Optimiser une présentation informatisée : guide pour juristes

Comme nombre d’avocats ou d’avocates, l’idée d’intégrer des présentations informatisées dans votre pratique vous laisse des sueurs froides. Après tout, vous êtes une ou un professionnel du droit, et non une ou un expert en informatique, un technicien ou une technicienne de l’audiovisuel ou un concepteur, conceptrice graphique.

Mais de plus en plus, d’un bout à l’autre du Canada, des avocats avant-gardistes ont déjà fait le saut et découvert qu’une présentation bien planifiée, en format PowerPoint ou en utilisant un logiciel spécial pour les procès, peut améliorer votre force de persuasion en cour, vos communications avec la clientèle et vos efforts de marketing.

La technologie n’est pas difficile à maîtriser – si vous savez comment fonctionne le courrier électronique et les logiciels de traitement de texte, vous êtes capable de préparer une présentation à l’ordinateur. Étant donné la convivialité, le faible coût et la fiabilité des nouvelles technologies de présentation, les excuses traditionnelles ne tiennent plus. Les avocats qui vivent dans le passé et qui adhèrent encore aux critiques exagérées de la technologie risquent de manquer le bateau. Voici, en quelques pages, pourquoi vous devez adopter les présentations informatisées, de quel équipement vous aurez besoin et comment en optimiser l’usage.

Les avantages au tribunal

Tout simplement, les présentations par ordinateur constituent le moyen le plus efficace de communiquer avec des jurys qui ont grandi à l’époque de la télévision. Les études démontrent que 72 heures après avoir entendu des preuves, un jury n’en retient que 10 pour cent. Si vous présentez l’information visuellement, la mémoire en retient 20 pour cent. Mais si vous combinez les présentations verbales et visuelles, un jury se souviendra de 65 pour cent de votre argumentation.

Si vous essayez d’expliquer les erreurs d’une procédure médicale, comparer deux documents côte à côte, ou esquisser une séquence complexe d’événements, une image racontera votre histoire mieux que des mots. Quelques gros points permettent, sur le plan graphique, de donner plus d’impact à vos plaidoiries ou de résumer des témoignages clés, alors qu’une animation peut puissamment recréer une scène d’accident.

De plus, quand vous présentez des preuves avec des moyens électroniques, tant la ou le juge que le jury peuvent les visionner clairement et rapidement. Plus besoin d’attendre pendant que tout le monde feuillette un volumineux document pour trouver les pages requises, ou que chacun examine une pièce tour à tour. Et s’il est vrai que certains juges préfèrent des méthodes plus traditionnelles, d’autres se sont rendu compte qu’il est plus facile, plus rapide et plus efficace de visionner un CD que de se taper des tas de documents imprimés.

Au moins un plaideur en droit des assurances de la Colombie-Britannique est convaincu. Michael Maryn, de Maryn & Associates, affirme qu’il a réussi à démontrer l’impact d’une blessure à son client au moyen d’une présentation PowerPoint. « Notre boulot, comme avocats, c’est d’aider les jurés à comprendre les enjeux », explique-t-il. En se fondant sur sa propre expérience, Me Maryn croit que les présentations visuelles sont plus efficaces que les seuls plaidoyers verbaux.

Avantages au bureau

Les présentations informatisées peuvent aussi renforcer l’efficacité de vos messages au bureau, du marketing de la pratique à la communication avec les clients et clientes. Milton Zwicker, du cabinet Zwicker, Evans & Lewis, à Barrie (Ontario), se spécialise dans le droit des logements en copropriété et de la planification successorale. Il fait passionnément la promotion des diagrammes créés sur ordinateur à l’aide de son logiciel Inspiration pour expliquer à ses clients et clientes les testaments, contrats et autres documents juridiques complexes. Dans tous les cas, il estime que les diagrammes transmettent le sens mieux que les mots.

Songez qu’au moins la moitié des poursuites pour négligence professionnelle résultent d’une incompréhension d’un message par le client ou la cliente, ou du fait qu’un avocat ou une avocate ait négligé de communiquer un renseignement. Voilà certes un puissant motif d’envisager les présentations visuelles.

Sur le plan du marketing, une présentation informative en PowerPoint peut constituer un excellent moyen d’impressionner des clients actuels ou potentiels. Me Zwicker, par exemple, donne souvent des séminaires sur le droit des condominiums à des conseils d’administration et à des propriétaires de condos. Au cabinet Thompson Dorfman Sweatman, s.r.l., à Winnipeg, les présentations PowerPoint sont utilisées dans le cadre de rencontres avec des clients, de réunions de groupe au sein du cabinet, et dans des conférences de marketing à des groupes de secteurs industriels.

