Lancer un nouveau cabinet : Les dix principales erreurs à éviter et les dix meilleurs conseils pour réussir

Lancer un nouveau cabinet est tout à fait distinct de l’exercice du droit. Cela confronte l’avocat ou l’avocate à ce que j’appelle « The Business of Law® », l’entreprise du droit. En dépit de l’insistance constante de certains à ce que le droit demeure une profession et non une entreprise, je crois que la pratique du droit est fondamentalement une entreprise, celle qui consiste à offrir des services juridiques à des personnes et à des organisations. Et les avocats et avocates, qui ne reçoivent aucune formation commerciale au cours de leurs études de droit, sont notoirement de médiocres gestionnaires.

Des entreprises échouent parce que leurs propriétaires négligent de consacrer leur énergie à l’aspect commercial; la plupart des propriétaires d’entreprises sont des techniciens et techniciennes, et non des entrepreneurs, selon Michael E. Gerber, auteur à succès de The E-Myth Revisited. Le droit est une entreprise autant qu’une profession. Pour réussir, les avocats doivent agir comme des entrepreneurs. Mais Gerber a peut-être raison à propos des avocats. Ils ont tendance à être des techniciens qui veulent faire ce qu’ils aiment faire, qu’il s’agisse de négocier, de rédiger un contrat, de plaider ou d’autres tâches. Ils ne veulent pas diriger une entreprise et ils ne veulent tout particulièrement pas se lancer dans la planification d’entreprise. Quand votre entreprise est un cabinet d’avocats, vous courez sans conteste au désastre.

Planifier l’échec et les 10 principales erreurs

Le légendaire entraîneur de l’équipe de basketball de l’UCLA, John Wooden, a dit un jour : « Négliger de planifier, c’est planifier l’échec. » Chaque compagnie de la liste Fortune 500 s’est dotée d’un plan d’entreprise détaillé. Pourtant, on estime que moins de la moitié des compagnies de la liste « Inc. 500 » en possèdent un – et ce sont les petites entreprises les plus prospères et qui croissent le plus vite au pays. L’ouragan Katrina encore en mémoire, songez que le Department of Labor des États-Unis affirme que la plupart des compagnies qui connaissent un désastre important sont retirées des affaires cinq ans plus tard; seulement 25 p. 100 de ces compagnies ont un plan en cas de catastrophe.

En d’autres mots, les 10 plus grosses erreurs que commettent la plupart des avocats en lançant un nouveau cabinet sont inévitablement liées à l’absence de planification. Cette négligence entraîne une foule d’erreurs témoignant d’un manque de vision. Cette liste provisoire met en lumière 10 fautes fréquentes.

1. Négliger d’établir un calendrier.

L’ouverture d’un nouveau cabinet est un processus si complexe que vous devriez, idéalement, prévoir de six mois à un an pour accomplir les nombreuses tâches en cause. Les avocats habitués à se dépêcher pour respecter un délai pour dépôt de dossier au tribunal à 17h ont tendance à tenir pour acquis les efforts de dernière minute. Ne faites pas la même erreur en lançant votre nouveau cabinet.

2. Négliger de négocier efficacement la location de vos bureaux.

Quand vous cherchez un emplacement pour votre cabinet, concentrez-vous sur trois facteurs : ce que vous pouvez vous permettre, de quelle sorte de locaux vous avez besoin et ce à quoi vous vous engagez avant de signer le bail. Les conditions du bail, le loyer, les améliorations nécessaires avant d’occuper les lieux – tout cela peut et devrait être négocié.

3. Négliger de prendre contact avec des fournisseurs de services clés.

Il s’agit de votre cabinet, mais vous ne vous rendez peut-être pas compte du nombre de personnes que cela touche et de celles qui ont besoin d’être informées de la création de votre nouveau cabinet. La liste comporte les institutions financières et les sociétés d’assurance, les associations d’avocats et les tribunaux, les fournisseurs, les services publics, les médias d’information et le service postal. Oublier n’importe lequel d’entre eux peut être source de graves problèmes.

4. Négliger d’avertir les clients.

Si vous mettez sur pied un cabinet à partir de rien, votre priorité doit être de vous bâtir une clientèle. Mais si vous avez déjà une clientèle établie, assurez-vous quelle sait ce que vous faites et qu’elle peut vous joindre en tout temps. Informez vos clients en détail de vos horaires, fournissez-leur tous les renseignements sur la façon de vous joindre et le trajet jusqu’à vos locaux et donnez-leur votre numéro de cellulaire ou tout autre numéro où vous joindre en cas d’urgence.

5. Négliger de faire de la publicité.

Ne croyez pas qu’avoir recours à la publicité est dégradant. Envoyez un communiqué de presse aux médias d’affaires et juridiques locaux. Songez à organiser une journée portes ouvertes dans vos nouveaux locaux. Si vous avez un blogue, annoncez au monde entier l’ouverture de votre nouveau cabinet. Un exemple classique est celui d’Ernest Svensen, avocat plaidant d’un important cabinet, qui s’est servi de son blogue ErnieTheAttorney, qui jouit d’un large auditoire, pour annoncer qu’il faisait désormais cavalier seul depuis le début 2006.

