Faire face aux perturbations de la pratique

Nombreuses sont les choses qui peuvent perturber votre cabinet juridique, allant d’événements inattendus, comme une maladie soudaine ou une catastrophe naturelle, à des choses plus prévues telles qu’une grossesse ou un déménagement dans de nouveaux locaux. Heureusement, nombreuses aussi sont les mesures que vous pouvez prendre pour en minimiser les possibles répercussions. Le chaos ne fait pas bon ménage avec la planification avancée et l’organisation.

« Qu’avez-vous prévu au cas où vous vous faites renverser par un autobus? » C’est la première question à vous poser, affirme l’ancienne avocate Joanne Clarfield Schaefer qui travaille pour JSchaefer Coaching à Toronto et a dû prendre un congé de maladie inattendu en raison d’une dépression tout à fait imprévue.

Joanne Clarfield Schaefer conseille aux juristes de dresser une liste au cas où ils ne seraient pas en mesure de travailler. La liste devrait comporter notamment leurs mots de passe, les numéros de téléphone et les noms de leurs clients, ainsi que ceux des principales personnes au sein de leur cabinet. Si vous ne pouvez ni communiquer ni vous rendre au bureau, quelqu’un devrait tout savoir de votre pratique, ajoute-t-elle. Elle recommande d’avoir ce qu’elle appelle « un double d’urgence », quelqu’un « à qui vous faites confiance et pouvez confier vos dossiers et vos clients, et à qui vous pouvez demander de prendre votre place si vous êtes dans la totale incapacité de travailler ». Cette personne devrait posséder votre mot de passe pour pouvoir agir sans délai en prenant votre place et en accédant à vos dossiers.

Faites le nécessaire pour laisser des traces et permettre de savoir exactement où en sont tous les dossiers sur lesquels vous travaillez (le plus probablement ce sera sous format électronique), recommande Joanne Clarfield Schaefer. Assurez-vous que tout est en ordre pour que votre « double » puisse immédiatement se rendre à votre bureau et assumer votre rôle sans préjudice pour vos clients.

Restez en contact avec un réseau de juristes exerçant dans des domaines similaires qui peuvent assumer certains de vos dossiers en cas d’urgence. « Ayez une personne proche que vous pouvez appeler, qui exerce de préférence dans le même domaine que vous depuis à peine quelques années de plus », dit Joanne Clarfield Schaefer. Elle recommande de constituer un groupe de conseillers, quelques personnes avec lesquelles vous pouvez parler au téléphone une fois par mois qui sont toutes dans la même situation et qui peuvent discuter de problèmes de pratique. « Discutez avec ce groupe de la façon de faire face à ce genre de chose. »  

Ces personnes pourraient parler en votre nom au cabinet ou aux clients si vous n’êtes pas en mesure de le faire vous-même. « Que voulez-vous dire et à qui faites-vous confiance pour le faire? » demande Joanne Clarfield Schaefer. « Que souhaitez-vous dire aux clients? Votre état vous permet-il de prendre cette décision? »

Kristen Bucci dit qu’une large part de son plan d’urgence est de nommer une personne « en qui elle a toute confiance pour prendre les rênes si quelque chose devait arriver ». Kristen Bucci, du cabinet Zochodne Bucci Professional Corporation à Thunder Bay (Ontario), demande à son associée d’assister à toutes ses rencontres avec ses clients. « Nous comparaissons également ensemble devant les tribunaux, afin qu’elle connaisse les dossiers aussi bien que moi. »

Elle recommande en outre de numériser les dossiers autant que possible. « Tout document qui entre désormais dans ce bureau est scanné et sauvegardé sous forme numérique », dit-elle, afin de garantir que toute personne puisse accéder à tout. Veillez à ce que la personne responsable des TI dans votre cabinet effectue régulièrement, de préférence toutes les nuits, une copie de sauvegarde conservée hors les murs. En cas d’inondation ou d’incendie au bureau, au moins les dossiers numériques seront-ils disponibles. Selon elle, il importe de vous assurer de posséder une bonne assurance invalidité, y compris une couverture des pertes d’exploitation.

Le cabinet Digby Leigh & Company de Vancouver Nord est exploité avec une plateforme infonuagique depuis plusieurs années de façon à ce que tous ses membres puissent accéder à tous les dossiers où qu’ils se trouvent dans le monde. « Si une catastrophe survient maintenant », dit le représentant du cabinet, « en cas de panne d’électricité, nous allons dans un café-restaurant, nous rentrons chez nous, nous allons là où il y a de l’électricité, et nous continuons tout simplement à travailler ».