S’équiper

Après vous être convaincu de la puissance des présentations informatisées, et après vous être engagé à doter votre cabinet des technologies requises, vous devrez vous procurer le bon équipement. La section qui suit vous propose une ventilation des équipements et logiciels disponibles pour vous aider à démarrer.

La quincaillerie

Même si la présence de projecteurs a tendance à se généraliser dans les salles de tribunal, les cabinets qui font des présentations sur une base régulière ont intérêt à acquérir un modèle portable. Un bon projecteur à haute résolution coûte environ 2500 $. Par le passé, les présentateurs et présentatrices devaient choisir entre la capacité portable et la clarté de l’image, mais avec les progrès technologiques récents, de très petits projecteurs donnent une image très nette. Recherchez un modèle qui offre entre 1000 et 1100 lumens ANSI, ou entre 2000 et 2500 si vous l’utilisez dans une très grande salle. Des modèles bon marché de 500 à 600 lumens sont disponibles, mais vous devrez éteindre les lumières pour les utiliser.

L’autre important facteur, c’est la résolution, qui détermine la quantité de détails visibles à l’auditoire. Choisissez un projecteur avec une résolution au moins égale à celle de l’écran de votre ordinateur portable, pour que l’auditoire puisse voir exactement ce que vous voyez sur votre portable.

Si vous prévoyez des présentations au tribunal, cela peut valoir la peine de vous procurer une caméra-documents (aussi appelée vidéo-visualiseur) de fabricants comme Elmo (www.elmousa.com), Doar (www.doar.com) et WolfVision (www.wolfvision.com). Ces machines ressemblent aux vieux rétroprojecteurs, mais comprennent une caméra vidéo qui capte et projette une image de l’objet placé dessous. Cela permet de présenter des documents que vous n’avez pas eu le temps de scanner, ou indiquer le détail d’une pièce à conviction tridimensionnelle, au lieu de la passer aux jurés. Le prix d’un tel appareil peut varier entre 2000 et 7000 $, selon la résolution; la location peut devenir une option intéressante si vous avez l’intention d’en faire un usage très occasionnel.

Si vous avez de l’argent à brûler, vous pouvez toujours vous procurer un présentateur sans fil, un gadget pratique qui vous permet de vous déplacer durant votre présentation, au lieu d’être attaché à votre ordinateur.

Finalement, songez à dépenser quelques centaines de dollars pour un écran portable. Même si vous pouvez projeter vos images sur un mur blanc, un écran vous donnera plus de flexibilité, et l’enduit optique signifie une meilleure image avec plus de couleur saturée et de contraste. Sélectionnez un modèle avec un écran dont la hauteur est environ 1/6 de la distance entre l’écran et la dernière rangée de sièges; il sera assez léger pour être facilement portable.

Logiciels

Programmes de présentation standard des suites bureaucratiques

En matière de logiciel de présentation, plusieurs avocats et avocates comptent sur PowerPoint, au cabinet comme au tribunal.

PowerPoint peut certainement combler vos besoins sur les plans marketing et clientèle. Le logiciel vous permet de créer des diapositives de texte et d’importer des images, des animations et des vidéo clips. Même si vous optez pour la présentation verbale traditionnelle, PowerPoint peut servir à organiser vos idées. Et comme le logiciel fait partie de Microsoft Office, il y a de bonnes chances qu’il soit déjà installé dans votre ordinateur.

Lors de procès, de médiations ou d’audiences, PowerPoint peut devenir un moyen très efficace d’organiser votre cause. De fait, la plus récente version de PowerPoint vous offre plusieurs des caractéristiques que possédaient jusqu’à récemment seulement les produits très sophistiqués comme TrialDirector (p. ex. surligner facilement une partie de texte dans un document, ou agrandir ce texte dans une boîte de légende.)

Même si PowerPoint domine le marché, il existe d’autres programmes similaires, tel Harvard Graphics (www.harvardgraphics.com) ou Corel Presentations, qui fait partie de la suite WordPerfect Office (www.corel.com).

Logiciel de présentation pour procès

Ce que PowerPoint et ses semblables ne peuvent offrir, cependant, c’est la capacité d’organiser et de manipuler différentes pièces de preuve. Pour ça, vous aurez besoin de logiciels spécialisés comme TrialDirector (www.trialdirector.com), TrialPro (www.trialpro.com), Sanction (www.sanction.com), Visionary ou Summation. En dépit de différences de fonctionnalité entre chacun des logiciels, ils permettent tous aux avocats et avocates de rappeler des documents, de surligner des pièces, d’annoter des images, d’importer des graphiques, de monter et de présenter des vidéos, et bien plus. À vous de choisir le programme qui convient le mieux à vos besoins.

