Aider les juristes exerçant seuls ou en petit cabinet à demeurer dans la course

Pour les juristes exerçant seuls ou en petit cabinet, les technologies novatrices peuvent être un bon moyen de demeurer dans la course lorsqu’il s’agit de résister à la concurrence des grands cabinets, y compris ceux qui opèrent à l’échelle internationale. Lorsqu’ils sont utilisés de façon stratégique, les outils de TI tels que la téléphonie voix sur IP (VoIP), le stockage dans le nuage et les programmes de paiements par carte de crédit conçus spécifiquement pour les cabinets d’avocats, peuvent aider les juristes exerçant seuls ou en petit cabinet à disposer des mêmes ressources que les grands cabinets tout en facturant au taux des petits.

Découvrez, ci-dessous, cinq très bons outils pour combler les écarts.

La téléphonie VoIP : offrir le service des grands cabinets à un prix modique

La téléphonie voix sur IP (VoIP), c’est tout simplement le fait d’acheminer des appels téléphoniques sous forme de paquets de données sur le Web plutôt que de les transférer par les lignes téléphoniques traditionnelles. Pour les cabinets juridiques, cette approche est un moyen naturel de faire des économies en l’absence de facturation supplémentaire par le Web pour acheminer les appels en Amérique du Nord, contrairement aux compagnies de téléphone. Ajoutez-y le fait que les systèmes téléphoniques fondés sur le Web laissent les utilisateurs choisir leur indicatif de région selon leur gré parmi ceux de l’Amérique du Nord, ce qui signifie qu’un juriste exerçant seul dans une petite ville de l’Ontario peut avoir des numéros VoIP ayant des indicatifs régionaux attribués aux régions de New York et Los Angeles, il est facile pour un petit cabinet de se doter d’une présence internationale de façon très rentable.

Par exemple : en utilisant le système de téléphonie VoIP Ooma Office, un juriste exerçant seul peut ajouter des lignes téléphoniques supplémentaires ayant des indicatifs régionaux de n’importe où en Amérique du Nord pour juste 9,99 $ par mois et par ligne, sans limitation du nombre d’appels en Amérique du Nord et avec de nombreux services de gestion des appels (y compris une boîte vocale et un réceptionniste virtuel). Qui plus est, le système de téléphonie VoIP Ooma ne requiert même pas d’installation de câbles supplémentaires puisqu’il suffit de brancher des boîtes d’extension Linx avec une connexion Wifi dans les prises électriques des endroits où vous souhaitez avoir vos téléphones et le tour est joué.

RingCentral est un autre système de télécommunications VoIP : moyennant 24,99 $ par mois par ligne (pour entre 2 et 19 utilisateurs, moins pour les plus grands groupes), vous obtenez le téléphone, la télécopie, un central virtuel pour gérer les appels entrants, un nombre d’appels illimité en Amérique du Nord, l’interphone, un SEMC d’affaires, le téléavertissement et tout un éventail d’autres fonctionnalités. [traduction] « Nous utilisons RingCentral pour connecter notre groupe de juristes exerçant seuls, formant ainsi une vaste communauté virtuelle », déclare Omar Ha-Redeye, de Fleet Street Law, un « incubateur juridique » de Toronto qui offre un vaste soutien professionnel aux juristes exerçant seuls ou en petit cabinet dans la région de Toronto. [traduction] « Cela nous donne, ainsi qu’à nos clients, la possibilité d’avoir des services et une présence équivalents à ceux des grands cabinets, pour une fraction des coûts. »

Et vive le nuage!

Que ce soit pour envoyer ou recevoir des données pour les clients, ou pour veiller à ce que les documents importants soient toujours disponibles juste en cliquant avec une souris connectée à l’Internet, le « nuage » est extrêmement utile pour les juristes exerçant seuls ou en petit cabinet (mise en garde : certains documents juridiques ne peuvent être entreposés hors de vos bureaux en raison de la réglementation. Adressez-vous à votre barreau pour obtenir les détails.)

Des services gratuits d’entreposage dans le nuage tels que Dropbox.com sont très utiles pour les documents dans le domaine public qui n’exigent pas de conditions de sécurité avancée. Pour les documents juridiques qui eux, sont très confidentiels, un service payant tel que celui offert par Clio constitue une bonne option pour les juristes, quelle que soit la taille de leur cabinet.

