La trousse d’instructions hypothécaires procure des conseils pratiques aux avocats et avocates qui répondent aux demandes du prêteur lors de transactions immobilières résidentielles. Cette page porte sur les exigences d’identification de l’emprunteur. 

La situation

Les instructions du prêteur demandent ordinairement à l’avocat ou l’avocate de remplir et signer un formulaire confirmant la conformité aux exigences d’identification de l’emprunteur.

Le formulaire peut demander à l’avocat ou l’avocate d’attester ce qui suit :

• l’avocat (ou l’avocate) est en règle et est autorisé à exercer le droit sans restriction;
• l’avocat (ou l’avocate) a personnellement rencontré chacune des personnes qui ont signé les documents hypothécaires;
• l’emprunteur et le client que l’avocat (ou l’avocate) a rencontré sont la même personne comme l’indiquent la lettre d’engagement et les dispositions spéciales de la SCHL (s’il y a lieu);
• l’avocat (ou l’avocate) a reçu deux pièces d’identité originales valides et à jour acceptables pour le prêteur.

L’instruction du prêteur peut aussi demander à l’avocat ou l’avocate de vérifier l’identification conformément au Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.

Il se produit un problème lorsque l’emprunteur ou les emprunteurs ne peuvent pas se présenter pour la clôture. Par le passé, une procuration suffisait pour régler le cas. Maintenant, les prêteurs exigent davantage de documents, et chaque prêteur a différentes instructions concernant la signature des documents hypothécaires (y compris les affidavits relatifs à l’état civil et les formulaires d’identification du client), les exigences concernant votre vérification personnelle des pièces d’identité du client et la signature des documents à l’extérieur de la province.

Les barreaux des provinces et des territoires, y compris le Barreau du Québec, et la Chambre des notaires du Québec ont leurs propres règles de pratique sur l’identification du client et la vérification de son identité.

MODÈLE D’INSTRUCTIONS DU PRÊTEUR

Chaque débiteur hypothécaire doit être physiquement présent lorsque vous vérifiez son identité. Si vous êtes incapable de déterminer l’identité de chaque débiteur hypothécaire comme il est demandé, vous devez immédiatement nous en informer et les fonds ne sont pas déboursés avant que nous vous fournissions de nouvelles instructions.

Pour les particuliers, nous demandons que vous examiniez l’identification acceptable au sens de l’annexe A pour chaque débiteur hypothécaire et que vous remplissiez l’annexe B pour consigner le nom complet, le type d’identification, le numéro d’identification et le lieu de délivrance de la pièce d’identité pour chaque débiteur hypothécaire.

CONSEILS PRATIQUES

• Vérifiez les instructions du prêteur pour déterminer toutes les exigences d’identification.
• Examinez les règles de pratique pour la province ou le territoire où la transaction a lieu.
• Examinez le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, s’il y a lieu.
• Vérifiez les exigences du prêteur concernant la signature hors de la province de documents, s’il y a lieu.
• Veillez à avoir suffisamment de temps pour tout organiser avant la date de clôture.
• Parlez à l’emprunteur dès que possible, au sujet de sa disponibilité pour signer les documents transactionnels en personne. Veillez à ce que votre client sache quelles pièces d’identité et quels autres documents vous devrez voir au moment de la signature.
• Vérifiez vous-même toutes les pièces d’identité. Comparez les photos à la personne qui se trouve devant vous. Les pièces d’identité doivent être des originaux et doivent être valides, lisibles, non expirées, non substantiellement endommagées et rédigées en termes que vous pouvez lire et comprendre. Elles doivent respecter les exigences figurant dans les instructions du prêteur.
• Faites signer un affidavit par le client lorsque le nom figurant dans la lettre d’engagement n’est pas identique au nom figurant sur les pièces d’identité, par exemple, lorsque la lettre d’engagement ne comprend pas le second prénom du client. Le client doit confirmer que les deux documents font référence à la même personne.
• Rappelez-vous que l’assurance titre ne couvre pas les exigences d’identification. Toutefois, l’assurance titre couvre la fraude. Donc, si vous avez fait ce que vous étiez censé faire et qu’une pièce d’identité qui semblait légitime a été falsifiée, vous courez moins de risques d’engager votre responsabilité. 

PROCURATIONS

• Lorsqu’une procuration est demandée, vérifiez si elle est en vigueur et conforme aux exigences provinciales et territoriales ainsi qu’aux exigences de la société d’assurance titre, s’il y a lieu.
• Vous devrez vérifier les exigences dans la province ou le territoire où les documents ont été signés et celles de la province ou du territoire où la procuration a été signée lorsqu’il ne s’agit pas des mêmes.
• Vérifiez le respect des conditions préalables de la validité de la procuration.
• Lorsque la procuration nomme un époux ou un conjoint de fait, examinez la loi sur la propriété familiale applicable pour vérifier que la transaction est autorisée.
• Vérifiez si la procuration a été ou sera enregistrée avant l’enregistrement de l’hypothèque et le déboursement du produit du prêt. Remettez une copie de la procuration à l’autre avocat ou avocate dès que possible pour éviter les surprises et les délais. 

Mise en garde et commentaires