Le mythe du bureau sans papier

Nous avons tous vécu l’expérience d’avoir laborieusement fouillé des tiroirs de classeur sans fond et parcouru des rames de papier sans pour autant réussir à retrouver ce document dont nous avions urgemment besoin. C’est à ces moments-là que le grand dessein d’un bureau bien ordonné et dégagé se forme. L’ironie veut que cela fait maintenant de nombreuses années que les médias nous ont fait miroiter leurs pronostics d’un monde sans papier…Nous voici cependant en 2013, toujours en train de parler de papier! Le bureau sans papier est-il donc un mythe?

Certes non, comme l’a démontré Donna Neff, une avocate de Stittsville (Ontario), dont la décision de travailler sans papier a déjà fait l’objet de plusieurs articles de presse. Me Neff maîtrise manifestement cet art, elle qui a réussi à faire de son petit cabinet un environnement sans papier.

M^e Neff est-elle toutefois l’exception? Si vous êtes curieux de connaître le nombre d’arbres qui sont abattus chaque année au nom de la quête de papier du Canadien moyen, un article de blogue publié en 2012 sur le site Web de la revue The Economist affiche, sous forme graphique, les données pertinentes. Cet article indique un total annuel, pour le Canadien moyen, de 4,89 arbres d’une hauteur de 40 pieds, dont une grande proportion est sans aucun doute utilisée sous forme de papier de bureau. Toutefois, comme le savent les professionnels de la gestion de l’information, il existe plusieurs raisons de la survie tenace du papier. Par exemple, bien qu’il existe sur le marché de bons systèmes électroniques de gestion des documents qui permettent, par l’intermédiaire d’une application bureautique, de saisir, d’ordonner méthodiquement, et de supprimer ou sauvegarder automatiquement vos courriers électroniques et autres documents générés par ordinateur, l’installation de ces systèmes et leur adaptation aux besoins de l’utilisateur coûtent cher et exigent une main-d’œuvre abondante.

Pareillement à votre téléphone intelligent, que vous n’obtenez pas avec vos données déjà chargées à l’avance, un système de gestion des documents électroniques (SGDE) (ou « SGDDE » dans le cas de systèmes qui gèrent autant des dossiers que des documents électroniques) n’est pas livré à vos bureaux avec une programmation entièrement personnalisée comprenant les déclencheurs automatiques de suppression ou de sauvegarde qui sont propres à votre organisation. Il faudra que quelqu’un accomplisse ce travail (idéalement après l’installation d’un programme de gestion des dossiers). Afin que le système soit pleinement intégré et qu’il fonctionne véritablement de manière intuitive, souvenez-vous également que vous aurez besoin de connaître le moment précis auquel votre fichier deviendra un « dossier » (par opposition à un simple « document »), ainsi que le moment précis auquel ce dossier devra être détruit. Cela signifie que tous les déclencheurs – c’est-à-dire les mécanismes du système qui amènent l’exécution automatique d’une procédure pour chaque dossier et pour chaque type de dossier – devront être bien planifiés à l’avance.

Qui plus est, il y a la question de la Loi sur la preuve au Canada et des lois provinciales équivalentes. Si vous prévoyez utiliser les documents qui sont générés et archivés dans votre SGDE à titre d’actes officiels et d’éléments de preuve et voulez qu’ils soient acceptés à ce titre, ces lois exigent que vous démontriez que ces documents sont intacts (c’est-à-dire qu’ils n’ont pas été modifiés ou falsifiés depuis qu’ils se trouvent dans le système) et dignes de foi.

Par conséquent, avant de vous engager dans un processus d’élimination du papier, interrogez-vous bien sur les motivations, la nécessité, les coûts et les avantages d’un tel processus. Songez entre autres aux facteurs suivants :

1. De temps en temps, l’utilisation d’un support papier sera justifiée par certaines exigences juridiques ou par de très bonnes raisons reliées aux besoins de l’organisation. Pour ne citer qu’un exemple, les actes constitutifs de fiducies sont accompagnés de plusieurs conditions relatives à la conservation de copies papier de transactions électroniques. De façon similaire, des copies papier d’avis de transactions qui auront été signées (comme des avis de retrait du système d’enregistrement immobilier électronique Teranet) devront également être conservées. Et n’oubliez pas que, si vous avez une copie papier en plus d’une copie électronique d’un document, et si vous avez – dans le cours normal de vos affaires – utilisé la copie papier et agi sur la base de cette dernière, les meilleures pratiques prévoient que ce sera la copie papier qui sera jugée le document probant à des fins de preuve.