[traduction] « Je ne m’inquiète plus de devoir transporter des valises pleines de documents lorsque je dois me déplacer », a déclaré M^e Ha-Redeye. « Avec Clio, je peux télécharger tout ce dont j’ai besoin, où que je sois. 

Tout à coup, plus d’inquiétude de trésorerie!

Comme vous le dira n’importe quel juriste, faire en sorte que les clients paient est l’un de leurs plus gros problèmes. La plupart d’entre eux prennent des mois pour régler leur facture, et jusqu’à 15 % ne paient jamais (en fonction de chiffres américains pour le recouvrement des paiements).

Les entreprises qui exigent un paiement par carte de crédit n’ont pas à s’inquiéter, c’est pourquoi les juristes exerçant seuls ou en petit cabinet devraient envisager d’ajouter la carte de crédit à leurs options de paiement. LawPay est une plateforme américaine de « paiement juridique par carte de crédit » qui vient de s’ouvrir au Canada. En utilisant LawPay et un lecteur de carte de crédit Square Credit qui se branche directement dans l’appareil iPhone pour 9,95 $, un juriste entreprenant peut recevoir paiement immédiat pour les services rendus.

Digne de mention : LawPay peut séparer les honoraires gagnés et non gagnés conformément à la Loi sur le Barreau, règlement administratif no 9, et au Code de déontologie professionnelle des juristes. Le service ne déduit de frais de traitement que du compte de gestion du juriste sans toucher aux comptes de fiducie ou regroupant les intérêts sur les comptes de fiducie (IOLTA).

[traduction] « Sauf exigences réglementaires particulières, la structure traditionnelle du paiement de la fiducie au compte de gestion n’est pas la seule façon d’exploiter un cabinet juridique », déclare Jeremy Hessing-Lewis, directeur technique chez Skunkworks Creative Group, une entreprise de Vancouver qui aide les cabinets juridiques avec la publicité multimédia. [traduction] « Les petits cabinets sont mieux équipés pour expérimenter avec ces nouveaux modèles d’honoraires qui peuvent être combinés avec de nouvelles technologies pour les paiements, a déclaré M^e Hessing-Lewis. « Par exemple, les services forfaitaires, les provisions mensuelles permanentes et l’internalisation des juristes d’entreprise. »

Mais qui donc a besoin d’un télécopieur?

La décision de permettre aux juristes de présenter des documents par télécopieur était très innovante. Cependant, elle date d’avant la réelle omniprésence de l’Internet. Aujourd’hui, l’obligation, pour les avocats, d’envoyer les documents par télécopieur alors que les courriels avec pièces jointes sont aussi faciles à vérifier est vraiment pénible, mais il s’agit d’une exigence juridique encore incontournable.

Heureusement, il y a eFax, un télécopieur virtuel qui permet aux juristes de télécopier des documents à partir de leurs ordinateurs (ou téléphones intelligents) via le Web. L’envoi de télécopies virtuelles est similaire à l’envoi d’une pièce jointe à un courriel. Le service eFax prend le contenu envoyé par courrier électronique et l’envoie directement, par télécopie, au télécopieur du destinataire alors que la banque de numéros de télécopieur de la société lui permet de recevoir des télécopies au nom de ses clients, puis de les envoyer sous forme de pièces jointes à des courriels. Le service coûte 12,49 $ par mois avec 30 jours d’essai gratuit. Tout cela sans plus devoir acheter de vrai télécopieur (ni payer pour obtenir un numéro de télécopieur).

Skype : des conférences vidéo tout à fait abordables

Pendant des années, les conférences vidéo étaient bien trop onéreuses pour que la plupart des cabinets, sauf les plus grands, puissent s’en servir; cela en raison du coût du matériel et des frais de téléphone. Qu’en est-il aujourd’hui? En utilisant Skype et une caméra et un microphone incorporés dans un téléphone intelligent, une tablette ou un ordinateur portable, n’importe qui peut tenir une conférence vidéo à très peu de frais. En fait, les appels vidéo entre les abonnés à Skype sont gratuits. Des connexions audio et vidéo hors de Skype sont disponibles moyennant des taux abordables.

Vous avez besoin d’en jeter plein la vue? Prenez une photo numérique d’un mur de bibliothèque couvert de recueils de références juridiques reliés en cuir, faites-en faire une affiche chez Staples et mettez-la derrière votre fauteuil lors des conférences vidéo. Vous aurez l’air de faire partie d’un grand cabinet!

James Careless est journaliste indépendant.