toute obligation d’identification du client telle que précisée par le Barreau du juriste.
• Une clarification du sort des fonds restants lorsque l’affaire est conclue ou si le mandat est annulé avant que l’affaire ne soit conclue.
• S’il y a un mandat conjoint ou si un tiers paie les frais juridiques, clarification du sort de toute somme restante dans le compte en fiducie du juriste à la fin du mandat et de la marche à suivre si le mandat est annulé avant la conclusion de l’affaire¹.².

À titre de pratique exemplaire, les juristes devraient également envisager d’aborder dans leur convention de mandat ou leur lettre d’engagement comment les différends concernant les honoraires seront traités. Les juristes devraient identifier tout droit que le client pourrait avoir à une liquidation externe ou à une médiation des honoraires.

Bien que les juristes devraient élaborer et utiliser des documents types lors de la rédaction des conventions de mandat et des lettres d’engagement, il faut garder à l’esprit qu’il n’y a pas d’approche universelle, et chaque convention de mandat ou lettre d’engagement devrait être adaptée au client et à l’affaire en cause. Les juristes devraient envisager de formuler des documents types différents pour différents domaines de pratique, et même plusieurs modèles dans certains domaines de pratique (par exemple, pour l’immobilier, il peut être utile d’avoir un modèle de lettre d’engagement différent selon qu’un dossier implique une vente, un achat ou un refinancement). Chaque convention de mandat ou lettre d’engagement devrait en dernier ressort être adaptée au client et à l’affaire.

Des considérations particulières s’appliquent lors de la rédaction d’une convention de mandat ou d’une lettre pour une convention d’honoraires conditionnels, une convention de mandat à portée limitée ou d’autres arrangements alternatifs entre un juriste et un client (par exemple, il peut y avoir des exigences particulières dans les lois provinciales ou territoriales qui régissent la profession juridique³ ou dans les codes de déontologie applicables).

Les juristes doivent également être au courant de toute restriction quant à ce qui peut ou doit être inclus dans une convention de mandat ou une lettre d’engagement en vertu de la législation provinciale pertinente. Par exemple, en vertu de la règle 10.6 des Alberta Rules of Court, dans une convention de mandat ou autre, une disposition est nulle si la disposition a) a pour objet de dégager un juriste de sa responsabilité en cas de négligence ou de toute autre responsabilité à laquelle il pourrait être soumis en tant que juriste, ou b) a pour objet de prévoir qu’une action, une demande ou une procédure ne peut être abandonnée ou réglée sans le consentement d’un juriste.

Pour en savoir plus :

• Edward Poll, Comment rédiger une lettre-contrat pour éviter d’éventuels problèmes par la suite, lien EnPratique de l’ABC (18 septembre 2014)
• Law Society of British Columbia, Practice Management Course, Part 7 – Retainers Learning Module notamment :
  1. Introduction and Objectives
  2. Specific Money Retainers
  3. What Content Should They Contain?
  4. Cautions
• Law Society of British Columbia, Communication Toolkit notamment Retainers
• Law Society of British Columbia, Retainer agreements, limited scope retainers, joint retainer letters (faites défiler la page Web vers le bas pour voir les liens)
• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials Part 8 – Retainers
  • 8.2 Retainer Agreements
  • 8.3 What Terms Should They Contain?
  • 8.4 Cautions
• Law Society of Alberta, Interactive Retainer Letter Guide (2017)
• The Law Society of Manitoba, Retainers: Practice Management Fundamentals (décembre 2019)
• Barreau de l’Ontario, Service à la clientèle et communications notamment 2.7 Lettres d’engagement et convention de mandat
• Barreau de l’Ontario, Convention de mandat ou lettre d’engagement (comprend des liens vers des exemples de documents)
• LawPRO, Exemples de mandats de représentation par domaine de pratique
• Barreau de l’Ontario, Liste de contrôle pour les conventions de mandat et lettres d’engagement
• Barreau de l’Ontario, Phil Brown et David Whelan, La technologie en pratique : Lettres d’engagement et mandats de représentation (balado/transcription)
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Cours sur l’exploitation d’un cabinet d’avocat (les utilisateurs doivent créer un compte), y compris Partie 4 – Le mandat
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Trousse d’information sur les communications (l’utilisateur doit créer un compte) notamment 6. Contrats de services juridiques
• Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Retainer Agreements and Engagement Letters
• Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - #5 – Retention and Billing (13 juin 2015)

Gestion des attentes

Dès le début de la relation juriste-client, les juristes doivent s’assurer que leurs clients comprennent la portée de la relation professionnelle, notamment ce que le juriste fera et ne fera pas pour le client.

La gestion des attentes d’un client commence dès la première rencontre et se poursuit tout au long de la relation juriste-client. « Un juriste doit faire attention de ne pas donner des assurances déraisonnables ou présomptueuses au client, surtout lorsque l’emploi ou le mandat du juriste peut en dépendre⁴. » Les juristes devraient décrire avec précision leur expérience pertinente d’affaires similaires aux clients potentiels, sous réserve des commentaires ci-dessous concernant l’obligation de fournir un service compétent, mais les juristes ayant une expérience limitée ne sont pas empêchés de fournir des services juridiques dans de nouveaux domaines. Dans ce cas, ils peuvent vouloir mettre en évidence les ressources dont ils disposent (par exemple, le mentorat de collègues plus expérimentés) qui leur permettront d’accomplir le travail.

