Principes fondamentaux concernant les petites entreprises à l’intention des juristes : ce que vous devez savoir

En matière de survie et de prospérité économique, les juristes exerçant seuls et les petits cabinets sont tout d’abord des petites entreprises. Tout comme le dépanneur du coin, les juristes exerçant seuls et les petits cabinets doivent attirer un nombre suffisant de clients pour payer leurs factures, leurs employés et les propriétaires, et pour réaliser des bénéfices afin d’économiser en vue des périodes creuses et d’avoir un capital à faire fructifier à l’avenir. En tant que petites entreprises, les juristes exerçant seuls et les petits cabinets doivent en outre faire un suivi de leurs activités financières et les documenter avec exactitude au moyen de méthodes comptables juridiquement acceptées. Ils doivent le faire pour savoir où va leur argent, pour s’assurer que les fonds qu’ils détiennent en fiducie pour leurs clients sont gérés correctement, et pour se conformer à toute vérification externe.

Étant donné ces réalités fiscales, on pourrait penser que les principes fondamentaux de la gestion d’une petite entreprise seraient l’un des piliers de la formation de tout juriste. Ce n’est malheureusement pas le cas. « Enseigner comment gérer une petite entreprise ne fait pas partie, et de loin, du programme d’études des facultés de droit canadiennes », a déclaré Jordan Furlong, consultant en tendances juridiques et propriétaire de Law21.

« Nombreuses sont les facultés qui diraient que l’enseignement des compétences en matière de gestion d’entreprise n’est pas de leur ressort », a-t-il affirmé. « Leur tâche étant, selon elles, de dispenser aux étudiants une formation juridique, de leur donner les connaissances, le raisonnement et les compétences analytiques juridiques exigés des avocats. Que leurs étudiants soient d’accord avec cette vision des choses est une tout autre paire de manches. »

Ce manque d’éducation dans le domaine des affaires est une véritable plaie pour de nombreux nouveaux juristes dès qu’ils se lancent en affaires. Confrontés soudainement avec la nécessité d’exploiter (et de faire survivre financièrement) leur petite entreprise, ces juristes « ont du mal à trouver des clients, gérer le travail qu’ils trouvent, servir leurs clients de façon satisfaisante et maintenir la solvabilité de leur entreprise », a déclaré Jordan Furlong. « Ce n’est pas une coïncidence s’ils ont également des difficultés à gérer les pressions mentales et émotionnelles, la dépression et une vulnérabilité accrue face aux dépendances. »

Par conséquent, il est manifeste que les nouveaux juristes doivent apprendre les principes fondamentaux de l’exploitation d’une petite entreprise. Alors, que cela signifie-t-il?

« Il faut d’abord comprendre qui sont vos clients potentiels, ce que vous pouvez faire pour eux, et la façon d’attirer leur attention vers votre cabinet », a déclaré Sandra Maher-Hatcher. Elle est présidente de The Law Office Management Association, une organisation sans but lucratif créée à l’intention des gestionnaires et administrateurs de cabinets juridiques. « Vous devez également estimer globalement et avec réalisme vos possibilités de gains sur une période donnée, y compris vos objectifs concernant les recettes et la façon dont vous espérez trouver des clients pour les atteindre », a-t-elle ajouté. « Ensuite viennent vos coûts estimés. Pas seulement les dépenses de bureau et celles qui y sont connexes, mais également celles au titre des employés que vous pourriez engager. »

Tous ces renseignements sont utilisés pour préparer votre plan d’affaires; votre itinéraire théorique pour parvenir au succès que vous recherchez. Malgré son nom à l’allure très officielle, point n’est besoin, pour un plan d’affaires, d’être long et compliqué. Cependant, il devrait faire l’objet d’une révision et d’une mise à jour régulières tant pour qu’il continue à correspondre au rendement actuel du cabinet que pour y incorporer des éléments nouveaux alors que vous découvrez au fil du temps et dans les faits quel genre de client est prêt à payer pour quel service, et quels sont les coûts réels de votre entreprise.

