Travail non payé? Quelques conseils pour réduire le nombre d’heures non facturables

Les heures non facturables sont inévitables dans un cabinet juridique. Que le juriste exerce seul ou dans un immense cabinet de la rue Bay en compagnie de centaines de collègues, certaines tâches qui doivent être accomplies ne peuvent tout simplement pas être facturées aux clients.

« Les heures non facturables se trouvent un peu partout », a remarqué Nina Lavoie, avocate dans le petit cabinet SkyLaw spécialisé en droit des sociétés et des valeurs mobilières. « Les tâches administratives distinctes du travail pour le client, la gestion de la pratique et la rédaction de billets sur les évolutions du droit et les sujets juridiques intéressant et éduquant nos clients font partie de ces travaux que nous ne pouvons facturer », a-t-elle dit. Et puis, il y a « le réseautage pour élargir la pratique, le développement des relations avec le client, les exposés présentés lors de congrès, et la participation à la vie communautaire au moyen de travail pro bono pour les organismes de bienfaisance, les entreprises sociales et les sociétés sans but lucratif que nous appuyons. » 

La kyrielle d’heures non facturables décrite par Me Lavoie illustre le vaste éventail de tâches dont les juristes doivent ou souhaitent s’acquitter ou les deux. Le problème, c’est que le travail non facturable recouvre des tâches qui, elles, ne sont pas exécutées gratuitement et que les juristes y consacrent un temps qu’ils pourraient, dans l’absolu, utiliser pour gagner de l’argent. C’est évidemment un problème pour les petits cabinets et les juristes exerçant seuls qui n’ont pas les multiples sources de revenus dont disposent les grands cabinets pour compenser de telles dépenses.

La bonne nouvelle. Il est possible de réduire le total des heures non facturables d’un cabinet au moyen d’une combinaison de planification fondée sur les priorités, de technologie de pointe ou d’applications infonuagiques, et d’une gestion constante et judicieuse. Voici la recette.

Choisissez vos priorités

Établissez des priorités pour combiner vos heures non facturables obligatoires (administration, communication avec le client et recherche de nouveaux clients) et facultatives souhaitées (rédaction de billets, exposés et travail pro bono), puis décidez du temps que vous allez consacrer à chacune.

La combinaison peut varier selon le cabinet.

Ainsi, dans le cabinet SkyLaw, « nous ne cherchons pas à réduire le nombre d’heures que nous consacrons au travail pro bono pour les organismes de bienfaisance et les organisations sans but lucratif », dit Me Lavoie. « Par conséquent, nous tentons de trouver les outils technologiques appropriés et les personnes les plus compétentes pour gérer les diverses tâches non facturables, ce qui réduit le nombre total d’heures consacrées à réaliser du travail non facturable. »

Appeler la technologie à la rescousse

Comme l’a fait remarquer Me Lavoie, la technologie et les applications extérieures peuvent aider les cabinets juridiques à réduire le nombre d’heures consacrées aux tâches non facturables en permettant de s’acquitter d’un grand nombre d’entre elles de façon beaucoup plus efficiente.

Par exemple, le service en ligne uLawPractice (disponible uniquement en anglais) offre aux juristes une gamme d’outils complète et à jour pour la gestion de leur pratique moyennant 44 $ par mois (34 $ par mois avec un paiement annuel).

« Notre logiciel infonuagique fusionne la gestion de la pratique et la comptabilité juridique, vous équipant avec un système correspondant aux normes du barreau et à l’épreuve de tout audit », a affirmé Praveen Srinivasan, directeur des ventes chez uLawPractice. « En outre, nous effectuons le suivi des heures pro bono, ce qui vous permet de voir combien d’heures de service non facturables vous fournissez régulièrement, et le montant de revenus potentiels qui auraient pu être générés. »

Les solutions basées sur l’infonuagique peuvent en outre réduire l’écart entre les juristes exerçant seuls et les grands cabinets. « Si vous exercez seul au moyen de Word 365 dans le nuage, vous utilisez exactement la même technologie qu’un très grand cabinet qui utilise la même plateforme », a déclaré Ivaylo Nikolov, directeur, Technologies de l’information dans le cabinet Davies Ward Phillips & Vineberg s.e.n.c.r.l., s.r.l. et président de The Law Office Management Association. « C’est la raison pour laquelle les juristes exerçant seuls et les petits cabinets devraient adopter des applications et services infonuagiques dès que possible », dit-il.

Les juristes qui exercent dans le cabinet SkyLaw ont réduit le nombre d’heures non facturables en utilisant le service de messagerie Slack qui permet de rapidement envoyer des messages au personnel au lieu d’envoyer des courriels complexes dont la composition nécessite beaucoup de temps. Ce cabinet spécialisé se fie aussi à Evernote pour compiler et mettre en commun en temps réel les notes prises pendant les réunions. « La plateforme infonuagique d’Evernote me permet de découvrir à mon propre rythme tout ce qui m’a échappé, sans avoir à demander à quelqu’un de me mettre au courant », a dit Me Lavoie.

Éviter les fausses économies

L’une des façons les plus tentantes de compenser les heures non facturables est de diminuer les dépenses partout où c’est possible. À bon entendeur : ne succombez surtout pas à la tentation.

Effectivement, si vous ne payez personne pour entretenir votre matériel informatique ou si vous ne vous dotez pas du logiciel de sécurité dernier cri, cela vous donnera des fonds à court terme, mais ce faisant, vous jouez avec les ressources du cabinet. Similairement, si vous ne mettez à jour ni vos logiciels ni votre matériel lorsque des versions plus efficientes sont produites, cela fera des économies immédiates, mais à long terme, cela causera des dépenses.

Certaines mesures prises pour réduire les dépenses peuvent finir par saper votre capacité à obtenir du travail facturable, par exemple, gaspiller le temps que vous pourriez consacrer à des tâches facturables à faire des travaux administratifs au lieu d’engager un professionnel moins payé que vous pour les faire.

« Si vous ne regardez que les heures que vous pouvez effectivement facturer au client, vous n’investissez probablement pas dans le niveau approprié de formation professionnelle et dans les systèmes de conformité que les clients exigent de plus en plus », a déclaré Amar Sarwal, V.-P. et stratège juridique en chef auprès de l’Association of Corporate Counsel. « À la lumière des nouvelles réalités, se focaliser à l’excès sur les heures facturables peut sembler une économie de bouts de chandelles », a déclaré Amar Sarwal. « Les cabinets juridiques devraient plutôt réexaminer leurs modèles de profit pour veiller à tirer parti de toutes les possibilités, sans se limiter aux heures qu’ils peuvent facturer. »

Le gain

Les juristes exerçant seuls et les petits cabinets peuvent réduire le nombre de leurs heures non facturables, libérant plus de temps pour effectuer des tâches facturables, mieux gérer leurs affaires et offrir un meilleur service à la clientèle.

Cela a certainement été le cas du cabinet SkyLaw. Grâce à la planification fondée sur les priorités, à l’adoption de technologies de pointe et d’applications d’infonuagique, ainsi qu’au contrôle permanent de l’équilibre entre les heures facturables et celles qui ne le sont pas, la santé de ce cabinet juridique est meilleure que jamais.

« À date, les résultats ont été considérables », a déclaré Me Lavoie. « Nous avons pu travailler de façon plus efficiente, tant individuellement qu’en tant qu’équipe. Il nous est plus facile de nous tenir au courant de l’emploi du temps de nos collègues et de ce qui se passe au sein du cabinet. Nous sommes mieux organisés et notre boîte de réception déborde moins. »

James Careless écrit souvent des articles pour EnPratique de l'ABC.