Les hauts et les bas des déménagements de cabinet

Si vous avez déjà déménagé votre cabinet, vous savez que l’organisation d’un tel évènement peut être pénible. Mais si vous trouvez que les désagréments d’un déménagement sont importants, essayez ceci : déménager deux fois dans la même année.

C’est ce qui est arrivé au cabinet de Kasandra Cronin, La Liberté Cronin & Company, à Vancouver. Le bail de Mme Cronin arrivait à son terme et elle ne parvenait pas à conclure une entente convenable avec son propriétaire. Elle trouva alors un espace à partager à quelques kilomètres de là, dans le quartier Gastown, et y déménagea.

« Nous avons loué un grand espace avec un avocat qui avait un cabinet très occupé en droit de l’immigration », raconte-t-elle. Mais peu de temps après le déménagement, l’avocat avec qui ils partageaient l’espace décida de partir pour s’associer à un grand cabinet. L’équipe de Mme Cronin ne pouvait pas rester dans ses nouveaux locaux, qui étaient quatre fois trop grands pour ses besoins. On proposa au propriétaire de diviser l’espace pour en sous-louer une partie, mais les négociations n’aboutirent pas.

Besoin d’un nouveau toit, à six semaines de préavis

Ainsi, après seulement neuf mois dans son nouveau bureau, Mme Cronin devait encore déménager. Et elle ne disposait que de six semaines pour trouver le nouvel endroit, faire ses boîtes et partir. Mme Cronin embaucha un agent qui lui « sauva la mise ».

Identifier les besoins du cabinet pour trouver un espace de travail approprié et à un coût approprié n’est qu’une partie de ce qu’un agent ou une agente peut faire pour vous. L’avocat et conseiller Arthur G. Green, basé au New Hampshire, a ce conseil : assurez-vous de planifier le déménagement longtemps à l’avance, de déménager pour les bonnes raisons (pas seulement pour une adresse plus chic) et d’embaucher des professionnels pour faire tout le travail. Ne faites rien vous-même.

Le succès d’un cabinet repose avant tout sur ses relations et ses contacts, et un bureau chic n’apporte ni les unes ni les autres. Alors, un conseil avant d’envisager un déménagement : les revenus d’abord, les locaux ensuite. Pour l’avocate indépendante Christine Kark, de Montréal, la taille des locaux doit correspondre à celle de la clientèle du cabinet. « Commencez petit. Ensuite, vous pourrez grossir. Lorsque les frais fixes sont très élevés, ils vous poussent à bâtir rapidement votre clientèle pour payer le loyer. Ne déménagez que lorsque les affaires sont déjà au rendez-vous. »

Grâce à son agent, Mme Cronin put obtenir rapidement une liste restreinte d’emplacements possibles. Après cette mauvaise expérience de partage de bureau, elle voulait son propre espace, et un espace qui serait disponible immédiatement, pas trop grand et situé près du palais de justice.

Après lui avoir montré quelques bureaux, l’agent lui apprit qu’une importante avocate avait quitté ses locaux récemment et que le propriétaire cherchait un nouveau locataire. Il ne le lui annonça pas tout de suite, mais il s’agissait de ses anciens locaux. Et donc… « Nous sommes revenus! Pendant l’année, le marché immobilier avait complètement changé et le propriétaire était très content de nous ravoir », dit-elle. « Nous payons maintenant moins que nous aurions payé si nous étions restés. »

Elle fit changer les tapis et rafraîchir la peinture, et elle échangea son bureau avec son associé pour remuer un peu les choses. « Grâce à ces améliorations, les locaux donnent une toute nouvelle impression. »

Des propriétaires bien disposés

Lorsque Kelly Sample, associée directrice de Kelly Santini s.r.l., commença à regarder pour de nouveaux locaux, les planètes étaient bien alignées : le bon espace était disponible, les propriétaires étaient disposés à négocier, l’entrepreneur idéal était libre et prêt à rénover, et les principaux membres de son équipe avaient accepté de travailler tout le week-end pour s’assurer que les affaires reprendraient le lundi matin comme si de rien n’était. Une situation idéale? Oui.