De l’avis général, TrialDirector (inData Corp.) et Sanction (Verdict Systems) sont les joueurs dominants. Chaque logiciel a des caractéristiques semblables et chacun a ses propres forces. TrialDirector inclut DocumentDirector (un visualiseur qui projette des extraits de témoignages et des images scannées de documents, conservées dans une base de données), DepositionDirector (permet de combiner des dépositions audio-vidéo et un défilement sans heurt d’une transcription) et TimeCoder (création de transcriptions vidéo numériques). TrialDirecteur est reconnu pour sa convivialité et sa capacité de rappeler des pièces et des documents en appuyant sur un bouton. Sanction regroupe toutes ses caractéristiques dans un seul programme, et s’est imposé par sa capacité élargie de montage et de lecture de vidéos. La plus récente version offre aussi des fonctions améliorées pour renommer, annoter, des filigranes numériques et « dual monitor control ».

Les trousses de présentation pour procès incluent de puissantes bases de données qui peuvent traiter des millions de documents, des centaines d’heures de vidéos, ainsi que des graphiques et des animations. Durant un procès, il est possible d’interroger la base de données, d’en retirer les données recherchées et de les intégrer en cours de présentation.

John Olah, associé du cabinet torontois Beard Winter LLP, utilise TrialDirector lors de conférences de règlements, de négociations, médiations et procès. Selon lui, la capacité de rassembler des photos, des illustrations, des transcriptions et des vidéo clips permet de faire des présentations beaucoup plus convaincantes. « Ça permet d’aller plus loin que PowerPoint », dit-il.

Pour Kara Crawford, du cabinet Thompson Dorfman Sweatman LLP, qui utilise Sanction, la fonction « base de données » s’avère essentielle à son travail de litige et d’arbitrage. « Quand vous avez des milliers de documents, explique-t-elle, un système de bases de données est vraiment le seul moyen d’organiser, de trier et de récupérer des renseignements de manière efficace. »

Dans tous les cas, vous pouvez faire l’essai d’un logiciel de démonstration avant de prendre la décision d’acheter. Et ne vous inquiétez pas pour votre budget si vous décidez d’acquérir la version complète : les prix varient généralement entre 600 et 1000 $ US.

Maîtriser la technologie

Quand vous additionnez les coûts, n’oubliez pas de prévoir un budget de formation, essentiel si vous désirez optimiser votre achat. Les experts et expertes estiment qu’il faut affecter au moins le tiers du budget de la technologie à la formation – un seuil que la plupart des entreprises n’atteignent pas. Et quoiqu’il ne soit pas difficile de maîtriser les fonctions de base des logiciels de présentation juridique, la formation permet d’apprendre à utiliser les fonctions les plus avancées.

Quand vous rencontrez des problèmes, un soutien technique compétent peut devenir crucial. Les petits et moyens cabinets peuvent avoir de la difficulté à trouver un bon service de soutien, surtout à l’extérieur des grandes villes. Il y a de fortes chances que votre service de soutien informatique ne connaisse pas votre logiciel juridique spécialisé, et les entreprises qui desservent le secteur juridique ne sont pas toujours organisées en fonction de petits cabinets. Tout cela ajoute à l’importance de la formation à l’interne.

Planifier la présentation

Une fois le matériel acquis et le logiciel maîtrisé, la préparation des présentations constitue le prochain défi. Commencez par rechercher les images qui traduiront le mieux vos arguments clés, puis structurez le reste de votre présentation autour de ces ancrages visuels. Visez autour de 20 diapositives à l’heure, surtout si les gens doivent prendre des notes. L’image ne dit pas tout, cependant – vous devez aussi parler ! Développez le texte à l’écran, expliquez les images à votre auditoire, et ajoutez anecdotes ou exemples.

Lors de procès, tirez le plus possible profit du potentiel visuel et auditif de votre démonstration de preuve. Plus le jury s’intéressera à votre cause, plus il comprendra vos arguments. Toutefois, si vous apportez votre présentation au tribunal, il est important de réaliser un juste équilibre : assurez-vous que la présentation est juste et précise, et évitez tout élément inflammatoire, erronée ou trompeur.

Ne laissez pas votre enthousiasme pour la chose numérique vous priver des avantages de méthodes moins technologiques. Si vous désirez garder certaines données disponibles à l’écran durant toute la présentation, les cartes d’affichage ou les chevalets de conférence constituent d’excellents choix.

