Quand facturer – Facteurs à considérer

Les juristes doivent facturer leurs clients sans délai. Une facturation périodique (p. ex., mensuelle) est recommandée dans la mesure du possible, afin de gérer les attentes des clients. La facturation rappelle régulièrement aux clients le travail effectué et permet d’éviter d’envoyer une facture importante et inattendue à la fin de l’affaire.

L’envoi de factures périodiques peut ne pas être possible en vertu de certaines ententes d’honoraires. Par exemple, dans le cadre d’un modèle de service forfaitaire, un juriste peut être en mesure de percevoir ses honoraires au début de l’affaire (les juristes doivent vérifier les règles dans leur compétence, car certaines ne permettent pas de facturer des honoraires pour des services avant leur exécution). Par ailleurs, des modalités d’honoraires conditionnels font en sorte que même si les débours peuvent être facturés périodiquement (si prévu dans l’entente entre le juriste et le client), les honoraires définitifs ne seront pas déterminés avant la conclusion de l’affaire. Dans tous les cas, cependant, il est essentiel que le juriste communique au client des attentes quant au moment et à la façon dont l’affaire sera facturée, puis qu’il réponde à ces attentes. Comme le disait Kevin Cheung dans un article du Canadian Lawyer Magazine :

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, communiquez ce que vous faites à votre client afin que ses attentes soient définies. Ensuite, vous devez suivre assidûment la routine choisie. S’en écarter déçoit les attentes du client et vous permet de prendre de mauvais plis¹.

Pour un client individuel qui sera facturé régulièrement, il peut être utile de connaître le cycle de paie du client. Si le client est payé selon un cycle prévisible, l’envoi de factures selon un calendrier aligné sur le cycle de paie du client (par exemple, mensuel) peut aider le client à payer le compte plus rapidement².

Facturer un client sans délai après avoir obtenu un succès important pour ce client, alors que la valeur des services du juriste est bien présente à l’esprit du client, peut également favoriser un paiement rapide³.

Pour en savoir plus :

• Pour plus de détails, voir Ellen Freedman et Claire Barnes, Capturing More Time (And Billing It Too!) EnPratique de l’ABC (23 avril 2009)
• Kevin Cheung, WIP, taxes and better billing practices, Canadian Lawyer (27 octobre 2020)
• Law Society of British Columbia, Practice Management Course, Part 13 – Difficult Client Learning Module notamment :
  • 10. The Importance of Effective Communication continued – accent sur la facturation rapide et régulière et sur ce qu’il faut faire si les factures ne sont pas payées
  • 11. The Importance of Effective Communication continued – valeur des petites factures fréquentes
• Barreau de l’Ontario, Ligne directrice sur la gestion financière (dernière mise à jour : 1^er janvier 2022), notamment :
  • 4.2 Méthodes de facturation et débours
  • 4.3 Facturation périodique, travail en cours et rapports d’état de compte

Relevés de compte

Un relevé de compte doit raconter une histoire. Le juriste doit préparer un relevé de compte en se disant que son client l’examinera attentivement. Un client qui examine son compte doit avoir une compréhension claire de ce qui a été fait, pourquoi il fallait le faire et, dans la plupart des cas, combien de temps cela a pris. Si un client a besoin d’explications supplémentaires sur son compte, le juriste doit être prêt à s’expliquer sans hésiter⁴.

La règle 3.6-3 prescrit que le juriste « doit indiquer clairement et séparément les montants qui correspondent à des honoraires et ceux qui correspondent à des débours » dans un relevé de compte remis à un client. Comme indiqué dans le commentaire, les juristes peuvent également inclure une rubrique séparée « Autres frais » sur un relevé de compte « si le juriste désire séparer certains frais, tels que les coûts parajuridiques, de traitement de texte ou d’informatique qui ne sont pas des débours, et pourvu que le client ait consenti par écrit à de tels coûts ».

Des considérations particulières s’appliquent lorsqu’un juriste agit en vertu d’un mandat commun, auquel cas le juriste doit répartir équitablement ses honoraires et débours entre les clients, à moins que les clients n’en aient convenu autrement⁵.

