Dépistage des conflits

Avant de vous engager dans des discussions avec un client potentiel dans lesquelles vous pourriez recevoir des informations confidentielles ou discuter plus en détail des faits sous-jacents, il est primordial de mener un processus de vérification pour s’assurer qu’il n’y a pas de conflits d’intérêts qui vous empêcheraient d’agir. Les juristes sont tenus déontologiquement d’éviter les conflits d’intérêts¹. Un conflit d’intérêts survient lorsqu’un juriste ou un cabinet juridique représente un client « dont les intérêts juridiques s’opposent directement aux intérêts juridiques immédiats d’un autre client même si les dossiers sont sans rapport, à moins que les clients donnent leur consentement² ». Un conflit d’intérêts peut également survenir si la représentation d’un client « pose un risque sérieux que les intérêts personnels de l’avocat ou ses devoirs envers un autre client actuel, un ancien client ou une tierce personne nuisent de façon appréciable à la représentation du client par l’avocat³ ».

À ce titre, en préliminaire, les juristes doivent mener un processus standardisé de dépistage des conflits avant de s’engager dans des conversations avec le client où ils en apprennent plus que les faits de base. Au cours du processus de dépistage, les juristes ne doivent obtenir qu’une brève description de l’affaire, le nom du ou des clients potentiels et les noms des autres parties impliquées ou potentiellement impliquées.

Cette trousse d’outils n’aborde pas les conflits d’intérêts en détail. Consultez plutôt la Trousse d’outils de l’ABC sur les conflits d’intérêts qui propose de vastes ressources destinées à aider les juristes à reconnaître, à traiter et à éviter les conflits d’intérêts dans différents contextes de pratique, avec des listes de contrôle et des précédents pratiques.

Points à discuter avant d’être engagé

Après un dépistage des conflits par le juriste, il est important de procéder à une discussion initiale sur la portée du mandat. Une première conversation devrait permettre au juriste d’obtenir de plus amples renseignements de la part du client potentiel pour déterminer s’il s’agit d’une question que le juriste est en mesure de traiter, et devrait aider le client potentiel à décider s’il désire confier un mandat.

Il existe de nombreux facteurs qu’un client peut devoir prendre en compte avant de décider de retenir un juriste particulier, et de nombreux facteurs dont un juriste peut devoir prendre en compte avant d’accepter de représenter un client. Une communication claire avec un client potentiel avant même d’être engagé peut aider à éviter les malentendus. Cela doit inclure une conversation directe sur la manière dont le juriste facturera ses services et ce à quoi le client peut s’attendre en ce qui concerne les honoraires et débours juridiques (pour certains clients, cela devrait inclure une explication de ce que le juriste entend par « débours »). Selon les circonstances, un juriste peut offrir, ou un client peut demander, une variété de modalités d’honoraires.

Avant d’être engagé, un juriste et son client potentiel doivent avoir une compréhension commune de ce qui suit :

• Quels services le juriste peut et doit rendre.
• Quels services le juriste ne peut ou ne veut pas fournir.
• Quelles ressources humaines consacrer à l’affaire, y compris l’implication éventuelle d’autres juristes ou parajuristes.
• Comment fonctionnera la relation juriste-client, y compris un protocole des communications régulières.
• La structure des honoraires du juriste et les exigences de facturation⁴.

Le but ultime de ces premières communications est la transparence sur l’ampleur de la provision, des honoraires et des débours, afin d’éviter les malentendus ultérieurs entre l’avocat et le client.

Le Code type prévoit que « avant ou dans un délai raisonnable après le début d’un mandat, le juriste doit donner au client autant de renseignements que possible par écrit concernant les honoraires et débours et les intérêts, selon ce qui est raisonnablement possible compte tenu des circonstances, incluant le calcul qui permettra de fixer les honoraires⁵ ». Par souci de pratique exemplaire, une convention de mandat écrite devrait également énoncer la compréhension partagée par le juriste et le client de la portée du mandat, des services qui seront fournis, qui pourra les exécuter au sein du cabinet, et toute autre information clé pour guider les attentes du client au cours du dossier. Vous trouverez de plus amples informations sur les conventions de mandat écrites à la section 2 de cette trousse d’outils.

Pour en savoir plus :

• Law Society of British Columbia, Communication Toolkit notamment Meeting the Client for the First Time
• Law Society of British Columbia, Practice Management Course, Part 12 – Client Screening Learning Module notamment :
  • 2. The Client Screening Process
  • 3. Things to Look For In Screening Clients and Cases
• Law Society of British Columbia, Support and Resources for Lawyers, Practice Checklists Manual
• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials notamment 12.11 Effective Communication Part II – Setting Expectations and Boundaries
• Law Society of Saskatchewan, Client Intake Checklist (2015)
• The Law Society of Manitoba, Retainers: Practice Management Fundamentals (December 2019)
• Barreau de l’Ontario, Service à la clientèle et communications notamment :
  • 2.2 Rapport initial entre l’avocat et le client
  • 2.6 Préciser les éléments essentiels de la mission
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Cours sur l’exploitation d’un cabinet d’avocat (les utilisateurs doivent créer un compte), y compris Partie 8 – L’évaluation des clients
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Trousse d’information sur les communications (l’utilisateur doit créer un compte) notamment :
  • 3. Première réunion avec le client (Partie 1)
  • 4. Première réunion avec le client (Partie 2)
  • 5. Gestion des attentes de votre clientèle
• Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Intake Procedures

Quand un client devient-il un client?

