Sauvegardées et cadenassées

Dans un contexte où les cabinets réduisent leurs effectifs et prennent des mesures pour diminuer leurs coûts et ainsi demeurer concurrentiels, la capacité de l’infonuagique de servir de dépôt central pour à peu près tout, tout en éliminant pratiquement les besoins en serveurs coûteux, est un très gros attrait. Ajoutez à cela les logiciels-services en ligne, grâce auxquels les avocats peuvent constituer des groupes de travail ad hoc autour de fichiers partagés, et vous obtenez tout à coup une très puissante plateforme de collaboration pour une gestion souple et modulable de votre cabinet.

Il est vrai que cela n’était pas la principale préoccupation de Russell Alexander lorsqu’il a décidé d’unifier les données de son cabinet familial de Lindsay (Ontario), petit mais en croissance, il y a sept ans. Déjà lourdement investi dans un réseau client-serveur traditionnel relié à un deuxième bureau à Whitby, puis à un troisième à Markham, l’information stockée à un endroit était dupliquée et archivée dans d’autres endroits, offrant à la fois un accès à partir des différents bureaux et une sécurité par la redondance.

Peu de temps après, le cabinet a commencé à numériser tous les documents papier envoyés ou reçus et à les sauvegarder sur le serveur dans le but de migrer vers un environnement de travail presque sans papier. C’est à ce moment-là qu’Alexander s’est dit « eurêka! » et a décidé d’ajouter à ce cocktail la centralisation des données.

« Nous sommes maintenant en mesure d’utiliser une application Web qui s’appelle Dropbox », explique-t-il, montrant avec quelle aisance un groupe de fichiers peut être déplacé de son serveur vers « le nuage », d’un seul mouvement de souris.

« Alors, si je suis au tribunal de la famille et que je dois patienter quelques heures, je peux non seulement répondre à mes courriels, mais aussi travailler sur tous mes documents à l’aide de mon iPad, exactement comme si j’étais assis à mon bureau. De la même façon, si je suis en région éloignée et qu’il y a une tempête de neige ou quelque chose du genre, mon équipe et moi pouvons continuer à travailler de la maison ou de n’importe quel autre endroit. La capacité d’accéder à distance à notre travail a été le véritable changement dans notre cabinet », assure-t-il.

La guerre des services

Avec des centaines de services d’archivage en ligne, choisir celui qui convient à votre cabinet peut représenter un défi. Chaque service a ses forces : certains sont de simples casiers à fichiers, conçus pour les utilisateurs solitaires, alors que la majorité offre certains contrôles personnalisables de partage et une gestion intelligente de vos différents ordinateurs et appareils mobiles.

D’autres encore vont au-delà des simples tâches d’archivage pour répondre à des besoins et des situations très spécifiques. Jay Fleischman, avocat de New York spécialisé en droit des faillites et en marketing juridique en ligne, utilise un de ces services depuis plusieurs années.

« J’adore Evernote », s’exclame-t-il, décrivant le produit comme un service de stockage à long terme avec des fonctions de recherche sémantique — où le nuage se souvient de tout, ou en donne l’impression —, parfaitement conçu pour ces bouts d’information hétéroclites qui sont habituellement éparpillés.

« C’est un peu l’équivalent d’un classeur à anneau », poursuit Fleischman. « Je l’utilise pour prendre des notes et conserver mes mémos audio. Mais je l’utilise aussi pour sauvegarder des photos et des vidéos, des idées pour mon blogue, des articles “à lire plus tard”, ou des extraits de courriels. Ou si je travaille sur un dossier particulièrement gros et que j’ai besoin d’organiser les adresses URL et les ressources qui surgissent pendant mes recherches sur Internet, je vais aussi utiliser Evernote. »

Les juristes ont trouvé d’autres usages très créatifs à Evernote. Une utilisatrice a expliqué sur Internet qu’elle griffonnait ses notes pour ses dossiers sur un bloc de papier légal et qu’elle les prenait en photo avec son téléphone intelligent. Une fois dans Evernote, ces notes pouvaient être retrouvées plus tard, notamment grâce à l’estampille temporelle automatique, à la date de création et à la balise de géolocalisation de l’endroit où la photo avait été prise.