Le Law Office Management Committee (« LOMC ») de la Nova Scotia Barristers’ Society propose les conseils suivants sur la comptabilisation du temps, ce qui permettra de s’assurer que la feuille de temps d’un juriste se traduit par un relevé de compte suffisamment transparent pour permettre au client de comprendre les services qui ont été exécutés.

• Les juristes devraient consigner sans délai le temps consacré à tout service professionnel.
• Les juristes devraient décrire avec précision le service professionnel exécuté et la durée de ce travail.
• Les juristes devraient éviter d’utiliser des abréviations ou acronymes qu’ils sont les seuls à connaître pour leurs services professionnels.
• Les juristes devraient examiner les relevés de temps pour s’assurer qu’ils sont exempts de fautes d’orthographe et d’erreurs dans les périodes consignées.
• Les juristes devraient donner une description complète de l’objet du service exécuté et consigné.
• Les juristes devraient éviter de consigner une information concernant le service professionnel donné tellement sommaire que ni eux ni personne d’autre ne peuvent le définir ou le décrire objectivement du point de vue valeur pour le client⁶.

Le LOMC met également l’accent sur la valeur d’une comptabilisation du temps exacte dans de nombreux types d’ententes d’honoraires, comme suit :

Les juristes comprennent la nécessité de la gestion du temps et de sa comptabilisation du point de vue de la valeur. Cela ne signifie pas que la méthode prédominante ou même la méthode la plus comprise et privilégiée par les clients pour déterminer les honoraires professionnels est l’heure facturable. Nous savons que pour de nombreux types de services juridiques, ce n’est tout simplement pas le cas. Au contraire, de nombreux types de services juridiques ont favorisé et continueront de favoriser des honoraires forfaitaires standard qui ont été établis par les forces du marché, généralement acceptés par les clients et tout à fait appropriés. Cela étant dit, nous savons également qu’à titre de mesure de l’efficacité, de la rentabilité, de la gestion des risques et de la justification de la facturation, il y a peu ou pas de normes de gestion de cabinet juridique qui surpassent la comptabilisation appropriée et efficace du temps professionnel.

En fait, dans l’évaluation du caractère raisonnable des comptes d’honoraires juridiques forfaitaires, même dans les domaines de pratique des services juridiques où ils sont communs, les liquidateurs des dépens, ainsi que les tribunaux, auront le plus souvent recours à une analyse du temps pris pour exécuter les services en question et du temps qui aurait dû être pris objectivement pour de tels services. C’est selon ce principe que le LOMC soutient que les juristes qui ne comptabilisent pas le temps le font à leurs risques et périls.

En faisant cette déclaration, le LOMC réalise parfaitement et accepte que certains juristes, dans des types particuliers de pratique juridique, utilisent la forme du modèle à honoraires fixes mentionné ci-dessus au lieu de comptabiliser le temps; en particulier dans les types d’affaires pour lesquelles le marché a établi une fourchette générale d’honoraires ou lorsque, dans les circonstances, il est généralement possible de prévoir ce qu’une affaire particulière impliquera en termes de temps et d’expertise. Ces juristes doivent rester libres de structurer leurs comptes d’honoraires connexes selon ce régime, en tenant compte du cadre réglementaire et déontologique global qui s’applique à tout honoraire (y compris la norme ci-dessus) et en gardant à l’esprit que les relevés de temps contemporains seront un facteur très pertinent pour évaluer le caractère raisonnable de tout compte d’honoraires contesté⁷.