Une fois qu’un juriste accepte d’agir, il doit fournir des services conformes aux normes d’un juriste compétent⁵. Le commentaire du Code type indique que « le client peut présumer que le juriste a les aptitudes et la capacité nécessaires pour régler adéquatement toutes les affaires juridiques qu’il entreprend au nom du client⁶. » En conséquence, « un juriste ne doit pas entreprendre un mandat sans être réellement convaincu d’avoir les compétences pour le faire ou être en mesure d’acquérir ces compétences sans délai, sans risque ou sans frais pour le client⁷. »

Dans la mesure du possible, un juriste devrait informer le client en termes réalistes et clairs des résultats potentiels et des coûts associés aux services juridiques que le juriste accepte de fournir⁸. Bien qu’il puisse être très difficile de fournir une estimation des honoraires dans certains cas, communiquer efficacement avec les clients au sujet des honoraires et débours peut aider à prévenir des désaccords à mesure que le dossier avance. Lorsqu’il fournit une estimation des honoraires, un juriste devrait tenir compte du niveau de difficulté de l’affaire, du temps et des efforts qu’il s’attend à y consacrer, de la question de savoir s’il a besoin de compétences particulières, des résultats attendus et de toute circonstance particulière telle que l’urgence de l’affaire. Un juriste doit également tenir compte de sa propre expérience et de ses capacités⁹. En outre, un juriste devrait établir toute estimation des honoraires en fonction des faits et des services sollicités par le client et informer le client si des problèmes susceptibles de modifier l’estimation initiale surviennent.

De manière plus générale, lorsque des hypothèses ou des stratégies doivent être ajustées en réponse à des circonstances changeantes, les juristes doivent prendre le temps nécessaire pour l’expliquer à leurs clients. Une pratique utile consiste à fournir aux clients un calendrier des événements (c.-à-d. les étapes prévues du litige) et à le tenir à jour. À chaque étape, les juristes devraient communiquer à leurs clients ce à quoi s’attendre de la part du juriste et ce que le juriste attend du client.

Il existe différentes façons pour un juriste de tenir son client informé tout au long du processus juridique, dont l’une consiste à envoyer des comptes intermédiaires qui énoncent clairement les progrès du juriste dans le dossier. En revanche, les juristes mettent la table pour un conflit en envoyant un compte sans avoir préalablement informé le client des progrès dans le dossier, ou en facturant un important montant à la conclusion de l’affaire.

Les juristes devraient également gérer soigneusement les attentes de leurs clients en matière de communication entre le juriste et le client. Un client doit avoir une compréhension claire de la date à laquelle il aura des nouvelles de son juriste et de la date à laquelle il recevra des communications d’autres juristes, stagiaires ou membres du personnel du cabinet du juriste¹⁰. Les juristes qui facturent des honoraires horaires doivent être prêts à rappeler aux clients que le juriste facture pour son temps, que ces communications retardent la capacité du juriste à faire avancer les choses rapidement, et que des contacts fréquents entraîneront une augmentation des coûts pour le client¹¹. Ces communications doivent être documentées.

Pour en savoir plus :

• Law Society of British Columbia, Communication Toolkit including Managing Your Client’s Expectations
• Law Society of British Columbia, Practice Management Course, Part 13 – Difficult Client Learning Module notamment :
  9. The Importance of Effective Communication
  10. The Importance of Effective Communication continued
  11. The Importance of Effective Communication continued
• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials, Part 12 – Dealing with Challenging Clients notamment :
  • 12.11 Effective Communication Part II – Setting Expectations and Boundaries
  • 12.12 Effective Communication Part II – Managing and Documenting the File
  • 12.13 Effective Billing Practices
• Barreau de l’Ontario, Service à la clientèle et communications notamment 2.9 Attentes, objectifs et options des clients
• Barreau de l’Ontario, Estimation des coûts de litige (comprend des liens vers des exemples de documents)
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Trousse d’information sur les communications (l’utilisateur doit créer un compte), Partie 5 – Gestion des attentes de votre clientèle
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Trousse d’information sur les communications (l’utilisateur doit créer un compte), Partie 9 – Les clients difficiles

Considérations financières avant de commencer à travailler au dossier d’un client

Le mot « mandat » désigne l’acte, par un client, de retenir les services professionnels d’un juriste ou le document qui définit les conditions d’engagement entre le juriste et le client pour des services professionnels, alors que le mot « provision » désigne les fonds versés par le client au juriste en fiducie afin de retenir les services professionnels du juriste¹².

Une « provision particulière » représente une somme d’argent versée par un client afin de retenir un juriste pour effectuer une tâche particulière. Elle est versée sur un compte en fiducie et ne peut être appliquée à des honoraires que conformément à la législation en vigueur. Le traitement des fonds fiduciaires est généralement régi par les règles du barreau de chaque province ou territoire¹³. Les fonds fiduciaires ne peuvent être utilisés à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été fournis¹⁴.

L’un des objectifs d’une provision particulière ou d’un dépôt de provision est de donner au juriste l’assurance d’obtenir au moins un paiement partiel pour les services qu’il exécute. Par conséquent, il est judicieux d’exiger du client qu’il fournisse la provision avant de commencer à travailler au dossier. Une telle exigence doit être confirmée par écrit au client et une date de paiement doit être spécifiée¹⁵.

Dans tous les cas, les juristes doivent respecter scrupuleusement les exigences d’identification et de vérification des clients dans leur compétence, qui protègent contre le blanchiment d’argent et la fraude.