Des applis utiles (et gratuites!) pour les avocats exerçant seuls ou en petits cabinets

L’argent constitue toujours une source de préoccupation pour les avocats exerçant seuls ou en petits cabinets, surtout dans le contexte actuel d’une économie ralentie. Les applis qui fonctionnent sur les téléphones intelligents peuvent leur permettre de gagner beaucoup de temps et d’augmenter leur productivité; elles peuvent créer une grande différence quant à leur bénéfice net.

Voulez-vous être gagnant sur tous les plans? Essayez les applis gratuites! Voici une sélection de certaines applis utiles :

Pouvoir accéder à des renseignements juridiques exacts est indispensable pour les avocats, quels que soient le niveau d’expérience ou la taille de leur cabinet. WiseLii est une appli iPhone gratuite développée par un avocat de Toronto, Garry Wise, qui permet à l’utilisateur d’effectuer des recherches sur n’importe quelle loi canadienne ou règlement, sur les renseignements juridiques et sur la législation, ainsi que sur la jurisprudence canadienne. (Nota : WiseLii n’est pas associée à CanLii). WiseLii est disponible chez itunes.apple.com.

WiseLii n’est pas la seule appli de références juridiques qui existe : CanadianLawSite.ca propose une panoplie d’applis gratuites téléchargeables sur Android, sur Apple et sur le plus récent BlackBerry. Les sujets couverts comprennent les principes fondamentaux de la faillite en droit canadien et en droit des États-Unis, la Charte canadienne des droits et libertés, les principes fondamentaux de l’immobilier au Canada, et bien d’autres.

Avez-vous besoin d’accéder à distance aux dossiers dans votre bureau? La version privée de l’appli TeamViewer donnant l’accès à distance à l’ordinateur permet aux utilisateurs d’Android, d’Apple, de BlackBerry et des appareils Windows 7 mobile d’accéder, par Internet, à TeamViewer en utilisantdes ordinateurs équipés d’Apple, de Linux et de Windows. Le logiciel permet également les transferts de fichiers, le partage du poste de travail et les réunions en ligne rassemblant jusqu’à 25 utilisateurs.

Les mots ont une grande importance pour les avocats et c’est indispensable qu’ils aient un bon dictionnaire à leur disposition. Nolo’s Plain English Law Dictionary peut être téléchargée gratuitement sur itune.apple.com. Renfermant plus de 4 000 termes juridiques expliqués dans un langage clair, cette appli contient les mots d’origine latine, la terminologie utilisée dans les salles d’audience, les notions de base des contrats et les mots nouveaux, par exemple : « dooced » (personne congédiée en raison d'une chose relative à son travail qu'elle a affichée sur un blogue; un mot tiré de dooced.com de Heather Armstrong, une blogueuse sur le lieu de travail qui a été elle-même « virée » (« dooced »).

Y a-t-il un avocat ou une avocate qui n’a jamais eu besoin de numériser un document au cours d’un déplacement, alors qu’il n’y a pas de numériseur disponible? L’appli gratuite CamScanner pour les appareils compatibles avec Android et Apple peut numériser les documents, recadrer automatiquement les photos numérisées, et créer des fichiers en format PDF avant de les partager et/ou de les conserver. Vous recevez même 200MB de stockage en nuage gratuit, pour éviter de saturer la mémoire de votre téléphone intelligent ou de votre tablette.

Si vous voulez prendre note des idées jetées en vrac, dresser des listes « choses à faire » et une multitude d’autres choses dont vous aviez l’habitude d’inscrire dans votre agenda, pensez à télécharger l’appli gratuite Evernote. Conçue pour fonctionner sur plusieurs postes de travail connectés ainsi que sur les appareils mobiles, l’appli Evernote vous permet de prendre et de sauvegarder des notes électroniques, de dresser des listes « choses à faire », d’enregistrer des messages vocaux et d’effectuer toutes vos recherches électroniquement. L’appli gratuite Evernote fonctionne avec les téléphones sous Android, Apple, BlackBerry et sous Windows.