La plupart des juristes vivront au moins un déménagement pendant leur carrière. Cependant, il y a généralement un préavis avant le changement de locaux. S’ils sont bien organisés, la perturbation sera minime. Cela aide de disposer d’une période de chevauchement d’un mois entre l’ancien et le nouveau bureau, dit Me Leigh, qui ajoute que son cabinet a réussi à déménager il y a quelques années avec une interruption de seulement une demi-journée. Commencé à midi un vendredi, le déménagement était arrivé dans le nouveau bureau à dix-huit ou dix-neuf heures et sorti des boîtes le samedi. Le lundi matin, tout fonctionnait normalement.

Les meilleurs conseils de Me Leigh pour un déménagement réussi : planifiez tôt et « organisez-le comme une clôture importante ». Me Leigh a nommé des gestionnaires de projet internes qui ont collaboré avec un architecte pour s’assurer des détails de la planification du nouvel espace de travail, il n’a participé qu’à la prise des décisions majeures.

Tout comme pour les déménagements, les congés de maternité sont généralement planifiés très à l’avance. Joanne Clarfield Schaefer, qui accompagne beaucoup de cabinets quant aux questions de congés de maternité, conseille aux avocates de gérer les attentes avant de partir en congé; les vôtres, celles de vos clients et celles de votre cabinet. Pensez aux incidences sur votre carrière et ce qu’il adviendra de votre salaire, de votre prime, du taux horaire, de l’évaluation du rendement et de la société de personnes.

Réfléchissez à ce que vous allez dire à vos clients à propos de votre congé. Au moins un mois avant la date prévue pour l’accouchement, indiquez-leur le nom de la personne qui va être chargée de leur dossier. Déterminez les paramètres de votre congé et sachez si vous souhaitez continuer à suivre les affaires de vos clients et recevoir toutes les informations concernant leur dossier. Décidez si vous voulez écrire des articles ou assister à des séances de formation continue pendant votre congé. « Trouvez un moyen de garder un lien avec la profession, car la transition est difficile au retour », affirme Joanne Clarfield Schaefer, qui recommande de garder le contact avec quelqu’un qui peut vous tenir au courant de ce qui se passe dans le cabinet en votre absence. Cet « accompagnateur de congé » est « vos yeux et vos oreilles au cabinet qui vous tiendra au courant de ce qui se passe, des nouvelles, des personnes engagées », dit-elle, de façon à ne pas vous sentir totalement coupée du cabinet pendant votre absence.

Au fond, s’agissant de quelque perturbation que ce soit de votre pratique, les juristes « ont une obligation fiduciaire envers leurs clients et doivent veiller à ce que leurs dossiers soient transmis sans que cela nuise au client ou en réduisant les incidences autant que possible », déclare Joanne Clarfield Schaefer. Envisagez vos responsabilités à la lumière de ce fait, dit-elle. « Allez-vous engager quelqu’un à titre temporaire? Comment choisir la personne? Le fait qu’elle va se charger de vos dossiers vous inquiète-t-il? Vous devez répondre à toutes ces questions. » 

---

Liste de vérification de Joanne Clarfield Schaefer pour gérer les congés

1. Élaborez un plan de mesures d’urgence qui inclut vos mots de passe, des listes de numéros de téléphone et clients et personnes essentielles de votre cabinet.
2. Veillez à la continuité des affaires en vous assurant que vous possédez la couverture d’assurance appropriée, une copie de sauvegarde des données hors de votre bureau, un inventaire de vos actifs et une liste de personnes à appeler.
3. Pour les congés, qu’ils soient prévus ou imprévus, nommez un « double en cas d’urgence » qui peut assumer vos fonctions immédiatement et intégralement sans préjudice ni coûts inutiles pour le client.
4. Trouvez un conseiller de confiance qui peut gérer en votre nom les communications internes et externes avec les clients d’une façon appropriée.
5. Envisagez une couverture d’assurance invalidité pour assurer une rentrée d’argent pendant les congés imprévus.
6. Les juristes exerçant seuls devraient se constituer un groupe de conseillers avec lequel communiquer une fois par mois pour discuter de questions liées à la gestion de la pratique, y compris les mesures à prendre en cas d’urgence.

Ann Macaulay rédige fréquemment des articles pour EnPratique de l'ABC.