Armé d’un plan d’affaires, il est maintenant temps de vous pencher sur ce que Jordan Furlong appelle les trois aspects les plus importants d’une entreprise, quelle qu’elle soit : le service à la clientèle, le développement de l’entreprise et les ventes, et la gestion financière et organisationnelle.

« Service à la clientèle » s’entend du degré de professionnalisme, de courtoisie, de comportement déontologique et d’attention envers l’expérience du client fourni par le cabinet. « Le défaut de communication correcte avec les clients et de prompte réponse à leurs questions est la principale cause des plaintes logées par des clients auprès des sociétés du barreau et des barreaux d’État », a déclaré Jordan Furlong. « Cela suggère fortement que la formation des juristes laisse à désirer et que les cabinets ne satisfont pas aux attentes dans le domaine du service attentionné offert au client. »

Ce que les clients ressentent alors qu’ils ont recours aux services d’un cabinet juridique et après, ainsi que la mesure dans laquelle le cabinet leur a accordé le degré d’attention et de respect approprié, sont des éléments essentiels de leur retour à l’avenir, a-t-il expliqué.

Cela dit, même les juristes les plus attentifs aux besoins de leurs clients peuvent échouer en raison du développement inadéquat de leur entreprise ou de leurs ventes et d’une mauvaise gestion financière ou organisationnelle. Heureusement, nombreuses sont les sources qui souhaitent éduquer les juristes dans ces domaines de la gestion d’une petite entreprise, et à beaucoup moins de frais que les études moyennes pour obtenir une maîtrise en administration des affaires (MBA).

Ainsi, le Réseau Entreprises Canada mis en place par le gouvernement fédéral offre, en ligne, une gamme complète de thèmes utiles qui incluent des conseils pour rédiger des plans d’affaires, identifier de possibles nouveaux clients et communiquer avec eux, organiser les comptes d’une petite entreprise conformément aux pratiques comptables reconnues, et persuader les clients de payer leurs factures en souffrance.

« Nous pouvons en outre vous aider à inscrire votre entreprise correctement auprès de l’ARC et aux fins de la TVH/TPS », a déclaré Christian Laverdure, directeur général, Services aux entreprises, Innovation, Sciences et Développement économique. « Le secret de l’exploitation d’une entreprise prospère, quelle qu’en soit la taille, c’est de couvrir tous ces points dès le départ pour éviter les problèmes plus tard. »

Les barreaux peuvent également aider. Ainsi le Guide d’ouverture d’une pratique d’avocat Barreau du Haut-Canada est un excellent document d’information qui peut tenir lieu de liste de vérification pour les juristes qui ouvrent leur propre cabinet.

Si ces ressources ne suffisent pas, Jordan Furlong conseille au néophyte en affaires de suivre des cours du soir ou des cours en ligne en administration des affaires et de tirer parti de la formation continue sur les thèmes du fonctionnement d’une entreprise juridique. Parmi les autres possibilités de formation, citons les suivantes :

• les systèmes de gestion de cabinet dans le nuage tels que Clio;
• les barreaux et fournisseurs d’assurance professionnelle peuvent fournir des ressources et une assistance;
• le réseautage avec des praticiens chevronnés pour profiter de leurs perspectives et leurs idées de solutions.

En fin de compte, pour assurer la viabilité de votre pratique ou de votre petit cabinet et atteindre la réussite dont vous rêvez, obtenez toute l’aide dont vous avez besoin..

« N’essayez pas de prétendre que tout va bien ou de tout faire par vous-même », a déclaré Jordan Furlong. « Vous pouvez apprendre et mettre en œuvre tout cela. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’information et de formation, qui sont facilement accessibles. Cependant, tout commence avec votre décision d’investir temps et efforts dans l’aspect commercial essentiel de votre cabinet juridique. »

Rédacteur indépendant, James Careless écrit fréquemment pour EnPratique de l’ABC.