Réussir une impression visuelle

Si vous manquez de connaissances en conception graphique, songez à embaucher une ou un professionnel qui peut créer plus rapidement que vous ne le pourriez une présentation claire et attrayante.

Si vous préférez le contrôle qui accompagne la création personnelle d’une présentation, prenez le temps de bien vous renseigner. Trop de présentateurs et de présentatrices sont coupables d’encombrer leurs diapositives, d’utiliser des couleurs trop saturées qui agressent les yeux de leurs auditeurs et auditrices, ou de choisir des fontes illisibles – des erreurs qui réduisent l’impact du message et vous font paraître comme un amateur.

« Si vous allez vous donner la peine d’enfiler votre complet de 500 $, et que vous avez tous ces gadgets et les télécommandes, une présentation bon marché sera mal assortie », déclare Lise Daoust, de la société Simply Presentations, à Ottawa. Elle propose les conseils suivants pour des diapositives efficaces et bien conçues.

Couleur
Il est facile d’exagérer avec la couleur. Évitez la palette de base offerte par PowerPoint : elle contient des couleurs très fortes, saturées, comme fuschia, turquoise brillant et jaune serin. À la place, cliquez sur Changer de couleur sous Personnalisé pour choisir des couleurs et des teintes plus agréables à l’œil. Des couleurs calmes comme les bleus, magentas, et verts sont d’excellents choix pour les arrière-plans. Combinez-les à des couleurs chaleureuses comme le jaune ou l’orange pour vos diagrammes et textes, et votre contenu retiendra l’attention.

Texte
L’une des plus grosses erreurs des débutants et débutantes, c’est d’insérer trop de renseignements dans une diapositive. Limitez-vous à un maximum de six mots par ligne, et six lignes par diapositive, et remettez au besoin une version imprimée contenant tous les détails à vos interlocuteurs et interlocutrices. De manière plus importante, assurez-vous que le caractère du texte est assez gros pour être lu par l’ensemble de l’auditoire, y compris les personnes à l’arrière de la salle. Une grandeur de 33 points ou plus est recommandée.

Choisissez une police de caractères linéale (sans serif) comme Tahoma, Arial, Gilles Sans ou Helvetica. Elles sont bien plus lisibles à l’écran que des polices comme Times Roman ou Palatino. Limitez-vous à une ou deux polices de caractères, et variez la grandeur pour accentuer ou créer des contrastes. Évitez le recours aux majuscules pour accentuer : l’auditoire aura plus de difficulté à les lire.

Arrière-plan
Quand il s’agit de choisir un arrière-plan, les motifs sont à proscrire, tout comme les designs encombrés. Souvenez-vous que les arrière-plans existent comme appui au contenu, et non pour voler la vedette. Optez pour une couleur unique, ou au plus une légère accentuation graduelle.

Images
Vous pouvez exagérer des graphiques très facilement; alors assurez-vous que chaque image transmet un message clé. « Accentuez, ne décorez pas », déclare Mme Daoust. De la même façon, les images inutiles, les transitions et les effets sonores auront pour effet de détourner l’attention de votre message.

Sur un plan plus technique, scannez votre image à 72 points par pouce (dpi) si vous prévoyez l’utiliser à l’écran. Toute augmentation du nombre de points est inutile et ne fait qu’alourdir vos fichiers. Également, découpez vos images avant de les importer dans votre logiciel de présentation, encore une fois pour limiter le poids du fichier.

Organisation
Présentez vos renseignements de façon cohérente. Ne centrez pas votre texte sur une diapositive, pour ensuite le justifier à gauche sur la suivante, ou passer des gros points ronds aux points carrés. Assurez-vous également de laisser beaucoup d’espace autour de votre texte et de vos images, pour qu’ils puissent « respirer ».

Le mot de la fin

Selon Dan Pinnington, directeur de practicePRO et expert en technologie juridique, tout se résume à la planification, la préparation et la répétition : « Planifiez la présentation, rassemblez tous les morceaux, assurez-vous de savoir comment utiliser la technologie, et exercez-vous – pas seulement une fois, mais plusieurs fois. »

N’utilisez jamais une technologie avec laquelle vous n’êtes pas confortable », conseille l’avocat Michael Slater, de Vancouver, « parce qu’une fois que vous ne comprenez plus et que vous faites une erreur, ce qui se passe échappe à votre contrôle ».

Finalement, si tous ces avertissements vous laissent nerveux, rappelez-vous que les présentations à l’ordinateur, malgré les risques, peuvent rapporter gros.

Ressources Additionnelles (en anglais seulement)

• http://www.powerpointforcourt.com

Julie Stauffer est rédactrice à la pige à Guelph (Ontario).