Pour en savoir plus :

• Edward Poll, Honoraires juridiques : la facture parfaite!, lien EnPratique de l’ABC (13 février 2014)
• Barreau de l’Ontario, Gestion du temps, notamment 7.6.1 Méthodes d’inscription et d’enregistrement du temps
• Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - #3 – Timekeeping (23 mai 2014)

Quoi facturer et quoi ne pas facturer

Le Code type aborde globalement la question de ce qu’il faut facturer en indiquant : « Un juriste ne doit pas demander ou accepter des honoraires ou des débours, y compris des intérêts, à moins qu’ils soient justes et raisonnables et qu’ils aient été divulgués en temps opportun⁸ ». Les barreaux ne réglementent pas les approches spécifiques des juristes sur ce qu’ils facturent ou non⁹. Toutefois, le commentaire de la règle 3.6-1 énonce des facteurs qui aideront à déterminer si un honoraire est juste et raisonnable, comme suit :

1. le temps et l’effort requis et consacrés au dossier;
2. la difficulté du dossier et l’importance du dossier pour le client;
3. les compétences ou services particuliers requis et fournis, s’il y a lieu;
4. les résultats obtenus;
5. tous honoraires prévus par la loi ou par un règlement;
6. des circonstances particulières, telles que le report de paiement, l’incertitude du montant accordé ou l’urgence;
7. la probabilité, si divulguée au client, que le juriste ne puisse accepter d’autre travail s’il accepte ce mandat;
8. toute entente pertinente entre le juriste et le client;
9. l’expérience et l’aptitude du juriste;
10. toute estimation ou échelle d’honoraires donnée par le juriste;
11. le consentement préalable du client relativement aux honoraires¹⁰.

En outre, le commentaire de la règle 3.6-1 interdit expressément les honoraires cachés ou les honoraires qui n’ont pas été entièrement divulgués et acceptés par le client (ou une autre partie si les honoraires du juriste sont payés par l’autre partie)¹¹.

Bien que l’existence d’une convention de mandat ou d’une lettre d’engagement écrite établissant des modalités d’honoraires particulières ne détermine pas si les honoraires d’un juriste sont justes et raisonnables, il va au mieux de l’intérêt du juriste de pouvoir démontrer qu’un client a été pleinement informé dès le début d’une affaire des coûts potentiels de l’affaire et de la façon dont le client serait facturé, et qu’il a accepté d’aller de l’avant à partir de cette information :

Les juristes doivent se rappeler que le fardeau de la preuve repose sur eux dans tous les cas de contestation de leurs factures. Autrement dit, le client n’a pas à établir qu’une facture contestée est déraisonnable, c’est le juriste qui doit établir qu’elle est raisonnable. S’il n’y a pas d’entente écrite précisant les paramètres du mandat, notamment dans le cas d’un client peu au fait du monde juridique, le juriste concerné s’impose un fardeau qu’il aura de la difficulté à assumer¹².

En ce qui concerne les débours, il est généralement admis que les juristes et cabinets juridiques ne doivent demander que le remboursement des débours effectués pour le compte d’un client. Le paiement des débours ne devrait pas générer de bénéfice. Comme le soulignait un avis déontologique publié il y a plusieurs années par l’American Bar Association :

… il est interdit à un juriste de créer une source supplémentaire de bénéfice pour le cabinet juridique au-delà de ce qui est contenu dans la prestation de services professionnels en soi. Le fonds de commerce du juriste est la vente de services juridiques, pas de papier photocopie, de sandwichs au thon, de temps informatique ou de services de messagerie¹³.

Les juristes peuvent affronter des défis déontologiques et logistiques lorsqu’il s’agit de déterminer s’ils devraient imputer certaines dépenses aux clients et comment le faire. Ainsi, les juristes qui paient des frais mensuels fixes pour accéder à des services de recherche juridique doivent déterminer s’ils doivent imputer les coûts de recherche aux clients et de quelle manière. De plus, les coûts administratifs tels que les frais d’ouverture de dossier devraient être communiqués au client dès le départ, de sorte que ce type de coûts supplémentaires ne constitue pas une surprise. Comme le dit Kris Dangerfield, avocat général principal de la Société du Barreau du Manitoba :

La meilleure protection que vous pouvez avoir en ce qui concerne une plainte ou une évaluation relative aux honoraires est un client bien préparé. Si un client sait que vous lui facturerez des frais d’ouverture de dossier, le coût de chaque envoi par messagerie, appel téléphonique interurbain ou transmission par télécopie, il est peu probable qu’il se plaigne par la suite du caractère raisonnable de votre compte. Si un client sait d’avance qu’un dossier nécessitera une recherche juridique approfondie, ou que vous devrez embaucher un recherchiste pour accomplir cette tâche, le coût de cette recherche ne sera pas une surprise. Si vous avez traité de ces aspects dès le départ, votre client est en mesure de prendre une décision éclairée quant à savoir s’il est prêt ou non à payer les débours et les coûts qui lui seront facturés¹⁴.

