Protégez-vous et protégez vos clients lorsque vous fermez votre cabinet

Diverses circonstances peuvent vous amener – ou amener d’autres personnes – à gérer la cession ou la fermeture de votre pratique : le passage à un autre cabinet, le départ à la retraite, une maladie ou une mort subite. Le problème sera plus grand pour un avocat exerçant seul ou dans un petit cabinet : il peut n’y avoir personne en mesure d’assumer la relève ou de classer les dossiers de façon ordonnée, comme ce serait le cas dans un grand cabinet.

Votre devoir de représentation compétente comprend l’obligation de prendre des mesures efficaces pour protéger les intérêts de vos clients en toute circonstance. L’absence d’un plan ou d’une préparation convenable en cas d’interruption soit prévue, soit inattendue de vos activités peut exposer vos clients à d’importants torts ou préjudices; elle peut aussi occasionner des difficultés financières et émotionnelles à vos associés et aux membres de votre famille.

Ne sous-estimez pas le temps et l’effort qu’il faut pour fermer un cabinet de façon appropriée. Ne tardez pas à vous y préparer.

C’est quand vous avez la santé et le temps de vous préparer rigoureusement qu’il faut planifier le départ à la retraite. Si possible, commencez 10 à 15 ans avant la date prévue. Avant votre départ, vous devrez régler une multitude de questions : transférer les dossiers actifs et ouverts; conserver ou détruire les dossiers classés; voir à la conservation des livres et documents comptables; régler les engagements pris et les obligations persistantes; satisfaire aux exigences comptables et bancaires; traiter convenablement des questions du personnel et de l’administration; et satisfaire à toutes les exigences d’avis en cas de changement de situation. Assurez-vous que vos associés, vos employés et les membres de votre famille connaissent les plans que vous avez prévus.

Dossiers actifs ou ouverts

Passez en revue votre liste de dossiers actifs pour repérer ceux qui peuvent être réglés (et classés) rapidement, et ceux qui devraient être remis à un nouvel avocat ou au client. Travaillez d’abord aux affaires qui peuvent être réglées rapidement. Entre-temps, prévenez vos clients de votre intention de quitter le cabinet. Les clients qui ont des dossiers en cours auront besoin de temps pour retenir un nouvel avocat. Indiquez les coordonnées nécessaires aux clients qui veulent reprendre leurs dossiers.

Si vous cessez d’exercer dans le privé, arrêtez d’accepter de nouveaux dossiers à moins de pouvoir les régler avant votre départ.

Si vous cédez vos dossiers actifs à un nouvel avocat, effectuez d’abord une vérification des conflits d'intérêts pour vous assurer qu'il n'existe pas de conflit d'intérêts qui pourrait disqualifier le nouvel avocat.

Préparez un résumé de chaque dossier. Signalez les tâches à accomplir, les problèmes à prévoir, les échéances ou les délais de prescription. Confirmez le transfert du dossier par écrit au moyen soit d’une directive de transfert, soit d’un accusé de réception à signer par le client. Si le dossier doit être envoyé au client, confirmez par écrit la demande et l’adresse.

Dossiers classés

Les avocats quittant la pratique privée sont souvent incertains de la façon de traiter des dossiers classés des clients. Tout dépend de savoir qui est propriétaire du dossier ou plus précisément des documents appartenant au dossier classé.

Lorsque vous cessez vos activités, si vous avez la garde de documents de clients dans des dossiers classés, vous devriez les livrer au client. Si vous ne pouvez pas trouver le client, vous devez conserver le dossier classé ou le remettre à un autre avocat pour qu’il le conserve. En cas d’incertitude quant à savoir qui a le droit de recevoir les biens (ou les documents) d’un client et si vous ne savez pas quelle personne devrait les recevoir, vous pouvez demander des instructions à un tribunal compétent, comme l’exige la règle 2.07(6).

Idéalement, vous devriez avoir prévu des formalités de fermeture des dossiers de sorte que tous les documents des clients auraient été rendus aux clients avant que le dossier soit classé. Il ne devrait alors vous rester que des documents appartenant à l’avocat : copies des documents originaux des clients; notes personnelles de l’avocat; copies de correspondance; etc.

Au moment de cesser vos activités, si vous avez déjà restitué tous les documents ou biens appartenant aux clients, vous voudrez peut-être quand même conserver les dossiers pendant une certaine période. Des copies des documents des clients pourraient être nécessaires pour assurer la défense contre d’éventuelles réclamations après votre fermeture. Pour déterminer pendant combien de temps les copies des documents des clients doivent être conservés, il faut tenir compte de divers facteurs comme le délai de prescription pour les recours contre les avocats, la nature de l’affaire et l’issue du dossier.

Dans certains cas, vous choisirez peut-être de remettre l’ensemble du dossier classé au client. Ce serait indiqué uniquement lorsque vous êtes sûr que vous n’aurez plus besoin des copies des documents du client, et seulement après avoir supprimé toutes vos notes personnelles. Vous devriez obtenir du client un accusé de réception à l’égard de tous les documents ayant trait au mandat.

L’examen de votre liste de dossiers classés vous aidera à déterminer quels dossiers peuvent être détruits et quels devraient être conservés.

Extrait de The Guide to Closing Your Practice, une publication du Barreau du Haut-Canada et de LAWPRO®.