Conclusion naturelle du mandat

Lorsqu’un juriste est retenu pour apporter son aide dans une affaire particulière (par opposition à un mandat permanent) et que l’affaire a été conclue, la relation juriste-client peut arriver à une conclusion naturelle.

Lorsque l’affaire se termine parce que l’objet du mandat a été rempli, il est utile que le juriste envoie au client une communication écrite indiquant que l’affaire a été conclue et qu’aucun autre service n’est envisagé. Une lettre finale ou de « clôture » devrait traiter les points suivants :

• Confirmation que les services conformément au mandat ont été exécutés.
• Restitution de tout bien appartenant au client.
• Confirmation des mesures supplémentaires à prendre par le client ou d’échéanciers futurs dont le client doit avoir connaissance.
• Confirmation de la conclusion de l’affaire.
• Durée de conservation du dossier par le juriste, conformément aux exigences des directives du barreau dans la compétence concernée.

Souvent, la lettre finale du juriste renferme une copie du compte final, ce qui renforce la conclusion du mandat et la fin de la relation juriste-client.

L’avantage d’une confirmation écrite à la conclusion de l’affaire est de s’assurer que le client comprend que le juriste ne prend aucune autre mesure en son nom. En outre, du point de vue des litiges, la lettre de clôture est importante, car elle constitue une preuve du moment où un client devient un « ancien client ». Lorsqu’un client devient un ancien client, le juriste n’est pas empêché d’agir de manière défavorable à l’ancien client dans de futures affaires sans lien avec le dossier conclu, à moins que le juriste ne dispose d’informations confidentielles pertinentes susceptibles de porter préjudice à ce client, ou que la nouvelle affaire puisse impliquer que le juriste attaque ou conteste le travail antérieur effectué par le juriste¹.

Dans plusieurs compétences, un juriste qui se retire du dossier dans une procédure de litige doit également signifier un avis de retrait au tribunal et aux parties à la procédure. Les juristes devraient vérifier attentivement les lois ou règles applicables afin de s’assurer de respecter les exigences.

Pour en savoir plus :

• Law Society of British Columbia, Practice Resource: Model Letter to Client on Closing a File (2020)
• Société du Barreau du Manitoba, File Closing, Retention, Storage & Destruction: Practice Management Fundamentals (février 2020)
• Barreau de l’Ontario, Service à la clientèle et communications, 2.18 Retrait ou fin de l’engagement
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Lettre-type au client

Annulation par le client

Un client peut mettre fin à la relation juriste-client à son gré². Lorsque le client met fin au mandat, le juriste devrait prendre les mesures suivantes :

• Déterminer si le client retient un nouveau juriste.
• Préparer une facture finale pour que le client règle son compte.
• Rappeler au client les limitations ou les échéanciers.
• Organiser le transfert du dossier au client ou au nouveau juriste, sauf en cas d’exercice du droit à un privilège.
• Déposer la documentation confirmant le retrait formel à titre d’avocat du dossier, à moins que le nouveau juriste ne dépose un avis qu’il devient le juriste au dossier.
• Préparer une lettre de clôture confirmant l’annulation du mandat.

Pour en savoir plus :

• Barreau du Nouveau-Brunswick, Trousse d’information sur les communications (l’utilisateur doit créer un compte), notamment :
  16. Mettre fin à la relation avocat-client
  17. Mettre fin à la relation avocat-client (Partie 2)

Retrait de la représentation

Le client peut mettre fin aux services du juriste à tout moment, mais les juristes n’ont pas la même liberté de se retirer des services au client et, en général, ne peuvent se retirer des services que pour un motif valable et moyennant un préavis suffisant³.

Diverses circonstances constituent une raison suffisante pour qu’un juriste se retire de sa représentation, notamment :

• S’il y a eu une grave perte de confiance entre un juriste et son client⁴. Cela peut se produire lorsqu’un juriste est trompé par un client, si ce dernier refuse de donner suite aux conseils du juriste à plusieurs reprises ou sur un point important, ou si le juriste a de la difficulté à obtenir des directives du client.
• Si, à la suite d’un préavis raisonnable, le client omet de fournir une provision sur honoraires ou de payer son compte⁵.
• Lorsqu’un client persiste à enjoindre au juriste d’agir contrairement à la déontologie professionnelle⁶.
• Si le juriste n’a pas les compétences nécessaires pour continuer à s’occuper du dossier⁷.

Bien que les circonstances qui précèdent puissent justifier le retrait des services, les juristes devraient faire tout leur possible pour conclure le mandat à moins qu’il n’y ait un motif valable pour mettre fin à la relation. Des ressources supplémentaires sont disponibles dans le Trousse d’outils de l’ABC sur les conflits d’intérêts.

Modalités et moment du retrait

Bien que les circonstances puissent justifier le retrait de la représentation avant la conclusion du mandat, il est essentiel de donner un préavis adéquat.

