La voie du virtuel : êtes-vous prêt à relever le défi?

Il y a deux ans, lorsque Stephanie Kimbro, avocate à Wilmington (Caroline du Nord) a lancé son cabinet d’avocats virtuel (CAV), certains avocats ne pouvaient pas imaginer pourquoi quelqu’un voudrait tenter une idée si radicale.

« Je suis dans une petite ville où les avocats sont attachés aux traditions et croient que vous devez rencontrer les clients en personne », dit Stephanie Kimbro. Elle a fondé Kimbro Legal Services, LLC (www.kimbrolaw.com). « Mon CAV propose aussi des honoraires forfaitaires, et certains avocats hésitent à envisager autre chose que les heures facturables. »

Par contre, il y a eu tout autant d’avocats qui ont offert leur appui. « Ils estimaient qu’il y avait un besoin et que c’était un moyen de le combler, dit-elle. Les personnes à faible revenu ont besoin d’aide juridique. Un CAV est une bonne plate-forme pour offrir ces services au public. »

Qu’est-ce au juste qu’un CAV? Stephanie Kimbro le décrit comme « un cabinet de professionnels du droit qui existe en ligne grâce à un portail sécurisé et est accessible au client et à l’avocat partout où ils ont un accès Internet ». L’avocat travaille à partir d’un bureau à domicile, et soit y reçoit les clients, soit leur rend visite à leur domicile, leur entreprise ou ailleurs.

Les CAV offrent aux avocats et aux clients la possibilité de discuter de leurs affaires en ligne en toute sécurité, de télécharger des documents et de s’occuper de toute autre transaction dans un environnement informatique sécurisé. Pour les avocats autonomes et les petits cabinets, ils offrent plusieurs avantages : élargissement de la clientèle; collaboration avec d’autres avocats à la grandeur de l’État et ailleurs; réduction des coûts environnementaux; et meilleure conciliation travail-vie personnelle.

Stephanie Kimbro insiste que le simple fait de communiquer avec les clients par courriel ne fait pas d’un cabinet d’avocats un CAV, et ne garantit pas la sécurité. « Mon site est de type HTTP sécuritaire. Il emploie le chiffrage SSL, qui chiffre toutes les communications et tout ce que mon client ou moi téléchargeons par le biais du site. Le courrier électronique n’est pas chiffré, il peut être intercepté et il n’est pas confidentiel. Le site du CAV est protégé et chiffré. »

Karl Schieneman, fondateur du 123 Law Group de Pittsburgh (www.makinglaweasy.com), un portail Web qui relie les clients à un réseau de 25 avocats (dont plusieurs ont un CAV) dans une gamme de domaines, confirme que de nombreuses personnes ne sont pas à l’aise de communiquer en ligne. Mais Internet peut de fait offrir davantage de sécurité qu’un cabinet typique.

« Un avocat peut écrire une note et la laisser sur son bureau, et un visiteur peut la lire, dit-elle. Vous pouvez être au téléphone et quelqu’un peut vous entendre. Et la vision de confidentialité assurée est impossible une fois que vous commencez à enregistrer. Les communications en ligne sont plus sûres parce que les documents sont protégés par mot de passe et conservés dans un endroit où ils ne peuvent pas être égarés. »

L’époux de Stephanie Kimbro, un développeur de logiciel, a créé un programme lui permettant de gérer son CAV de façon à assurer sa sécurité et sa confidentialité. Lorsque d’autres avocats ont commencé à lui demander des conseils, elle et son époux ont fait de ce programme un produit commercialisable.

Ce logiciel a facilité les choses pour l’avocate de Virginie Cassie Craze lorsqu’elle a lancé son CAV en mai. Cette mère de deux enfants de moins de deux ans apprécie la souplesse d’un CAV. « Vous ne travaillez pas moins d’heures que dans un bureau traditionnel, mais vous fixez votre horaire à votre guise », dit-elle. Elle est spécialisée en planification successorale, adoptions et éducation spéciale.

Un autre avantage est que les frais généraux sont faibles. C’est ce qui a convaincu l’avocat de Chicago Keith Jacobson de créer son CAV, Jacobson & Schiefelbein. Il l’a fait avec un collègue, en juillet dernier. « À Chicago, le loyer mensuel peut être d’environ 1000 $, dit-il. Avec un CAV, l’espace physique n’est pas un problème. Le travail virtuel vous libère aussi du fardeau de papier. Les dossiers informatisés réduisent les frais et simplifient le travail. »

Le tout permet d'offrir des tarifs plus abordables, dit Cassie Craze. « Nous entendons des gens se plaindre de la façon dont un cabinet d’avocats traditionnel fonctionne et de leurs tarifs élevés. Ils n’ont plus les moyens de retenir un avocat. Certains ont parfois simplement besoin d’une réponse à une question ou de faire rédiger un document. Mes taux sont la moitié de ceux d’un cabinet traditionnel, sinon moins. »

Pour les avocats qui envisagent de lancer leur propre CAV, Stephanie Kimbro recommande de décider de la nature de leur travail et de la façon dont ils entendent le structurer, d’engager un professionnel pour créer le site, d’obtenir un certificat SSL et de s’assurer que le site est sécurisé.

« En plus des aptitudes à traiter avec les gens et des capacités juridiques, vous devrez raffiner vos aptitudes en technologie, ajoute Karl Schieneman. Si vous êtes un avocat autonome, vous avez l’habitude de traiter avec les clients personnellement. Il faut un changement de paradigme et je crois qu’il est difficile pour de nombreux avocats, surtout en raison du fait qu'ils ne gagnent pas immédiatement un million de dollars. »

Karl Schieneman croit quand même que le nombre de CAV augmentera dans les cinq prochaines années. « Tout ce domaine du droit virtuel est en pleine évolution. Je crois que nous en sommes à la version 2.0 du CAV, mais pas encore à la version 3.0 où les choses deviendront réellement intéressantes. »

Daniel Casciato est un rédacteur pigiste de Pittsburgh.