Le sort des avocats dépend de leurs heures facturables. L’appli gratuite de gestion du temps, Yast, qui fonctionne avec Android et Apple, vous permet de surveiller le temps facturable en créant un dossier de projet et tout simplement en déclenchant ou en arrêtant une minuterie, ou en déplaçant une ligne sur un graphique illustrant le temps prévu. Quand vous terminez, l’appli vous montre le temps consacré, et surveille les heures supplémentaires pendant les visites et les réunions. (Vous pouvez même naviguer entre deux projets). En même temps, Yast Calls vous permet de calculer la durée des appels téléphoniques avec vos clients, en veillant à ce que les durées correspondent aux projets appropriés, afin d’obtenir une facturation précise.

Il est aussi important pour les avocats exerçant seuls ou en petits cabinets d’être en mesure de se faire rembourser leurs dépenses. L’appli Expensify est justement là pour vous aider. En effet, cette appli gratuite vous permet de consigner les dépenses, de prendre des photos numérisées des factures et même, si l’on en croit le slogan de l’entreprise, de créer des « rapports de dépenses qui ne sont pas nuls ». Expensify est compatible avec Android, Apple, BlackBerry et les appareils utilisant Windows 7.

Les dépenses engagées pour le carburant par les avocats en déplacement peuvent être considérables. Votre stratégie la plus sûre consiste à trouver du carburant le moins cher possible, ce en quoi justement GasBuddy Mobile App vous sera utile. Cette appli vous indiquera en temps réel où acheter le carburant le moins cher, en fonction de l’endroit où vous vous trouvez GasBuddy est compatible avec Android, Apple, BlackBerry et les appareils utilisant Windows 7.

Il arrive que les téléphones intelligents se perdent, ce qui ne serait certainement pas une bonne nouvelle pour les avocats qui y auraient stocké des renseignements confidentiels. L’appli gratuite My Eyes Only, offerte par la société Secure Ops, est une appli hautement sûre exigeant un mot de passe, qui permet de conserver, sur un iPhone ou sur un iPad, les mots de passe, les renseignements relatifs aux cartes de crédit et autres données personnelles. Ces données sont sauvegardées dans le nuage de Secure Ops et peuvent être récupérées en ligne advenant la perte de votre appareil. La société offre également des applis gratuites, disponibles sur le même site Web, pour le cryptage des coordonnées et des photos.

Des fois, les avocats ont l’impression de courir derrière le temps lorsqu’ils passent d’une réunion à une autre. Dragon Dictation est une appli gratuite d’iPhone qui vous permet de dicter des messages et ensuite de les convertir en messages texte, ce qui ensuite facilite leur envoi par courriel. Pourquoi opter pour un courriel au lieu d’un message vocal? La raison en est que les gens sont plus enclins à lire leurs courriels qu’à écouter leurs messages vocaux; et si vous êtes pressé, vous n’aurez certainement pas envie de courir le risque d’appeler quelqu’un et de vous retrouver dans une conversation qui n’en finit pas!

Encore une appli qui vous fait gagner du temps : Mobile Transcripts est une appli gratuite centrée sur les avocats qui vous permet d’examiner les transcriptions des audiences et les dépositions, de mettre en lumière les témoignages et ensuite d’envoyer par courriel les points mis en évidence, en Excel ou en format PDF . Nota : Les avocats doivent ouvrir un compte gratuit à www.MobileTranscript.com pour pouvoir utiliser cette appli compatible avec Android, Apple et les plates-formes BlackBerry.

Même les avocats les plus disciplinés doivent utiliser les toilettes de temps à autre, et espérons qu’ils trouvent des toilettes propres, car il y en a qui inspirent franchement l’horreur. Les gens qui travaillent pour Charmin - ceux qui, apparemment avec les petits ours adorables, utilisent d’une manière inexplicable du papier de toilette dans le bois - , ont mis sur pied une appli appelée Sit or Squat. Compatible avec Android et Apple, cette appli gratuite permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches, d’évaluer et d’ajouter les toilettes publiques en Amérique du Nord. Ça peut vous sembler ridicule, jusqu’au jour où vous vous retrouvez dans un endroit peu recommandable, aux prises avec un besoin indéniable « d’y aller ». 

James Careless est un journalist indépendant à Ottawa.