Le Code définit très largement un client comme incluant non seulement une personne qui « consulte un juriste et pour le compte de qui le juriste rend ou accepte de rendre des services juridiques », mais aussi une personne qui « après avoir consulté le juriste, conclut raisonnablement que le juriste a accepté de rendre des services juridiques en son nom⁶ ».

Les juristes sont fortement encouragés à officialiser chaque relation juriste-client par écrit. Cependant, les juristes ne doivent pas perdre de vue le fait qu’une relation juriste-client peut être créée sans rien mettre par écrit, ou jamais produire un compte. Dans Jeffers v Calico Compression Systems⁷, le juge Hawco de la Cour du Banc de la Reine de l’Alberta a énoncé divers indices qui peuvent déterminer si une relation juriste-client existe, notamment :

• un contrat ou un mandat;
• un dossier ouvert par le juriste;
• des réunions entre le juriste et la partie;
• une correspondance entre le juriste et la partie;
• une facture remise par le juriste à la partie;
• une facture payée par la partie;
• des instructions données par la partie au juriste;
• le juriste agissant selon les instructions données;
• des déclarations faites par le juriste selon lesquelles il agit pour la partie;
• une attente raisonnable de la partie concernant le rôle du juriste;
• des documents juridiques créés par la partie.

Les indices n’ont pas à être tous présents, et il n’est pas non plus déterminant que le juriste ait réellement eu ou non l’intention de créer une relation juriste-client. La question à laquelle il faut répondre est d’établir si une personne raisonnable, dans la position d’une partie ayant connaissance de tous les faits, pouvait raisonnablement former la croyance que le juriste agissait pour une partie particulière⁸.

Pour cette raison, les juristes doivent être prudents dans des conversations apparemment anodines avec des amis ou des voisins au sujet des problèmes juridiques de ces derniers, qui pourraient par inadvertance être interprétées comme créant une relation juriste-client. Lorsque se crée une relation juriste-client, c’est parce que le juriste et le client ont choisi de le faire et sont parvenus à un accord sur les modalités précises du mandat.

Pour en savoir plus :

• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials notamment 11.18 Who is My Client
• The Law Society of Manitoba, Retainers: Practice Management Fundamentals (décembre 2019)
• Barreau du Nouveau-Brunswick, Cours sur l’exploitation d’un cabinet d’avocat (les utilisateurs doivent créer un compte), Partie 7 – Conflits d’intérêts y compris Qui est mon client?

L’importance des conventions de mandat ou lettres d’engagement et lettres de non-engagement

Une convention de mandat est un document fixant les modalités d’engagement de la prestation de services professionnels, signé par le juriste et le client. Une lettre d’engagement⁹ sert également à indiquer les modalités d’engagement, mais peut être signée ou non par le client.

Il est difficile de surestimer la valeur et l’importance d’une convention de mandat écrite ou d’une lettre d’engagement qui énonce avec exactitude une compréhension partagée entre le juriste et le client de l’existence et de la portée de la relation juriste-client. Les juristes qui ne confirment pas le mandat par écrit créent des risques inutiles dans leur pratique¹⁰.

Bien qu’une lettre d’engagement puisse énoncer avec exactitude les modalités d’engagement, certains juristes n’exigent pas que les clients signent cette lettre pour indiquer l’acceptation des conditions. En l’absence d’acceptation écrite, il peut se créer une incertitude quant à savoir si les modalités d’engagement énoncées dans la lettre d’engagement ont été acceptées par le client. La pratique exemplaire consiste donc à s’assurer de faire signer la convention de mandat ou la lettre d’engagement par le client.

Si le juriste choisit de procéder sans convention de mandat ou lettre d’engagement signée, il doit s’assurer qu’il peut démontrer que le client a reçu une copie du document et qu’il a accepté les modalités. Ainsi, la lettre d’engagement peut indiquer que le juriste ne commencera pas à travailler au dossier avant d’avoir reçu un dépôt de provision. La réception du dépôt de provision peut alors être considérée comme une acceptation des modalités de l’engagement.

D’autre part, parce qu’une relation juriste-client peut être créée sans la moindre formalité, un juriste devrait envisager d’envoyer une lettre de non-engagement lorsqu’un client potentiel décide de ne pas retenir ses services ou que le juriste décide de ne pas agir. Une lettre de non-engagement confirme qu’aucune relation juriste-client n’a été établie et ne devrait pas inclure d’opinion sur le bien-fondé de l’affaire. Elle peut être brève et simple. Parfois, il peut être approprié d’informer le non-client de la possibilité de dates limites à venir et de lui recommander de prendre des mesures immédiates pour consulter un autre juriste au sujet des échéanciers ou des exigences de notification qui pourraient affecter ses droits légaux.

La lettre de non-engagement est particulièrement importante si quelque chose s’est produit qui aurait pu donner au client potentiel l’impression qu’une relation juriste-client a été établie, par exemple si le juriste décide de ne pas agir à la suite d’un long entretien avec le client potentiel.

Pour en savoir plus :

• Law Society of British Columbia, Practice Management Course notamment Part 7 – Retainers Learning Module
• Law Society of British Columbia, Communication Toolkit notamment Retainers
• Law Society of British Columbia, Practice Resource: Model non-engagement letters
• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials notamment Part 8 – Retainers
• Law Society of Alberta, Model Non-Engagement Letter
• The Law Society of Manitoba, Retainers: Practice Management Fundamentals (décembre 2019)
• Barreau de l’Ontario, Service à la clientèle et communications notamment :
  • 2.7 Lettres d’engagement et conventions de mandat
  • 2.8 Lettre de non-engagement
• Barreau de l’Ontario, Liste de vérification de lettre de non-engagement
• Barreau de l’Ontario, Lettre-type de non-engagement