Pour Felix Tang, associé chez Innovate s.e.n.c.r.l. à Toronto — un cabinet d’avocats novateur entièrement converti à l’infonuagique —, c’est le besoin de gérer et de protéger sa propre propriété intellectuelle déjà placée en ligne qui l’a mené à un autre service unique appelé Backupify, spécialisé dans l’archivage de contenu personnel sur des sites sociaux comme Facebook, LinkedIn, Blogger et Flickr.

« Allez-vous réellement commencer à faire manuellement des copies de sauvegarde de tous vos comptes de médias sociaux sur une base régulière? Probablement pas. Mais seriez-vous prêt à verser à une compagnie de 3 à 5 dollars par mois pour qu’elle s’en charge? J’en suis au stade de dire oui, surtout parce que la présence de mon cabinet dans les médias sociaux est en croissance », confie Tang.

Soulignant d’autre part que les solutions économiques et tournées vers l’avenir sont essentielles pour son jeune cabinet, Tang préfère avoir recours à ce qu’il appelle un « croisement optimal », une approche où l’on combine plusieurs services infonuagiques gratuits ou à prix modique, en s’assurant toujours de choisir des produits conçus pour durer. Il ne dispose pas de règles absolues pour faire ses choix, seulement de lignes directrices et de principes généraux, comme le fait d’être propriétaire des données, de pouvoir les retirer et de pouvoir compter sur des solutions qui croîtront avec l’entreprise.

Des services comme Zimbra, par exemple. Conçu pour s’intégrer à des services de courriel comme Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Outlook Exchange Server et plusieurs autres, Zimbra télécharge et archive automatiquement les messages reçus. Mais il présente également une fonction sympathique pour les avocats.

« Zimbra est intéressant, parce que s’il y a une chose avec laquelle je lutte en tant qu’avocat, c’est l’administration de la preuve électronique », dit Tang à propos du module optionnel (et payant) de gestion de la preuve électronique, un module conforme à la loi Sarbanes-Oxley et aux normes de la HIPAA. « Je ne vais pas dépenser des milliers de dollars pour payer une personne à passer en revue mes documents électroniques quand je peux le faire moi-même avec une simple requête sur le clavier », argumente-t-il.

« Savoir que Zimbra archive mes messages, mais aussi qu’il pourra au besoin en tirer tout le contenu nécessaire sous différentes formes et produire la preuve, c’est tout simplement génial », affirme Tang.

De la suite dans les idées

Outre ces solutions spécifiquement conçues pour le stockage et l’extraction des données, l’application infonuagique ultime pour plusieurs juristes exerçant seuls ou en petits cabinets pourrait bien se trouver du côté des logiciels qui lient d’une manière plus riche l’archivage des données aux activités quotidiennes des juristes. C’est ce que croit Erik Mazzone, auteur du blogue Practice Matters et directeur du Center for Practice Management, en Caroline du Nord, qui affirme qu’une suite bureautique tout-en-un peut être la clé d’une productivité accrue.

« Ce que j’ai en tête essentiellement, c’est une base de données qui intègre le calcul des heures de travail et la facturation. Prenez un Clio, un Rocket Matter, ou un LexisNexis Firm Manager : je crois que ce genre de logiciel-service est sous-exploité par les avocats aujourd’hui », affirme Mazzone.

Conçus spécialement pour l’industrie juridique, ces services combinent l’archivage, le partage à distance, la gestion de projets, des outils de commercialisation et de relations client, les données des fournisseurs et la bureautique, le tout sous une seule interface.

On peut obtenir des résultats similaires avec l’approche à la carte, mais Mazzone nous met en garde : « Ça ne peut pas se faire sans liens solides entre les différents morceaux. »

Ce qu’il n’aime pas voir, c’est une série de petits satellites qui ne se parlent pas très bien entre eux. « Vous savez, du genre que vous entrez les données à cinq endroits différents et qu’elles se présentent sous sept formats différents. C’est pénible — et inefficace », dit Mazzone.