Certaines compétences définissent ce qui constitue un préavis raisonnable dans une loi ou une règle judiciaire, auquel cas c’est la définition qui s’appliquera. Ainsi, certaines compétences ont des règles spéciales concernant le retrait si une date de procès a été fixée.

En l’absence de dispositions légales ou de règles judiciaires, le client doit être « convenablement avisé »⁸. Cela signifie généralement que le client devrait avoir suffisamment de temps pour retenir un autre juriste avant que son juriste actuel cesse d’agir.

Bien que les règles diffèrent d’une compétence à l’autre, en général, le retrait pour non-paiement d’honoraires n’est autorisé que si le retrait n’entraîne pas de préjudice grave pour le client⁹. Un préjudice grave peut survenir en présence de l’expiration imminente d’un délai de prescription ou autre délai. À la lumière de ces obligations, les juristes devraient examiner attentivement le moment du retrait des services et évaluer si cela entraînera un « préjudice grave ». Dans l’affirmative, le juriste peut être tenu d’effectuer certaines tâches avant de retirer ses services.

Pour en savoir plus :

• Law Society of British Columbia, Practice Management Course, Part 10 – Withdrawal of Services Learning Module notamment :
  2. Withdrawal of Legal Services
  5. Withdrawal for Non-payment of Fees
  6. Procedure for Withdrawing Services
  7. Procedure for Withdrawing Services continued
• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials, Part 13 – Withdrawal of Service notamment :
  1. 13.2 Contractual, Ethical and Statutory/Procedural Obligations
  2. 13.5 When You May Withdraw Services
  3. 13.6 Obligations on Withdrawal
  4. 13.7 Notice Requirements
  5. 13.8 Application to Withdraw
  6. 13.9 File Transfer and Retention Obligations
• Barreau de l’Ontario, Service à la clientèle et communications, 2.18 Retrait ou fin de l’engagement
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Cours sur l’exploitation d’un cabinet d’avocat (les utilisateurs doivent créer un compte), y compris Partie 6 – Retrait des services
• Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - #1 – Withdrawal s Counsel (26 février 2016)
• Law Society of Newfoundland & Labrador, Withdrawal of Services (publié le 12 juin 2020)

Procédure criminelle

La règle 3.7-4 du Code établit des règles spéciales pour le retrait d’une poursuite criminelle. Lorsqu’un avocat a accepté d’agir et que le client n’a pas payé les honoraires convenus, ou qu’il existe une autre justification de retrait, l’avocat peut se retirer, mais seulement si le client a suffisamment de temps pour retenir un nouvel avocat. De plus, l’avocat qui désire se retirer doit respecter un certain nombre de mesures, notamment un avis écrit au client de l’intention de se retirer, et des avis similaires à l’avocat de la Couronne et au greffier du tribunal.

Lorsque le délai avant le procès est insuffisant pour permettre au client de retenir un nouvel avocat, l’avocat doit tenter de faire ajourner l’affaire et demander au tribunal l’autorisation de se retirer¹⁰. Bien que le tribunal ait compétence pour refuser une demande de retrait des services juridiques pour non-paiement des honoraires, les tribunaux sont généralement réticents à interdire le retrait, même en matière pénale, et ne refuseront que pour éviter un préjudice grave à l’administration de la justice¹¹.

Pour en savoir plus :

• Law Society of British Columbia, Practice Management Course, Part 10 – Withdrawal of Services Learning Module notamment 5. Withdrawal for Non-payment of Fees

Privilège d’avocat

La règle 3.7-9 du Code type prévoit que lorsqu’un juriste est dessaisi ou se retire, le juriste doit remettre au client tous les documents ou biens auxquels le client a droit. Cette exigence est toutefois subordonnée au droit du juriste de revendiquer un privilège. Si un droit à un privilège pour les honoraires et débours impayés est évoqué, le juriste est « tenu de considérer comment l’exercice de son droit à un privilège pourrait avoir une incidence sur la situation de son client¹² ».

En règle générale, un juriste ne doit pas exercer son droit à un privilège si celui-ci risque de compromettre gravement la position du client dans une affaire en cours¹³.

Pour déterminer s’il convient d’exercer le droit à un privilège d’avocat, le juriste doit prendre en considération les facteurs suivants :

• Si le client subira des conséquences graves sans le dossier.
• La capacité de paiement du client.
• L’équité de la convention d’honoraires ou la compréhension par le client de celle-ci.
• Si un préjudice pour le client peut être atténué par d’autres moyens que la restitution du dossier¹⁴.

Pour en savoir plus :

• Law Society of British Columbia, Solicitors’ Liens and Charging Orders – Your Fees and Your Clients (juillet 2013)
• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials, Part 13 – Withdrawal of Service notamment 13.10 Solicitor’s Liens
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Trousse d’information sur les communications (l’utilisateur doit créer un compte), notamment Partie 18 – Mettre fin à la relation avocat-client (Partie 3)
• Scott Carriere, « Solicitor’s Liens in Canada », 36:2 Banking and Finance Law Review (mai 2021) à 253-276