Investissez dans votre productivité grâce à la sous-traitance

La sous-traitance ne se limite pas à l’envoi de travaux juridiques ordinaires à un cabinet à l’étranger qui peut les réaliser à moindres frais, c’est aussi un moyen d’améliorer l’efficience en s’assurant que les juristes exerçant seuls ou en petits cabinets ne gaspillent pas un temps précieux à faire un travail que d’autres professionnels peuvent faire tout aussi bien.

De la tenue des comptes aux photocopies, en passant par la conception d’un site Web et même la recherche juridique, la sous-traitance peut aider les juristes exerçant seuls ou en petits cabinets à devenir plus productifs.

J.M. (Michelle) Farrell, une juriste exerçant seule à Richmond Hill (Ontario), dit que la sous-traitance l’a aidée dans sa pratique en tant que juriste, médiatrice et arbitre.

Elle a été juriste auprès du gouvernement pendant 15 ans avant de quitter ce poste pour créer Farrell Law & Mediation, qu’elle décrit comme un « bon vieux cabinet de pratique générale » qui offre « des services abordables aux familles ouvrières »*.

Alors qu’elle fondait son cabinet il y a deux ans, M^e Farrell a consacré du temps à la recherche des outils de gestion de la pratique qui pourraient l’aider à développer ses affaires et à devenir plus efficiente.

« Il existe une multitude de ressources pour un juriste exerçant seul », dit-elle.

Elle a d’abord engagé une société pour l’aider à asseoir sa présence en ligne; un processus qu’elle n’a pas encore finalisé.

« Une grande partie du cabinet juridique de l’avenir résidera en ligne. Je n’ai pas le temps de développer ma propre présence en ligne, et je suis loin d’être experte en la matière », déclare-t-elle. « C’est un des éléments de la pratique qu’il est tout à fait sensé de sous-traiter. »

M^e Farrell a également utilisé les services d’un bureau virtuel qui répondait à ses appels téléphoniques et prenait les messages en son nom. Le bureau virtuel louait aussi des lieux de réunion à l’heure pour la médiation, et des bureaux où elle pouvait rencontrer des clients.

« J’avais ainsi l’image d’une véritable entreprise professionnelle », dit la juriste qui, depuis, a emménagé dans des locaux partagés.

Vanessa C. Davies utilise elle aussi la sous-traitance pour développer ses affaires.
La juriste exerçant seule œuvre dans les domaines de la défense pénale et du droit administratif à partir du cabinet Davies Law Office.

M^e Davies dit que, pour elle, exercer seule est « l’emploi rêvé ».

« C’est exactement ce que je voulais faire lorsque je me suis inscrite à la faculté de droit. Et voilà, j’ai réussi », dit-elle. « Que demander de mieux? »

M^e Davies dit avoir décidé de sous-traiter certaines de ses tâches pour économiser son temps.
« La sous-traitance, en fin de compte, découle tout simplement d’une bonne vieille analyse de rendement », déclare M^e Davies. « Que vaut mon temps? Combien de temps prendrai-je pour faire une certaine tâche? Combien puis-je me permettre de payer pour ne pas faire cette tâche et pouvoir faire mon travail? »

Ainsi, elle déclare avoir, au départ, tenté de faire sa propre tenue des comptes.

« Je gaspillais un temps fou et je remettais toujours la comptabilité à demain », dit-elle. « Je me suis dit que j’allais appeler un aide-comptable pour qu’il m’explique comment faire. »

Elle a communiqué avec un aide-comptable d’Ottawa qui lui a donné des conseils.
« Ses premiers mots ont été : “Vanessa, combien facturez-vous de l’heure? ” J’ai répondu et il m’a dit : “Moi, je demande 18 $ de l’heure. Cela ne vaut pas la peine que vous passiez votre temps à apprendre ce que je fais. Laissez-moi donc le faire pour vous!” Je n’ai pas hésité », affirme-t-elle. « Depuis, il a organisé mes comptes. »

M^e Farrell aussi utilise les services d’un aide-comptable, bien qu’elle fasse la majorité du travail elle-même.

« C’est rassurant de savoir qu’une autre paire d’yeux vérifie ce que vous faites », dit-elle.
Selon M^e Davies, sous-traiter certaines tâches lui a permis d’être plus productive et mieux centrée sur son travail.

« Investissez dans votre productivité en engageant quelqu’un qui vous aidera à demeurer organisé », conseille-t-elle aux autres juristes exerçant seuls ou en petit cabinet. « Il faut dépenser un peu pour gagner davantage. »

Sarah Picciotto, fondatrice de OnPoint Legal Research Law Corporation, qui offre des services de recherche juridique, d’analyse et de rédaction à plus de 300 cabinets juridiques, déclare que la sous-traitance peut permettre aux juristes de faire des économies, à long terme.

« Nos clients nous disent que si nous pouvons les soulager de certaines tâches, ils peuvent consacrer leur temps à faire d’autres choses pour développer leur pratique et leur propre société », dit-elle. « Un grand nombre de nos clients sont des juristes qui exercent depuis longtemps, et ils ne font des recherches et analyses que très rarement. Il est donc sensé d’engager des spécialistes pour le faire. Nous sommes plus efficients. »

OnPoint aide souvent des petits cabinets et des juristes exerçant seuls en effectuant des recherches dans des domaines peu connus du droit, dit M^e Picciotto.

« Dans un grand cabinet, si un dossier touche à un domaine du droit auquel une personne ne connait rien, elle peut aller en discuter avec un collège ou demander à un collaborateur de faire des recherches et de trouver la réponse », dit-elle. « Les juristes exerçants seuls n’ont pas cette possibilité. »

Selon M^e Picciotto, qui exerce à Vancouver, les juristes exerçants seuls et les petits cabinets doivent relever d’autres défis qui leur sont propres et pour lesquels la sous-traitance est la solution idéale. Ainsi, ils ne peuvent demander à un collaborateur de les aider à traiter un gros dossier. C’est là que son cabinet peut aider.

« Je viens juste de parler à l’un de nos clients, qui m’a dit : “Mince, j’ai un procès et deux appels qui arrivent en même temps, sans crier gare ». Il exerce seul et n’a pas l’intention d’engager un collaborateur pour deux mois de travail acharné », dit-elle. « Il nous a confié la rédaction d’un mémoire, ce qui le libère un peu. Il ne va pas s’échiner à travailler 24 heures sur 24. »

Outre l’économie de temps, selon M^e Davies la sous-traitance présente un autre avantage.

« Cela contribue à l’essor de l’économie. Je suis heureuse de pouvoir aider un autre entrepreneur à développer son entreprise », dit-elle. « Au sortir d’une récession telle que celle que nous vivons, les entrepreneurs sont le moteur de la croissance. Nous devons nous entre-aider. »

Carolynne Burkholder-James est stagiaire chez Heather Sadler Jenkins LLP à Prince George (C.-B.). Avant de s’orienter vers le droit, elle a été journaliste pendant cinq ans.

*N.d.T. Toutes les citations reproduites dans le présent article sont des traductions