La trousse d’instructions hypothécaires procure des conseils pratiques aux avocats et avocates qui répondent aux demandes du prêteur lors de transactions immobilières résidentielles. Cette page porte sur la conservation des documents hypothécaires. 

La situation

Par le passé, une fois qu’un achat immobilier était réalisé, l’avocat ou l’avocate envoyait les documents signés au prêteur client, avec copie à l’emprunteur client, et fermait le dossier. Maintenant, le prêteur peut demander à l’avocat ou l’avocate de conserver un éventail de documents originaux après la clôture et de s’engager à les fournir sans délai. Compte tenu des coûts d’entreposage et de récupération, il peut s’agir d’un fardeau important. 

MODÈLE D’INSTRUCTIONS DU PRÊTEUR

Vous convenez de conserver et de présenter, en tout temps et sans délai, tous les autres documents applicables indiqués à la section X du rapport définitif sur le titre.

CONSEILS PRATIQUES

• Pensez à la meilleure façon de gérer la responsabilité d’entreposage et de récupération que le prêteur vous a imposée. Par exemple, qu’est-ce qui peut être numérisé et stocké en format électronique dans une installation sécurisée avec copie de sauvegarde et dans un format que vous contrôlez physiquement, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre bureau? Quel système pouvez-vous utiliser pour rendre la récupération aussi efficace et abordable que possible? Comment vos collègues abordent-ils cette question?
• Prenez note que certaines provinces et certains territoires ont des dispositions législatives visant les documents électroniques, leur donnant le même effet que les documents sous format papier signés. Par exemple, voir la Loi de 2000 sur le commerce électronique de l’Ontario. 

Mise en garde et commentaires