2. Deuxièmement, au sein de toute organisation, la transition entre une documentation sur support papier et une documentation électronique exigera un examen de l’ordonnancement et de l’organisation du travail. Que vous procédiez à l’acquisition d’un SGDDE ou simplement à la numérisation du flux existant de documents imprimés, cette transition exigera également du temps, de la planification ainsi qu’une certaine mise de fonds. Par exemple, si vous commencez un programme de numérisation (par balayage) :

a) Avez-vous l’intention d’inscrire cette numérisation des données de votre bureau dans une perspective d’avenir, ou d’adopter une approche rétrospective? Dans le deuxième cas, connaissez-vous (précisément) le volume de la documentation qui doit être numérisée?

b) Avez-vous étudié les coûts, avantages et contraintes de l’achat d’un numériseur de haute qualité? Avez-vous pris une décision au sujet des procédures de numérisation et de la résolution de l’image? La loi exige-t-elle que la résolution de l’image soit d’une qualité particulière? Quel est le plus grand format de fichier que peut supporter votre système? Ce type de fichier dépend-il d’un programme informatique protégé par un droit d’exclusivité d’exploitation, et que ferez-vous si vous changez un jour de programme? Quelle est votre stratégie de contrôle de la qualité et comment gérerez-vous la qualité de l’image au cours du processus de numérisation?

c) Où archiverez-vous vos dossiers électroniques? Quelle est la capacité de votre serveur? Avez-vous pensé à la sécurité du système?

d) Avez-vous pensé à une convention d’appellation des fichiers? Comment organisez-vous vos dossiers – êtes-vous en train de reproduire un système d’organisation de documentation sur support papier? Afin de réduire la charge de travail qui sera nécessaire par la suite, il vaut mieux prendre ces décisions avant de commencer le processus de numérisation.

e) Si vous détruisez en masse d’importantes quantités d’anciens dossiers (confidentiels) sur support papier, avez-vous prévu un processus sécurisé pour ce faire?

Si cette liste vous semble trop intimidante, songez à la possibilité d’utiliser moins de papier, plutôt que de l’éliminer complètement :

• Faites le point sur les dossiers que vous détenez actuellement sur support papier, sur ceux qu’il faudrait garder et sur ceux qui pourraient être détruits. Éliminez les plus vieux dossiers qui ne sont plus utilisés et, par après, réduisez-en le volume en organisant régulièrement, dans votre cabinet, des journées de gestion des dossiers, qui permettront d’y faire le ménage.
• Songez à la question de la responsabilité : quels documents avez-vous l’obligation de garder sur support papier? Quel volume de ce type de document produisez-vous en une année?
• Examinez l’ordonnancement de votre travail : quelles sont les raisons pour lesquelles certains documents se retrouvent en format imprimé, alors qu’ils n’ont vraisemblablement pas été créés sur support papier? Serait-ce en raison de besoins de collaboration, par exemple pour les besoins de réunions? Recherchez des solutions à ces problèmes. À condition de ne pas restreindre la création de dossiers qui doivent obligatoirement être imprimés, songez à mettre en œuvre des politiques et des procédures qui visent un environnement sans papier. Encouragez l’utilisation de technologies infonuagiques sécurisées : utilisées correctement, ces technologies peuvent s’avérer une bonne solution à ce problème épineux.

Conclusion

La solution qui sera indiquée en matière de gestion de l’information sera celle qui répondra spécifiquement aux besoins de votre bureau. L’élimination du papier pourrait s’avérer utile, mais pourrait tout aussi bien entraîner des complications coûteuses. Avant toute prise de décision, n’oubliez pas d’analyser et de planifier à la fois les besoins de votre organisation et en même temps l’ordonnancement des tâches de celle-ci.

Kerry Mogg, titulaire de maîtrise en bibliothéconomie et en sciences de l’information, a déjà travaillé comme archiviste et gestionnaire de documents administratifs. Elle travaille actuellement dans les domaines de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé. Elisabeth Davies, titulaire de doctorat, est chercheuse en bibliothéconomie et en sciences de l’information à l’Université de Western Ontario.