D’un point de vue fonctionnel, la seule différence entre les suites bureautiques conçues pour le monde juridique et les solutions destinées aux consommateurs individuels se ramène souvent aux champs prédéfinis et aux fonctions automatisées. Bien qu’on dise que les deux systèmes reposent sur la même ossature (une base de données SQL avec une interface HTML générée par PHP), Fleischman croit que les systèmes conçus pour les juristes sont souvent plus faciles à adopter, parce que les juristes comprennent tout de suite le sens de chaque élément et la manière dont les différents champs devraient fonctionner.

« Je dis toujours que tout dépend de votre personnalité et de la manière dont vous travaillez », dit-il, affirmant que son cabinet a préféré retenir le Calendrier Google plutôt qu’une suite complète comprenant une fonction d’établissement du calendrier, simplement parce que cette option correspondait mieux au fonctionnement de leur esprit collectif.

« Il y a aussi ces gros outils génériques de gestion de la relation client, comme Salesforce.com et Infusionsoft, et ce genre de choses », dit Fleischman. « Si ces outils vous conviennent, tant mieux. Mais plusieurs de ces systèmes en font trop pour nos simples besoins, et ces couches supplémentaires de complexité sont très difficiles à éviter lorsque vous êtes en période de formation. C’est pourquoi nous ne les utilisons pas. Nous travaillons avec ce que nous aimons. »

Faire le grand saut

Soulignant que toute migration vers « le nuage » devrait être une initiative à l’échelle du cabinet, Alexander suggère d’inclure dès le départ dans le projet les autres avocats et membres du personnel.

« La transition sera beaucoup plus facile et vous rencontrerez probablement beaucoup moins de résistance », dit-il, ajoutant que les gens sont naturellement réticents à quitter cette zone de confort du bureau papier.

« Changer la culture d’un cabinet prend du temps. En fin de compte, vous voulez qu’ils adhèrent au processus et se l’approprient », affirme Alexander.

Pour les mêmes raisons, Tang suggère d’adopter une démarche progressive mais constante, ne faisant migrer qu’un ou deux éléments du portefeuille de données à la fois. « Mais une fois la migration amorcée, vous ne pouvez pas vous arrêter à mi-chemin », prévient Tang. « C’est probablement la pire chose que vous pourriez faire, d’un point de vue technologique. »

Bien que la plupart des services infonuagiques commerciaux soient solides et répondent aux normes de n’importe quel service informatique, Mazzone insiste sur l’importance d’effectuer de temps à autre des « exercices d’évacuation », pour « savoir comment vous arriverez à récupérer les données perdues et pour mettre à l’épreuve le logiciel que vous avez choisi avant de subir un cataclysme », dit-il.

Et pour les juristes indépendants ou en petits cabinets qui ne seraient pas encore convaincus, Fleischman cite son nouveau bénéfice net comme l’argument décisif. Les épargnes à long terme sont si nettement supérieures au temps nécessaire pour effectuer la migration vers certains de ces systèmes qu’il croit que tout cabinet d’avocats devrait avoir rentabilisé son effort au bout de douze mois maximum suivant l’implantation.

« Ça ne fait aucun doute », selon Fleischman. « Nous avons réduit nos frais généraux d’un si gros montant que mon associé ne le croit toujours pas! »

Le simple fait de ne plus jamais avoir à se soucier de licences supplémentaires de Microsoft Office Exchange est à lui seul, dit-il, un argument puissant.

« Est-ce que je conseillerais à quelqu’un de se défaire de sa plateforme Office si tout fonctionne bien? Non, parce qu’il n’a rien à payer pour l’instant. Mais si un serveur dure en moyenne cinq ans et que vous en avez déjà fait quatre, vous savez que vous devrez dépenser à nouveau entre 5 000 $ et 10 000 $ minimum pour tout remplacer et mettre à jour », dit Fleischman.

Mieux vaut alors, selon lui, lancer une migration graduelle vers les systèmes infonuagiques, de sorte que lorsque vos serveurs grilleront l’année suivante, un mardi après-midi, vous n’aurez pas à vous inquiéter du temps d’immobilisation. « Et vous n’aurez pas à vous inquiéter de ce gros chèque que vous auriez eu à émettre », dit Fleischman en riant. « Car tout a déjà été transféré, et que vous avez eu toute l’année pour faire des tests. C’est une tranquillité d’esprit. »