Le fardeau fiscal : Conseils à l’intention des nouveaux avocats exerçant seuls ou en petits cabinets

La période des déclarations de revenus peut être stressante pour quiconque, mais particulièrement pour les nouveaux avocats exerçant seuls ou en petits cabinets qui produisent leur première déclaration de revenu. Les tâches courantes afférentes à la comptabilisation des revenus et dépenses d’une entreprise peuvent être deux fois plus difficiles pour les avocats compte tenu de leur gestion des comptes en fiducie et d’autres instruments financiers à contrôles rigoureux.

Sachez que la plus petite erreur financière peut donner de véritables maux de tête aux avocats, et non pas seulement lorsqu’ils traitent avec l’ARC. Par exemple, lorsque le Barreau du Haut- Canada a contesté un écart de 47 cents dans sa première déclaration, l’avocat torontois Omar Ha-Redeye, de Toronto, a dû faire appel aux services d’un comptable judiciaire pour qu’il en trouve la source. Il raconte : « Il semble que l’écart a été causé par une petite erreur de la banque lorsque celle-ci a prélevé des intérêts de l’un des comptes de mon cabinet. Trouver l’écart m’a exigé plus de temps et d’argent que 47 cents! »

Fait ironique, lorsqu’il n’exerce pas le droit à son cabinet, Fleet Street Law, Me Ha-Redeye enseigne la comptabilité judiciaire et d’autres cours au collège Centennial de Toronto. (Il a commencé à enseigner la comptabilité judiciaire après avoir distillé l’erreur de 47 cents.) Me Ha-Redeye connaît la comptabilité. Néanmoins, Fleet Street Law a payé le prix de l’erreur d’un autre et a appris à ses dépens l’importance d’une gestion financière minutieuse.

Me Ha-Redeye affirme que : « Il est vrai que l’écart a été causé par une erreur de la banque, mais comme tous les nouveaux avocats, j’ai dû apprendre tous ces principes comptables et les appliquer à la pratique. C’est cet apprentissage appliqué que je communique à mes étudiants au collège Centennial. » Ce même apprentissage guide Fleet Street Law quand vient le temps de la préparation de ses déclarations de revenus – particulièrement maintenant, la date de production à l’ARC approchant.

Joshua Lenon est « avocat interne » auprès de Clio, la plateforme en ligne de gestion de la pratique, de comptabilisation des heures, de facturation et de collaboration avec les clients. Le conseil fiscal qu’il donne aux avocats est simple : « La préparation de votre déclaration de revenus commence lorsque vous obtenez votre premier reçu de dépenses ou le premier paiement d’un client, selon le premier à survenir », déclare Me Lenon.

Me Lenon explique que : « La préparation de la déclaration de revenu dépend de l’existence, dès le premier jour, d’un système comptable bien établi. Si vous n’en avez pas, tenter de rassembler les renseignements à la dernière minute peut être un cauchemar et entraîner des difficultés qui vous causent des problèmes avec l’ARC. »

Donc, que dois faire le nouvel avocat exerçant seul ou en petit cabinet? Eh bien, Clio est un outil qui permet la consignation de tous les éléments des actes financiers d’une pratique. On peut aussi utiliser un programme de comptabilité destiné aux petites entreprises comme QuickBooks : son interface conviviale fonctionnant sur presque tous les ordinateurs personnels est également facile à comprendre, même pour le pire des néophytes.

Toutefois, la technologie n’est pas tout. Les nouveaux avocats auront besoin de classeurs pour conserver leurs reçus, leurs talons de chèques et les autres documents financiers – dans des dossiers bien étiquetés et classés, merci beaucoup! Idéalement, ce processus devrait débuter dès que les avocats posent leur plaquette à la porte de leur bureau. Pour les avocats qui ne l’ont pas déjà fait, il n’est jamais trop tôt – ou trop tard – pour commencer par les documents financiers en cours et à venir et pour prendre le temps de trier et classer les vieux reçus placés dans des boîtes à souliers lorsque le temps le permet.

Une fois que le système de comptabilité et de classement est établi, les avocats devraient envisager de faire appel à un commis comptable ou à un comptable à temps partiel s’ils n’ont pas les compétences nécessaires en comptabilité et le temps de s’y mettre. Selon Me Ha-Redeye, « Vous pouvez toujours en trouver un par le bouche-à-oreille et en parlant à d’autres avocats. Trouvez une personne qui a de l’expérience auprès de cabinets d’avocats car les exigences de production de déclarations de revenus comportent quelques particularités concernant notre profession. »

Même si les revenus se font rares, les nouveaux avocats et nouveaux cabinets d’avocats doivent absolument faire appel, même à temps partiel, à un expert financier. Il ne s’agit pas seulement d’éviter les mauvaises surprises sur le plan fiscal – et non pas seulement en ce qui concerne l’impôt sur le revenu, mais aussi concernant la TPS et la TVH! – mais aussi de faire en sorte que l’avocat ou le cabinet d’avocats réclame toutes les déductions auxquelles il a droit. (Si le cabinet est constitué en société, un comptable spécialisé dans le domaine juridique est encore plus nécessaire puisque les déclarations de revenus des sociétés sont très complexes.)

Joshua Lenon affirme que : « Bien des gens ne sont pas conscients de toutes les dépenses d’entreprise qui peuvent légitiment être déduites. Supposons que vous avez un bureau à domicile qui occupe le quart de votre espace habitable total. Additionnez tous vos coûts, notamment l’électricité, le chauffage, l’eau, l’entretien et les réparations, l’assurance maison et les autres coûts similaires, divisez-les par quatre et voici des dépenses de bureau légitimes qui peuvent être déduites du revenu imposable de votre pratique. »

Mais il incombe aux cabinets d’avocats de consigner et de documenter convenablement ses dépenses, de manière à ce qu’elles résistent à une vérification de l’ARC. (Me Ha-Redeye fait la mise en garde suivante : « Le Barreau fait aussi des vérifications au hasard visant les cabinets qui en sont à leur cinq premières années, de sorte que vous devriez aussi être prêts pour cela. La plupart des nouveaux avocats l’ignorent, mais cela fait partie de l’exercice de la profession d’avocat au Canada. ») Une fois que ces données sont compilées, avec tous les autres éléments, il est logique qu’un comptable spécialisé dans le domaine juridique examine les chiffres afin de veiller à ce qu’ils soient bien calculés.

Enfin, l’engagement d’un comptable spécialisé dans le domaine juridique procure un certain niveau de protection si l’ARC a des questions après le traitement des déclarations de revenu. Un tel professionnel – s’il est bien choisi dès le départ – sera suffisamment pondéré pour évaluer calmement et minutieusement toutes les demandes de l’ARC. Il sait aussi comment négocier avec les fonctionnaires de l’ARC si une nouvelle déclaration de revenu est nécessaire, minimisant ainsi les pénalités et le stress que subit l’avocat ou le cabinet d’avocats qu’il représente.

Me Ha-Redeye rappelle le vieux dicton selon lequel « L’avocat de celui qui se représente lui-même à la cour est un idiot. Eh bien, le comptable de l’avocat sans connaissances financières qui tente de se représenter lui-même devant les autorités fiscales est un idiot! »

Pour conclure, les nouveaux avocats devraient commencer à se préparer pour la période de production des déclarations de revenus dès qu’ils débutent l’exercice du droit, ce qui signifie établir un système convenable de registres financiers, conserver l’ensemble des reçus et des talons de paiement et engager un comptable spécialisé dans le domaine juridique pour qu’il tienne les livres convenablement et prépare les déclarations de revenus.

James Careless est journaliste pigiste.