Pour en savoir plus :

• Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - #5 – Retention and Billing (13 juin 2015)
• Law Society of Newfoundland & Labrador, Reasonable Fees (publié le 12 juin 2020)
• Barreau de l’Ontario, Honoraires et débours (dernière mise à jour le 28 mai 2021)
• Kris Dangerfield, Who is Paying for the Tuna Sandwiches?, Société du Barreau du Manitoba (2020)
• Noel Semple, Shady Billing: Closing the Hall of Shame, Slaw (30 janvier 2018)

Modes de facturation

Les juristes disposent de nombreuses options pour l’envoi de comptes à leurs clients, y compris par courrier ordinaire, par courriel ou par le truchement d’un portail en ligne sécurisé. La méthode devrait être convenue dès le début de l’affaire. Étant donné la nature sensible des informations parfois contenues dans les comptes juridiques, les juristes doivent obtenir des instructions claires de leurs clients sur l’endroit où envoyer leurs comptes, en particulier lorsque les comptes seront envoyés par courriel.

Modes de paiement

Plus il est facile pour un client de payer son compte, mieux c’est. Il est donc avantageux pour les juristes d’offrir à leurs clients la possibilité de payer par carte de crédit ou de débit, ou par virement électronique. Les frais associés à l’offre de telles options de paiement font partie des frais généraux d’entreprise et ne devraient pas être facturés au client¹⁵. Pour tous les modes de paiement électronique, les juristes et les cabinets juridiques doivent avoir mis en place des mesures de protection de la confidentialité des informations des clients. En outre, quel que soit le mode de paiement, les juristes doivent se méfier de la possibilité de transactions frauduleuses. La trousse d’outils La déontologie du droit dans un contexte numérique de l’ABC propose des outils pour protéger et gérer de manière appropriée les données numériques.

Pour en savoir plus :

• Edward Poll, How to Get Paid: It’s In Your Hands (Lien EnPratique de l’ABC) (14 mai 2014)
• Barreau de l’Ontario, Honoraires, débours et paiements, notamment :
  • Paiement d’honoraires par des tiers
  • Paiement par commerce électronique
  • Paiement par carte de débit ou de crédit
  • Saisie de dépôt à distance

Traitement des comptes en souffrance et des paiements en retard

Le suivi rapide des comptes en souffrance est important, tant pour se faire payer que pour comprendre les raisons pour lesquelles un client peut ne pas être enclin ou en mesure de payer. Selon Edward Poll, « le non-paiement d’une facture révèle l’existence de l’un ou l’autre de quatre types de problèmes :

• Les clients ne comprennent pas les détails ou la valeur de ce que vous avez fait.
• Ils jugent excessive la somme facturée parce qu’elle inclut des choses qu’ils n’ont pas demandées.
• Ils ne ressentent aucune urgence à payer, préférant mettre l’accent sur des factures ayant une importance plus personnelle.
• Ils n’ont plus d’argent malgré leurs bonnes intentions¹⁶. »

Edward Poll souligne « qu’aucun des problèmes évoqués ci-dessus ne suppose une faute professionnelle de l’avocat dans la préparation de sa facture ». Néanmoins, tout en reconnaissant que l’objectif premier d’une facture est de s’assurer que le juriste est payé, Edward Poll exhorte les juristes à utiliser également leur facture comme « aussi un outil de communication. La facture parfaite dit clairement et sans détour au client que vous avez amélioré sa vie¹⁷ ».

Factures parfaites mises à part, quelles mesures un juriste peut-il prendre lorsque les factures restent impayées, dans le respect de la déontologie?

