Le diable est dans le courriel! Maîtrisez le fouillis grâce à ces outils essentiels

Dans la dernière décennie, le courrier électronique a transformé la façon dont nous communiquons – que ce soit dans les affaires, pour entretenir le contact avec parents et amis ou pour suivre des passe-temps et intérêts personnels. Bien qu’il s’agisse d’un précieux outil de communication, nous pouvons aisément devenir victimes de surcharge d’information et de problèmes de sécurité personnelle.

Il existe toutefois des moyens efficaces de dompter le monstre du courriel, comme l’a bien expliqué un séminaire présenté à la Conférence juridique canadienne de l’été dernier à Québec.

Dirigé par Dominic Jaar, avocat-conseil chez Conseils Ledjit (Montréal) et président de la Section nationale de la gestion de la pratique du droit et la technologie de l’ABC, et David J. Bilinsky, conseiller auprès de laLaw Society of British Columbia (Vancouver), le séminaire a offert des conseils utiles sur la façon d’organiser et hiérarchiser les courriels au moyen de filtres, de drapeaux et de la fonction de recherche. Il expliquait aussi ce qu’est le pourriel, comment éviter les courriels de hameçonnage et comment assurer la sécurité en ligne. En voici des points saillants.

Conseils et techniques d’ordre général

1. Utilisez plus d’une adresse de courriel. Séparez vos courriers professionnels et personnels, et utilisez des adresses temporaires lorsque vous donnez votre nom pour des abonnements ou des promotions. Des adresses distinctes trient les courriels selon leur nature, de sorte que vous puissiez traiter de priorités distinctes. Les adresses temporaires vous permettent d’orienter le pourriel ou la publicité qui suit votre abonnement à un bulletin vers un compte distinct, sans obstruer vos comptes professionnels ou personnels.
2. Utilisez uniquement votre boîte de réception pour votre courrier. Ne l’utilisez pas pour conserver des listes de choses à faire, des notes, des comptes rendus de réunions ou autres. Ces articles devraient être conservés dans des répertoires de fichiers, des logiciels de planification ou d’agenda, ou dans le logiciel de gestion de votre pratique. Une fois que vous les avez ouverts, les courriels devraient être soit transformés en tâches à accomplir, soit classés de sorte que votre boîte de réception reste propre et à jour.
3. Créez des sous-répertoires. Même s’il ne faut pas y voir une solution à long terme, la répartition des courriels entre répertoires et sous-répertoires dégagera votre boîte de réception et mettra de côté les courriels qui peuvent être examinés plus tard. Par exemple, vous pouvez avoir des sous-répertoires « Personnel », « Clients – actifs », « Clients – classés », « Administration ».
4. Faites des copies de sécurité. Si vous utilisez Outlook ou un autre logiciel de courriel pouvant effectuer automatiquement des copies de sécurité sur un serveur ou un autre disque dur, veillez à ce que la production de telles copies soit programmée. Vous pouvez ainsi parer à la perte ou la suppression accidentelle de courriels.
5. Utilisez des fils RSS. Grâce aux fils RSS (Rich Site Summary), vous pouvez obtenir l’information que vous voulez quand vous la voulez. Bien que la fonction RSS soit surtout utilisée par les blogueurs, de nombreux sites Web proposent des fils RSS. Cherchez le logo RSS et cliquez sur lui pour vous abonner. Les fils RSS peuvent remplacer des bulletins et des courriels.

Filtres et règles

Les filtres et les règles sont d’excellents outils pour organiser votre boîte de réception. La création de filtres est un moyen facile et efficace de répartir automatiquement votre courrier entre des répertoires, de supprimer le pourriel, de classer les courriers selon des mots clés ou le nom du correspondant, de prévenir vos correspondants de votre absence, et ainsi de suite. Notez toutefois qu’il y a une limite au nombre de règles que vous pouvez appliquer simultanément, donc retenez seulement les plus efficaces.

Drapeaux

Les drapeaux servent à signaler visuellement la priorité d’un courriel ou du suivi requis. Des couleurs et des observations peuvent être ajoutées aux drapeaux afin de faciliter les tris et de donner une vue d’ensemble des priorités. Bien que les drapeaux soient un excellent moyen d’organiser votre courrier, tentez de ne pas les conserver trop longtemps dans votre boîte de réception.

Recherches

L’utilisation de la fonction de recherche est un bon moyen de filtrer des courriels qui ont un contenu semblable, en vue de les classer dans des répertoires ou dans le logiciel de gestion de votre pratique. La recherche peut être personnalisée, mais notez qu’Outlook exécute les recherches uniquement dans le texte et la ligne de mention objet des courriels, et non dans les pièces jointes.

Pourriel

Les filtres et règles offrent des réglages pour le pourriel et sont un excellent moyen de détourner des messages indésirables de votre boîte de réception. Ne fixez toutefois pas des critères trop contraignants, sinon vous risquez de perdre des courriels importants.

Hameçonnage

Le hameçonnage est un procédé relevant de la fraude criminelle, visant à obtenir des renseignements personnels tels que noms d’utilisateur, mots de passe et données de cartes de crédit en posant comme une entité digne de confiance dans des communications électroniques.

Outlook 2003 et 2007 (dotés du Office 2003 Service Pack) ont des capacités de détection du hameçonnage. Les courriels suspects sont envoyés dans votre répertoire de pourriel, le message est converti en texte clair et les hyperliens sont désactivés.

Sécurité des mots de passe

Nous avons tous des mots de passe que nous utilisons régulièrement. Ils donnent accès à des renseignements personnels et confidentiels, et ils ne devraient jamais être dévoilés.

Quelques conseils :

À éviter

1. Évitez de conserver les mots de passe dans un fichier Word ou Excel, ou par écrit. Conservez-les plutôt dans votre tête!
2. Évitez d’utiliser des dates ou autres renseignements évidents, tels que dates d’anniversaire, numéros de téléphone ou numéros d’adresse.
3. Évitez d’utiliser toujours le même mot de passe. Tentez plutôt de les faire varier autant que possible.

À faire

1. Utilisez des lettres en minuscule et en majuscule, ainsi que des caractères qui ne forment pas des noms, des dates ou des mots.
2. Changez les mots de passe régulièrement.
3. Conservez tous les mots de passe pour soi.

Une excellente façon d’obtenir un mot de passe unique est d’utiliser un service gratuit de création de mots de passe en ligne. Par exemple, Perfect Password Generator crée à chaque rafraîchissement de la page des mots de passe uniques de niveau cryptographique.

Vous avez de la difficulté à vous rappeler toutes vos coordonnées d’ouverture de session? Des logiciels d’enregistrement de mots de passe tels que Login King, RoboForm Pro et Password Safe (gratuit) peuvent conserver votre information et vous éviter les inconvénients de l’oubli.

Le mot de la fin

Gérer votre courrier électronique n’est pas nécessairement une tâche ardue. En appliquant quotidiennement les conseils et techniques indiqués ici, vous réduirez votre boîte de réception, rehausserez votre productivité, protégerez vos renseignements personnels et, en fin de compte, vous apprivoiserez le monstre du courriel.

Kathryn Robichaud est rédactrice-conceptrice des publications électroniques au bureau national de l’ABC.