Les pages de la présente section vous feront parcourir les rudiments de la comptabilité générale et de fiducie, notamment un exemple de plan comptable pour une entreprise individuelle ou un cabinet d'avocats de petite taille, certains commentaires sur l'achat d'un logiciel comptable et certains conseils comptables.
Ce que les avocats et les avocates appellent la comptabilité de fiducie ne constitue pas du tout de la comptabilité, il s'agit plutôt de la tenue des livres, soit l'inscription de la réception et du retrait de fonds en fiducie dans un journal et l'indication de ces transactions dans les comptes du grand livre du client, de la cliente ou d'une autre personne à qui les fonds appartiennent.
La comptabilité de fiducie peut se résumer à une règle fondamentale très simple :
Ce n'est pas votre argent!
Vous devez être prêt en tout temps à prouver à qui appartient l'argent dans votre compte en fiducie et à le remettre à la personne qui y a droit. Les règles du barreau régissant la comptabilité de fiducie sont conçues pour vous aider à créer la piste de vérification dont vous aurez besoin si vous êtes forcé à prouver que vous vous êtes conformé à la règle de base.
Livres comptable
Les livres comptables fondamentaux utilisés dans le cadre de la comptabilité de fiducie sont les suivants :
- un carnet de reçus en deux ou trois exemplaires;
- un livret de dépôts qui contient des bordereaux de dépôt estampillés par la banque;
- le journal comptable de fiducie, soit un livre comptable dans lequel toutes les transactions relatives à la fiducie sont indiquées par ordre chronologique;
- le grand livre de fiducie, soit un livre comptable dans lequel toutes les transactions relatives à la fiducie sont indiquées par client ou dossier;
- les rapprochements des comptes en fiducie, y compris une liste des comptes en fiducie (une liste de tous les comptes du grand livre de fiducie indiquant le solde de chaque compte ainsi que le total).
Jusqu'à tout récemment, le journal comptable de fiducie, le grand livre de fiducie et les rapprochements des comptes en fiducie consistaient en des livres physiques qui étaient remplis à la main, mais les logiciels de comptabilité pour les cabinets d'avocats et d'avocates ont maintenant remplacé les livres dans la plupart des cabinets. Les avantages que présentent les logiciels constituent la précision, la rapidité et la commodité, puisque les transactions sont indiquées simultanément dans le journal comptable et le grand livre.
RĂ©ception de fonds de fiducie
Les étapes de la réception des fonds de fiducie sont les suivantes :
- recevoir les fonds et donner un reçu;
- préparer un bordereau de dépôt et déposer les fonds dans votre compte bancaire en fiducie;
- inscrire le dépôt dans le journal comptable de fiducie, en indiquant le solde courant des fonds en fiducie;
- inscrire le dépôt au compte du client ou de la cliente dans le grand livre de fiducie, en indiquant le solde impayé des fonds en fiducie pour ce client.
DĂ©boursement de fonds en fiducie
Les étapes du déboursement de fonds de fiducie sont les suivantes :
- préparer une demande de chèque (non nécessaire pour une entreprise individuelle ou un cabinet de très petite taille où il n'y a pas de service distinct de comptabilité);
- préparer le chèque;
- inscrire le chèque dans le journal comptable de fiducie, en indiquant le solde courant des fonds en fiducie;
- inscrire le chèque dans le grand livre de fiducie, en indiquant le solde impayé des fonds en fiducie pour ce client;
- présenter le chèque à l'avocat ou l'avocate pour qu'il le signe (il devrait être accompagné d'une copie du grand livre de fiducie pour que l'avocat puisse vérifier qu'il y a suffisamment de fonds en fiducie pour couvrir le montant du chèque).
Les rapprochements des comptes en fiducie
Vous devriez effectuer le rapprochement de vos comptes en fiducie au moins une fois par mois. Pour ce faire, vous devez rassembler les carnets de reçus, les livrets de dépôts, les chèques annulés, les relevés bancaires des comptes en fiducie, le journal comptable de fiducie et le grand livre de fiducie. Vous aurez également besoin d'une liste des comptes en fiducie, soit une liste des soldes de tous les comptes en fiducie par client ou dossier. Les trois montants suivants doivent être rapprochés :
- le solde indiqué dans votre relevé bancaire des comptes en fiducie, rajusté pour tout dépôt ou chèque non traité;
- le solde courant indiqué dans votre journal comptable de fiducie;
- le total des soldes des comptes indiqués dans votre liste des comptes en fiducie.