Tout d’abord, il est important que les juristes disposent d’une méthode efficace pour surveiller quels clients sont en retard dans leurs paiements afin d’assurer le suivi. Un compte impayé pouvant être le signe que le client est mécontent d’un aspect de la représentation, les juristes doivent assurer une communication régulière avec leur client pour avoir la possibilité de savoir quel est le problème. C’est aussi une bonne raison de facturer les clients régulièrement, de sorte que l’insatisfaction a moins de chance de s’envenimer.

Dans un article de 2009 intitulé « Capturing More Time (and Billing It Too!) », Ellen Freedman et Claire Barnes proposent des conseils détaillés sur le suivi auprès d’un client concernant un compte impayé.¹⁸ Généralement, ce type de suivi est mieux fait par quelqu’un d’autre que le juriste, et de préférence par la personne la plus apte au service à la clientèle disponible. L’objectif du premier appel devrait être de confirmer que le client a reçu la facture. Si ce n’est pas le cas, la facture devrait être envoyée à nouveau sans délai. Si la facture n’est toujours pas payée, l’étape suivante consiste à déterminer s’il y a un problème ou une question au sujet de la facture. Si le client a un problème avec des frais ou débours particuliers, une bonne option est de demander au client de retenir temporairement le montant cette partie de la facture afin de pouvoir examiner la question et de payer le solde entre-temps. Une fois qu’un problème est identifié, il doit être résolu le plus rapidement possible. En matière de service à la clientèle, un client a tout à fait le droit de recevoir une réponse rapide et courtoise à ses questions. Les cabinets juridique peuvent envisager d’autoriser la personne qui effectue les appels au client à annuler des frais jusqu’à un certain pourcentage s’ils estiment que la situation le justifie, à condition que le client paie ensuite rapidement. Lors du suivi des comptes en souffrance, il est important que le cabinet juridique ne soit pas sur la défensive, et ne mette pas non plus le client sur la défensive. Parallèlement, il est raisonnable de demander des réponses précises et des délais de paiement précis à un client. Une fois qu’un délai est établi, il est essentiel d’assurer le suivi comme convenu et de poursuivre ce suivi jusqu’au paiement du compte¹⁹.

Dans les cas où des factures demeurent impayées, sous réserve des règles concernant le retrait des services, un juriste peut suspendre le travail supplémentaire sur le dossier jusqu’à ce que les honoraires soient payés. Toutefois, avant de le faire, le juriste doit s’assurer que cela ne porte pas préjudice au client, par exemple en cas de date d’audience imminente. Le juriste ne manquera pas non plus d’expliquer au client que le travail sur son dossier est suspendu et pourquoi. Il est essentiel de documenter ces communications²⁰.

Si les factures ne sont toujours pas payées, le juriste doit se demander s’il est approprié de se retirer de la représentation²¹ et, dans l’affirmative, s’il est approprié de revendiquer son droit à un privilège relativement aux honoraires impayés. Cependant, les juristes doivent agir avec prudence, car les clients ont souvent des raisons de ne pas payer les honoraires juridiques. Nombre de plaintes pour négligence contre un juriste ont commencé comme une demande reconventionnelle à un cabinet déposant une plainte pour honoraires impayés.

Il pourrait être préférable d’aborder un problème d’honoraires au moyen d’une méthode plus neutre, comme la liquidation/taxation ou les services de médiation fournis par les tribunaux ou par les barreaux provinciaux, s’ils offrent un processus de médiation des honoraires, comme discuté plus en détail plus loin dans cette trousse d’outils. Le Code type permet à un juriste de divulguer des renseignements confidentiels afin d’établir ou de percevoir ses honoraires, à condition qu’il ne divulgue pas plus de renseignements que ce qui est exigé²².

Pour en savoir plus :

• Law Society of Alberta, Law Practice Essentials, Part 12 – Dealing with Challenging Clients notamment 12.13 Effective Billing Practices
• Elizabeth Raymer, Toucher son dû, lien EnPratique de l’ABC (23 juillet 2014)
• Edward Poll, How to Get Paid: It’s In Your Hands (Lien EnPratique de l’ABC) (14 mai 2014)
• Ellen Freedman et Claire Barnes, Capturing More Time (And Billing It Too!) Lien EnPratique de l’ABC (23 avril 2009)