Kelly Santini occupait le même édifice depuis treize ans et le bail arrivait à son terme. Mme Sample envisagea différentes options, dont le renouvellement du bail et la rénovation des locaux, mais en fin de compte elle conclut qu’il fallait plus d’espace pour les soixante-cinq avocats du cabinet.

Le loyer était également important. Et elle voulait un édifice de bonne qualité, mais pas luxueux. Au bout de quelques mois, elle trouva un espace de 15 000 pieds carrés au centre-ville d’Ottawa. L’emplacement était parfait : un bureau ouvert et contemporain, avec moins de déplacements, un meilleur stationnement et plus de services qu’à ses anciens locaux. Il était tout près du palais de justice et offert au bon prix.

Diviser pour régner

Le dénichement des locaux idéaux prit quelques mois, mais elle ne fut pas difficile. Le plus gros défi était en fait de planifier le partage de l’espace et l’emplacement des bureaux.

Mme Sample opta pour une approche individuelle, discutant avec chacun des avocats séparément. L’expérience lui avait appris que cette approche lui permettrait d’obtenir l’avis de ses collègues sans créer de drame.

Une fois terminé le marchandage des bureaux, restait l’autre gros défi, soit la communication du déménagement à la clientèle du cabinet. Mme Sample employa un éventail de méthodes pour assurer une transition en douceur. « Nous n’avons pas eu de gros problèmes avec nos clients institutionnels, parce que nous étions constamment en contact avec eux. Mais nous avons plusieurs clients individuels, et pour s’assurer qu’ils étaient au courant du déménagement, il fallait penser à la meilleure stratégie possible. »

Elle avertit les clients par des envois postaux, des annonces dans les journaux et des rappels par courrier électronique. Son cabinet décida aussi de faire de ce déménagement une campagne de publicité, demandant l’aide d’un expert en marketing pour présenter le déménagement comme un évènement positif.

Pour ce qui est du budget, le cabinet put négocier certains avantages pour compenser les coûts plus élevés. « Le déménagement nous coûte environ 1 million $, mais nos avocats disposent maintenant de plus d’espace, et cela signifie plus de revenus », dit-elle. « Pour nous, ça en valait la peine. »

Condenser la recherche

Selon Christine Kark, avocate de Montréal, le type de locaux que vous choisissez reflète votre genre de pratique. « Je veux que les clients voient l’adresse. Je crois que c’est important pour un avocat ou une avocate réputé(e). Je crois que ça inspire confiance. »

Mais avant d’investir dans votre espace de travail préféré, il vous faut les clients, prévient-elle. Avant de lancer son propre cabinet en septembre 2009, elle avait réfléchi à tout depuis longtemps. Lorsqu’elle quitta McCarthy Tétrault après sept ans de services, elle ne déménagea pas dans des locaux chics comme le font souvent les avocats. Elle loua plutôt un petit espace dans un cabinet existant pour épargner de l’argent et développer sa clientèle.

Cette situation lui fournit tout ce dont elle avait besoin à l’époque, dont un accès à Internet et une réceptionniste pour prendre ses appels. Elle lui donna aussi l’occasion de développer sa propre clientèle.

Sachant qu’elle déménagerait un jour dans ses propres bureaux, elle s’assura d’avoir son propre numéro de téléphone, son propre numéro de télécopieur et sa propre adresse courriel, qui resteraient identiques après son déménagement.

Quand vint le temps de chercher ses propres locaux, Kark établit un budget, engagea un agent qui lui proposa une dizaine d’emplacements, et ils passèrent une journée à visiter les cinq ou six meilleurs choix. C’est un édifice prestigieux du Vieux-Montréal qui s’imposa finalement à elle. « C’est un très bel espace, de la bonne taille pour moi… Je pouvais m’y voir. »

Ava Chisling (avachisling.com) est rédactrice depuis plusieurs années et avocate spécialisée dans les médias. Elle vit à Montréal.