Un petit cabinet peut-il envisager l’externalisation de services?

L’externalisation était jadis vue comme une stratégie innovatrice pour les cabinets juridiques. Nous nous souvenons tous de la première fois : pour moi, il s’agit d’un service d’appel pour une petite entreprise. « Je ne connais pas l’horaire de l’avocat; ceci est un service d’appel. » Imaginez ça : la personne qui prend les messages travaille hors du bureau.

Ces jours-ci, la presse juridique met l’accent sur l’impartition à l’étranger. Cela pose la question : y a-t-il ici une mutation profonde? L’externalisation constitue-t-elle l’avenir de notre profession, ou sommes-nous toujours à l’étape expérimentale avec des résultats suspects?

Quelle que soit la réponse, comment l’externalisation peut-elle s’appliquer au travail d’un petit cabinet ou de l’avocat exerçant seul? Peuvent-ils bénéficier de l’impartition, ici ou ailleurs?

Externalisation de tâches administratives

En dépit des manchettes, vous n’avez pas besoin de personnel en Inde pour externaliser vos services administratifs. La plupart des petites entreprises ont probablement imparti une partie de leurs travaux administratifs. Par exemple :

• le service de la paie - La plupart des petites entreprises confient à une compagnie externe la gestion de la paie et des formulaires bureaucratiques complexes. C’est efficace et économique.
• la comptabilité - Les petites entreprises embauchent couramment des entrepreneurs indépendants, une ou deux journées par semaine, pour effectuer les travaux de comptabilité.
• les services de messagerie - La plupart des petites entreprises ne peuvent se permettre d’embaucher un employé qui peut quitter le bureau pour effectuer des livraisons. Parfois, les frais de messagerie peuvent être passés au client.
• les services de photocopie - Pour les copies de grands documents de projets, utiliser un bureau 24/7. Encore une fois, ces coûts peuvent être transmis au client.
• les services de TI - Les petites entreprises impartissent couramment leurs fonctions d’entretien informatique.
• les services de sténographie - L’arrivée de la dictée numérique a permis aux avocats de recourir davantage aux entrepreneurs indépendants pour les services de transcription juridique. Certains avocats dictent tout au long de la journée et transmettent électroniquement la dictée à une personne à l’externe, possédant des compétences en secrétariat. Le lendemain matin, la transcription complétée est arrivée dans le courrier entrant de l’avocat.

Tout petit cabinet devrait évaluer son fonctionnement administratif et s’interroger sur l’efficacité ou les économies de l’impartition de tâches administratives.

Externalisation de travaux juridiques

L’impartition de travaux de droit substantiel à des avocats indépendants ou à des techniciens juridiques devient de plus en plus fréquente. Par exemple :

• Services parajuridiques - En tant qu’avocat exerçant seul ou membre d’un petit cabinet, vous n’avez peut-être pas accès aux services de soutien d’un technicien juridique à temps plein. Un technicien juridique à l’externe peut répondre à vos besoins.
• Avocats contractuels - Plusieurs petits cabinets embauchent des avocats sur une base contractuelle pour des travaux, la plupart du temps exécutés à l’extérieur du bureau. L’idéal, c’est de trouver des avocats contractuels ayant de l’expérience dans un champ spécialisé, éliminant la période d’apprentissage.

La non-disponibilité de personnel ou le besoin de flexibilité peuvent influencer les décisions sur l’externalisation de travaux à l’étranger. Il y aura, le cas échéant, un besoin accru de supervision si le cabinet n’a pas développé un lien de confiance avec le travailleur étranger.

Externalisation de services à l’étranger

Impartir des services à l’étranger, c’est un peu comme travailler avec un avocat embauché pour l’été ou avec un technicien juridique. Le personnel étranger n’est pas autorité à travailler dans votre ressort, mais il peut exécuter des travaux de recherche juridique, organiser et résumer des dossiers, et aussi préparer des formulaires et projets d’entente dans des affaires à caractère répétitif. Ce personnel doit être supervisé et tout travail doit être examiné par l’avocat responsable du dossier. Le véritable travail d’avocat doit demeurer ici.

Quand on sait que les avocats en Inde reçoivent 20 % ou moins du salaire d’un avocat salarié au Canada ou aux États-Unis, les avantages financiers d’un tel arrangement sont évidents. Même si cela semble davantage l’exception que la règle, des avocats exerçant seuls ou en petit cabinet ont établi des rapports efficaces avec des avocats ou techniciens juridiques en Inde.

Sauf pour l’éloignement géographique, plusieurs des mêmes concepts de gestion s’appliquent : formation, mentorat, supervision, rétroaction, etc. Des rapports semblables s’établissent parfois au sein de cabinets d’avocats canadiens. Par exemple, il est déjà arrivé qu’un technicien juridique à l’étranger qui ne faisait pas l’affaire soit remplacé par un autre technicien juridique à l’étranger, transformant ainsi une situation difficile en une relation fructueuse.

Mises en garde

Certaines mises en garde s’imposent à ceux et celles qui songeraient à externaliser des services à l’étranger, notamment :

• Il est communément recommandé de retenir les services d’un cabinet ayant un bureau local au Canada ou aux États-Unis.
• Renseignez-vous sur le cabinet à qui vous désirez confier des travaux et obtenez des recommandations d’avocats en qui vous avez confiance.
• Établissez des rapports avec le même technicien juridique ou avocat dans tous vos projets, afin de créer un lien de confiance entre l’un et l’autre.
• Accordez la priorité à la confidentialité. Ne dévoilez pas le nom du client sans être bien conscient des risques.
• Surveillez de plus près les travaux de votre personnel à l’étranger.
• Ne mettez pas en péril le secret professionnel.
• Assurez-vous d’avoir une permission éclairée de votre client.

Conclusion

L’impartition de certaines fonctions administratives peut être avantageuse pour la plupart des petits cabinets et des praticiens exerçant seuls. Les avantages sont moins clairs pour l’externalisation de travaux juridiques substantiels, au pays comme à l’étranger. L’argument économique est contrebalancé par les défis logistiques et les risques. Et l’impartition à l’étranger peut ajouter une tranche de complexité que la plupart des petits cabinets ne voudront ou ne pourront pas tolérer.

En évaluant les possibilités d’impartition à l’étranger, le petit cabinet ou l’avocat exerçant seul doit comprendre que cela ne réglera pas les problèmes d’inefficacité au bureau. Seul l’avocat bien organisé, au sommet de son art, pourra tirer efficacement les avantages de l’impartition à l’étranger. Une dernière pensée : la plupart des avocats ne seront pas à l’aise avec la possibilité d’externaliser des travaux à l’étranger. S’il s’agit d’une décision qui vous rend mal à l’aise, ne le faites pas.

Directeur d’un groupe-conseil de cabinets juridiques, Boyer Greene, s.r.l., Arthur G. Greene est membre du conseil d’administration du College of Law Practice Management. Son plus récent livre, The Lawyer’s Guide to Governance, a été publié en 2009.