Achats informatiques avisés pour cabinets en démarrage

Les tout premiers jours d’un cabinet d’avocats sont toujours les moins payants. C’est pourquoi les membres d’un nouveau cabinet devraient connaître les logiciels et appareils à acheter en priorité, le temps de lancer l’entreprise et d’accumuler les premières heures facturables.

Les logiciels essentiels

Les cabinets d’avocats sont des entreprises spécialisées soumises à des règles de fonctionnement et de comptabilité précises. Pour se conformer à ces contraintes réglementaires, tout en minimisant les coûts de main-d’œuvre, le tout est d’acheter les bons logiciels.

« Si vous recherchez un logiciel de comptabilité tout-en-un comprenant toutes les fonctions de base, alors choisissez PCLaw », conseille Garry J. Wise, fondateur de Wise Law Office (Toronto) et auteur du Wise Law Blog (wiselaw.blogspot.ca). « PCLaw est vraiment la norme dans l’industrie. Il comprend tout ce qu’il faut pour gérer les dossiers, la facturation et les comptes. »

Le logiciel est dispendieux, mais il offre une période d’essai gratuite de 30 jours. « Par ailleurs, si vous utilisez PCLaw, vous pouvez être assuré que le Barreau sera totalement satisfait de la manière dont vous tenez vos comptes », affirme M^e Wise.

Pour ceux et celles qui préfèreraient gérer leurs fichiers « dans le nuage », il existe Clio (www.goclio.com). Clio est une plateforme infonuagique de gestion des dossiers, de comptabilisation des heures, de facturation et de collaboration avec la clientèle. On peut y accéder à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent.

« Avec PCLaw, vous devez acheter une licence pour chaque avocat », rappelle Sara R. Cohen. Spécialisée en droit de la fertilité, M^e Cohen est associée chez D2Law s.e.n.c.r.l., un cabinet d’avocats de Toronto qu’elle dirige avec son mari et associé Anatoly Dvorkin. « Le problème, c’est que vous devez installer le programme sur l’ordinateur de l’avocat, et qu’ensuite vous ne pouvez pas y accéder de l’extérieur », explique-t-elle. « Avec Clio, vous pouvez accéder à vos fichiers à partir de n’importe quel appareil, et ce, sans avoir à payer de droits de licence supplémentaires. »

La deuxième chose dont un cabinet en démarrage a besoin, c’est une bibliothèque de référence juridique. Heureusement, l’époque où il fallait acheter des livres physiques est terminée, grâce à des ressources en ligne comme le site de l’Institut canadien d’information juridique (CanLII, www.canlii.org).

« CanLII est un excellent site pour vos recherches juridiques, et vous épargne le coût énorme que représente l’investissement dans une vraie bibliothèque », affirme M^e Wise. « Du reste, vous pouvez accéder à CanLII alors que vous êtes sur la route ou au tribunal. Le site est si pratique que mon cabinet a conçu une application iPhone gratuite appelée WiseLII qui vous permet d’interroger CanLII à partir de votre iPhone. »

Omar Ha-Redeye sait tout du démarrage d’un cabinet d’avocats. Il a ouvert son propre cabinet de droit de la famille en juin 2011. Aujourd’hui, M^e Ha-Redeye dirige à la fois un bureau principal au centre-ville de Toronto et des bureaux satellites dans le Grand Toronto.

Pour M^e Ha-Redeye, l’automatisation est « l’outil le plus utile pour les cabinets en démarrage, car il permet de rentabiliser la production des documents courants ». Pour ce type de tâche, M^e Ha-Redeye recommande d’employer un logiciel comme DivorceMate, conçu pour les ententes de séparation et de garde, et le MySupportCalculator.ca, dont il est lui-même le responsable.

MySupportCalculator permet aux utilisateurs de calculer en ligne, avec une précision juridique, le montant de leur pension alimentaire. M^e Ha-Redeye recommande également le Will-O-Matic de Michael Carabash, « un produit très abordable pour le consommateur moyen », dit-il.

Et pour le logiciel de traitement de texte? « Vous pouvez utiliser Microsoft Office, mais Apache OpenOffice est tout à fait comparable, et il est gratuit », souligne M^e Wise. Pour créer et gérer un site web gratuit, M^e Cohen recommande, quant à elle, d’essayer www.Weebly.com.

Les bons appareils

Tout cabinet en démarrage doit s’attendre à devoir investir dans une forme quelconque d’ordinateur, d’imprimante et de télécopieur. Mais il existe un autre appareil essentiel recommandé par tous les avocats interviewés pour cet article : un scanneur portable, et plus précisément le ScanSnap de Fujitsu.

Le plus petit modèle disponible, le S1100, a à peu près la taille d’une pile de règles de 30 cm. Mais connecté à un ordinateur portable, le ScanSnap permet de transférer des documents en format légal pleine grandeur sur le disque dur de l’ordinateur.

« Le ScanSnap est essentiel pour nos services », affirme M^e Cohen. « Nous n’avons pas besoin d’assistants ou de commis pour gérer nos documents papier pour nous. Nous pouvons tout numériser nous-mêmes et tout conserver sur nos ordinateurs. »

Un deuxième outil essentiel est la tablette électronique (avec connexion Internet sans fil), que ce soit un iPad, une tablette Android ou le PlayBook de BlackBerry. « Les tablettes vous permettent de consulter CanLII alors que vous êtes au palais de justice », explique M^e Wise. « Les juges ne s’offusquent pas qu’un avocat consulte sa tablette, et ils apprécient souvent les renseignements obtenus grâce à ces recherches rapides. »

Pour finir, Anatoly Dvorkin cite les « stylos intelligents » Livescribe au rayon des outils essentiels. Une petite merveille : le stylo enregistre à la fois les traits effectués par l’utilisateur sur un papier numérique spécial et les sons entendus pendant l’écriture.

« Par la suite, l’utilisateur peut toucher un mot qu’il a écrit et faire ainsi jouer automatiquement le segment audio qui correspond au moment où le mot a été écrit », explique M^e Dvorkin. « Je trouve cela très utile, car je ne suis pas très bon dans la prise de notes. »

Aide-mémoire pour cabinets en démarrage

Logiciels
Apache OpenOffice
DivorceMate
PCLaw
Will-O-Matic

Sites Web + applications

CanLII.org
Clio (goclio.com)
MySupportCalculator.ca
Weebly.com
WiseLII (wiselaw.net/wiselii.html)

Matériel

Scanneur portable ScanSnap de Fujitsu
Stylo intelligent Livescribe
Tablettes (iPad, Android ou PlayBook)

James Careless est un journalist indépendant.