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Que feriez-vous si vous soupçonniez un avocat de votre cabinet de subtiliser l’argent des comptes en fidéicommis, de surfacturer, ou encore de faciliter les activités de blanchiment d’argent d’un client?
Bien que les cas de fraude au sein de cabinets d’avocats demeurent extrêmement rares, la menace est réelle. Et les conséquences pour la réputation et la solvabilité du cabinet sont si graves qu’il importe de prendre les moyens pour en prévenir l’éventualité. Voici cinq mesures à adopter dès maintenant pour protéger votre cabinet de la fraude.
1. Surveiller les comportements indicateurs de fraude potentielle
Certains comportements malhonnêtes sont perçus comme des signes de dévouement de l’avocat envers ses clients. Soyez donc attentifs aux avocats qui refusent les vacances, qui portent une attention trop personnelle aux demandes des clients ou encore qui travaillent exclusivement avec un petit nombre de gens. Pour l’escroc, ces comportements servent à contrôler l’information, afin que ses activités demeurent clandestines.
2. La taille et les champs de pratique du cabinet ne sont pas déterminants
Ce qui augmente le risque, c’est la possibilité pour l’avocat d’agir sans supervision ou de contrôler l’information. Il y a davantage de risques quand l’avocat est seul dans son champ de pratique, ou dans les cabinets moins bien structurés.
3. Prenez des mesures pour protéger votre cabinet
Des opérations bien structurées (ouverture des dossiers, procédures de vérification des conflits, comptabilité) nuisent aux escrocs en permettant à tous d’accéder à l’information relative à un dossier. La centralisation des informations, une revue régulière des dossiers par les pairs et des rapports fréquents aux associés augmentent la transparence. Pour décourager les comportements solitaires, on pourra également demander aux avocats de prendre des vacances régulièrement et de laisser des collègues répondre aux demandes urgentes des clients.
4. Gérez les soupçons
Identifiez clairement la personne qui doit être avisée en cas de soupçon d’escroquerie. Choisissez une personne facile d’approche, calme, qui prendra la chose au sérieux. Pour mener l’investigation, le cabinet pourra également envisager le recours à de l’aide externe (juricomptable, conseiller juridique externe, etc.).
Le cabinet devra assurer au dénonciateur l’anonymat, ou au moins une protection contre les représailles. Quant à l’avocat soupçonné, il faudra lui offrir l’occasion d’être entendu et documenter minutieusement les communications.
5. Quand l’impensable se produit
La découverte d’activités frauduleuses au sein d’un cabinet peut être dévastatrice. La direction doit présenter un plan concret pour coordonner son action et préserver la confiance à l’interne et vis-à -vis l’externe. Au sein de la direction, la transparence est de mise. Une divulgation appropriée aide à limiter les ragots et a également un effet dissuasif.
Le cabinet devra se soucier des enjeux liés à sa responsabilité potentielle pour les actes posés par l’escroc, et travailler de concert avec ses assureurs. Si la fraude a nui à un client, il faudra prioriser ses besoins.
Le cabinet devra envisager de rapporter les activités frauduleuses aux barreaux pertinents et peut-être à la police. Enfin, si l’intérêt public est en jeu, il sera important de développer un message et une stratégie de communication ciblés et cohérents.
Cet article a paru d'abord dans le numéro de mars 2008 du magazine National de l'ABC.