6. Négliger d’établir un budget.

La mise sur pied matérielle de votre cabinet entraîne des coûts. Vous devriez établir un budget par poste pour tout ce qu’il vous faut acheter ou déménager : la décoration, le déménagement, les téléphones, les ordinateurs, le mobilier de bureau, les fournitures, etc.

7. Négliger de planifier l’agencement de votre espace de bureau.

En cette ère où le numérique prédomine, on manque toujours de prises pour les ordinateurs et les téléphones. Pour vous éviter des dépenses inutiles plus tard, assurez-vous de déterminer l’emplacement approximatif des bureaux, ordinateurs et téléphones actuels et futurs.

8. Négliger d’établir des relations avec une banque.

Lors du démarrage de votre cabinet, les fonds dont vous aurez besoin pour le personnel, l’équipement, les dépenses d’exploitation ou pour tout autre motif seront de beaucoup supérieurs à ceux que vous serez en mesure de générer. Vous aurez besoin d’un prêt bancaire et établir dès le début une saine relation avec votre banquier est la meilleure façon de garantir qu’on vous l’accordera.

9. Négliger d’établir des stratégies.

La plupart des avocats ne se rendent compte qu’ils sont dans le pétrin que lorsque les fonds ne rentrent plus. Habituellement les racines du problème remontent à plusieurs mois, voire plusieurs années, et il est dû à l’absence de marketing, de comptes clients et de plans financiers.

10. Négliger d’acquérir une bonne connaissance du milieu des affaires.

Les avocats et avocates n’ont pas besoin d’être des comptables, mais trop d’entre eux ne comprennent pas les rudiments des budgets, des rentrées, des profits et des pertes. Tous les avocats devraient comprendre que la rentabilité dépend de leur capacité à décrocher des contrats, à faire le travail et à se faire payer.

Les dix meilleurs conseils pour réussir

Tout ceci est très négatif et je me refuse à terminer une discussion sur une aventure telle que l’ouverture d’un nouveau cabinet sur une telle note. Je préfère de loin terminer avec le positif – 10 caractéristiques courantes qu’on retrouve dans les cabinets d’avocats florissants et que j’ai constamment observées pendant ma longue carrière d’avocat, de mentor, de cadre et d’expert-conseil. Dans ces cabinets, les avocats :

1. Ont établi un plan d’affaires exhaustif.
2. N’oublient jamais que leur priorité, c’est le client. Sans client, l’avocat n’a pas de raison d’être.
3. Vendent des solutions (offrent de la valeur) aux clients et non pas du temps exprimé en heures facturables.
4. Commencent chaque affaire par une lettre-contrat – une entente écrite décrivant l’étendue des attributions et les responsabilités de chacune des parties, y compris la responsabilité du client de payer.
5. Préparent des budgets pour chaque affaire : tâches, événements, calendrier et ressources qui seront utilisés au bénéfice du client ou de la cliente. Ce processus nécessite une analyse et la signature préliminaires du client.
6. Comprennent que les cas qu’ils traitent ne constituent pas des « heures facturables », mais l’argent que ces heures représentent, et ils mettent l’accent sur la perception des comptes débiteurs et sur des taux élevés de réalisation.
7. Gèrent efficacement les rentrées de fonds en les déposant à la banque le plus rapidement possible.
8. Sont conscients que la technologie – les courriels, les blogues, les cellulaires et la messagerie téléphonique – ne peut pas remplacer les relations personnelles, l’intégrité personnelle et les rapports avec les clients et clientes.
9. Travaillent avec un conseiller, une conseillère ou un mentor pour réussir plus rapidement en affaires et dans l’exercice de leur profession.
10. Ont instauré un plan en cas de catastrophe et le maintiennent à jour. La survie et la succession d’une entreprise ne peuvent être laissées au hasard.

Considérés dans leur ensemble, ces erreurs et ces conseils véhiculent le même message. Pour assurer la réussite de votre nouveau cabinet, considérez votre travail comme une entreprise tout autant que comme une profession et utilisez cette perspective d’affaires pour offrir à vos clients des services à valeur ajoutée. Agir ainsi assurera l’avenir à long terme de votre nouveau cabinet.

© Edward Poll, 2006. Tous droits réservés. Edward Poll est un expert-conseil en gestion de cabinet d’avocats, un mentor et un auteur reconnu au pays. Il a exercé le droit pendant 25 ans, a conseillé des avocats, des avocates, et été expert-conseil auprès de cabinets d’avocats pendant les 15 dernières années dans le domaine de la planification stratégique, de l’analyse de la rentabilité et de la recherche de clientèle. Le dernier ouvrage d’Ed s’intitule Selling Your Practice: The Profitable Exit Strategy. Visitez Law Biz, le site Web d’Ed et son blogue. Vous pouvez communiquer avec Ed par courriel ou par téléphone (800-837-5880). Cet article a été publié pour la première fois dans la ressource en ligne TechnoLawyer Archive. Les membres de l’ABC peuvent recevoir un abonnement gratuit d’un an à TechnoLawyer à http://www.technolawyer.com/cba.asp.